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Mitarbeitende aus Vorlagen anlegen, kopieren und auf Datenintegrität prüfen

Bei häufigen Neueintritten vermeiden Vorlagen und die Kopierfunktion Fehler in den Stammdaten. Nach dem Anlegen prüfen Sie die Datenintegrität, um Probleme vor dem ersten Lohnlauf zu erkennen.

Voraussetzungen

  • Mindestens eine Mitarbeitendenvorlage ist auf der Seite Personalvorlagen erfasst und aktiviert.
  • Die Lohnstammdaten mit Nummernserien und Buchungsgruppen sind abgeschlossen.

Vorlage anwenden

  1. Wählen Sie das Symbol Suchen, geben Sie Personalvorlagen ein und wählen Sie den zugehörigen Link.
  2. Die Seite Personalvorlagen zeigt alle verfügbaren Vorlagen mit Vorlagenname und Aktiviert-Status.
  3. Um eine neue Vorlage zu erstellen, wählen Sie die Aktion Neu. Um eine bestehende Vorlage zu bearbeiten, wählen Sie Bearbeiten.
  4. Beim Anlegen eines neuen Mitarbeitenden auf der Mitarbeitendenliste wendet das System die aktivierte Vorlage automatisch an, wenn nur eine aktive Vorlage existiert. Bei mehreren Vorlagen wählen Sie die gewünschte aus.
Tipp

Vorlagen eignen sich besonders für wiederkehrende Einstellungen wie Buchungsgruppe, Abrechnungskreis, Kanton und Versicherungszuordnungen.

Mitarbeitende kopieren

  1. Öffnen Sie die Mitarbeitendenliste.
  2. Wählen Sie die Aktion Mitarbeiter kopieren.
  3. Der Bericht Mitarbeiter kopieren zeigt folgende Pflichtfelder:
    • Zielfirma: Die Firma, in die kopiert wird (Pflichtfeld).
    • Ziel-Abrechnungskreis: Der Abrechnungskreis der Zielfirma (Pflichtfeld).
    • Ziel-Buchungsgruppe: Optionale abweichende Buchungsgruppe.
  4. Starten Sie die Verarbeitung. Der Bericht kopiert:
    • Mitarbeitendenstammdaten;
    • Lohnteile;
    • Dimensionen;
    • Dossiereinträge;
    • Bankverbindungen.
Wichtig

Prüfen Sie nach dem Kopieren die übernommenen Daten in der Zielfirma. Insbesondere firmenspezifische Zuordnungen wie Versicherungsverträge und Quellensteuereinstellungen müssen angepasst werden.

Datenintegrität prüfen

Die Datenintegritätsprüfung validiert systematisch die Stammdaten aller Mitarbeitenden und meldet Probleme, bevor sie im Lohnlauf auftreten.

Die Prüfung kontrolliert unter anderem:

Prüfbereich Beispiele
Bankdaten Fehlende Bankverbindung, ungültige Girokonten für die gewählte Zahlungsform
Dimensionen Fehlende Pflichtdimensionen
Beschäftigungsdaten Nicht sequentielle Ein- und Austrittsdaten
AHV- und ALV-Verträge Fehlende oder inkonsistente Versicherungszuordnungen
eProfile und Lohnänderungen Offene eProfile-Mutationen, unbestätigte Lohnänderungen

Die Ergebnisse erscheinen als Fehler- oder Warnmeldungen auf der Mitarbeitendenliste. Beheben Sie alle Fehler, bevor Sie den nächsten Lohnlauf starten.

Gut zu wissen

  • Nach dem Kopieren firmenspezifische Zuordnungen (Verträge, Quellensteuer, Abrechnungskreis) in der Zielfirma überspringen — Eintritte starten mit falschen Defaults.
  • Eine unvollständige Vorlage als Master belassen — jeder Folgeeintritt erbt denselben systematischen Fehler.
  • Die Datenintegritätsprüfung erst nach dem ersten Lohnlauf ansetzen — offene Punkte treffen bereits die Abrechnung.

Siehe auch