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Mitarbeitende für die Lohnabrechnung einrichten

Richten Sie Personal-, Abrechnungs-, Versicherungs-, Steuer- und Zahlungsdaten so ein, dass SwissSalary die Person korrekt abrechnet. Payroll- und HR-Fachpersonen erledigen das bei Eintritt und bei jeder strukturellen Änderung — nach der Firmen- und Lohneinrichtung und bevor monatsvariable Daten und der Lohnlauf die Person mitnehmen. Anschliessend pflegen Sie Lohnarten und Lohnteile; Austrittsdaten setzen Sie vor dem Schlusslohn.

Voraussetzungen

Mitarbeitenden erfassen

  1. Öffnen Sie Personalkarte und erstellen Sie einen neuen Mitarbeitenden.
  2. Erfassen Sie Name, Vorname, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Sprache und Sozialversicherungs-Nr..
  3. Prüfen Sie die AHV-Nummer sorgfältig. SwissSalary validiert das Format und prüft auf doppelte Nummern.
  4. Ergänzen Sie die beruflichen und organisatorischen Angaben.

Eintrittsdaten festlegen

  1. Erfassen Sie Eintrittsdatum als arbeitsrechtlichen Eintritt.
  2. Erfassen oder prüfen Sie Eintrittsdatum Lohnbuchhaltung als Beginn der Lohnabrechnung.
  3. Kontrollieren Sie das BVG-Berechnungsdatum und bei quellensteuerpflichtigen Mitarbeitenden das Quellensteuer-Berechnungsdatum.

Eintrittsdatum Lohnbuchhaltung darf nicht vor Eintrittsdatum liegen. Wenn die abhängigen Daten noch leer sind, übernimmt SwissSalary den Eintritt in die Lohnabrechnung als Grundlage für BVG und Quellensteuer. Je nach Einrichtung fordert SwissSalary Sie auf, bestehende abweichende Daten zu aktualisieren.

Wichtig

Eintritt, Eintritt für Lohn, BVG-Berechnungsdatum und Quellensteuer-Berechnungsdatum erfüllen unterschiedliche Zwecke. Prüfen Sie die Daten insbesondere bei Wiedereintritt, Versicherungsunterbruch oder verspäteter Lohnaufnahme.

Wenn Sie den Eintritt für Lohn rückwirkend vor die Periode des letzten gebuchten Lohnlaufs setzen, zeigt SwissSalary eine Meldung. Prüfen Sie in diesem Fall, ob eine Rückrechnung oder eine Korrektur nötig ist.

Abrechnungs- und Organisationsdaten zuordnen

  1. Wählen Sie den Abrechnungskreis, in dem die Person abgerechnet wird.
  2. Wählen Sie die Arbeitsgruppe für Arbeitskalender und Sollzeiten.
  3. Wählen Sie die Buchungsgruppe für die spätere Finanzbuchung.
  4. Ergänzen Sie bei Bedarf Abteilung, Arbeitsort, Funktion, Lohnklasse, Lohnstufe und Stellenprozente. Weitere Informationen zu Abteilungen finden Sie unter Abteilungen und Abteilungsleiter einrichten.

Viele Änderungen an der Personalkarte werden über die SwissSalary-Zeitachse verarbeitet. Datieren Sie Änderungen auf den Zeitpunkt, ab dem sie für die Abrechnung gelten sollen, statt bestehende historische Werte unkontrolliert zu überschreiben.

Bankverbindung erfassen

  1. Öffnen Sie die Bankdaten des Mitarbeitenden.
  2. Erfassen Sie die für die Auszahlung erforderlichen Kontodaten.
  3. Prüfen Sie Bankcode, Währung und die Zuordnung zu den Lohnbestandteilen.
  4. Kontrollieren Sie, dass die Bankverbindung zum geplanten Zahlungsdatum gültig ist.

Die Personaldaten werden beim Lohnlauf in gebuchte Bankdaten übernommen. Prüfen Sie Bankänderungen deshalb vor der definitiven Abrechnung.

Familien-, Versicherungs- und Steuerdaten ergänzen

  1. Erfassen Sie Kinder- und Familienangaben, wenn Familienzulagen berechnet werden.
  2. Öffnen Sie Leistungsansprüche.
  3. Prüfen Sie die Leistungsansprüche sowie deren zeitliche Gültigkeit.
  4. Ergänzen Sie bei Bedarf Primärzuordnungen oder den Verzicht auf den Rentnerabzug.
  5. Richten Sie bei quellensteuerpflichtigen Mitarbeitenden die erforderlichen Quellensteuerdaten ein.

Die Berechnung von Familienzulagen verwendet zusätzlich die dafür eingerichteten Lohnarten, den Arbeitskalender und den Arbeitsort beziehungsweise den FAK-Kanton.

Lohnbestandteile zuweisen

  1. Öffnen Sie Lohnteile.
  2. Erfassen Sie die wiederkehrenden Lohnarten mit Gültig von und, wenn bekannt, Gültig bis.
  3. Ergänzen Sie Menge, Ansatz oder Betrag entsprechend der Lohnart.
  4. Prüfen Sie Kostenstelle, Bankcode und Pro-rata-temporis-Verarbeitung, falls verwendet.
  5. Führen Sie für die Person Testabrechnung aus.

Abrechnungsbereitschaft prüfen

Ein Mitarbeitender ist für den Lohnlauf vorbereitet, wenn:

  • Eintritts- und Abrechnungsdaten plausibel sind,
  • Abrechnungskreis, Arbeitsgruppe und Buchungsgruppe zugewiesen sind,
  • AHV-, Versicherungs- und gegebenenfalls Quellensteuerdaten vollständig sind,
  • Bankdaten gültig sind,
  • wiederkehrende Löhne im richtigen Zeitraum gelten,
  • ein Testlohnlauf ohne ungeklärte Fehler kontrolliert wurde.

Personalwesen (PIS)

Über die Aktionen der Personalkarte erfassen Sie zusätzliche Personaldaten aus dem Personalwesen:

  • Alternative Adresse: Erfassen Sie eine zusätzliche, abweichende Adresse der Person.
  • Karte: Öffnet die Personalwesen-Karte mit allgemeinen Angaben, Kommunikations- und Administrationsdaten sowie Bild und Bemerkungen.
  • Qualifikation: Erfassen Sie Ausbildungen, Kurse und weitere Qualifikationen, bei Bedarf mit Ablaufdatum und Kosten.
  • Personalausstattung: Erfassen Sie die abgegebenen Sachmittel, zum Beispiel Schlüssel oder Geräte. Beim Erfassen des Austrittsdatums weist SwissSalary auf noch nicht zurückgegebene Sachmittel hin.

Um neue Mitarbeitende effizient anzulegen, verwenden Sie Mitarbeitervorlagen auf der Seite Personalvorlagen oder die Aktion Mitarbeiter kopieren. Weitere Informationen finden Sie unter Mitarbeitende aus Vorlagen anlegen, kopieren und auf Datenintegrität prüfen.

Austritt vorbereiten

  1. Erfassen Sie Austrittsdatum. Das Datum darf nicht vor Eintrittsdatum Lohnbuchhaltung liegen.
  2. Prüfen Sie die Meldung zu Lohnteilen, deren Gültig von nach dem Austritt liegt.
  3. Entscheiden Sie, ob zukünftige TimeMachine-Einträge gelöscht werden sollen.
  4. Prüfen Sie offene Sachmittel- oder Ausbildungskostenhinweise.
  5. Beenden Sie wiederkehrende Lohn- und Versicherungszuordnungen zum richtigen Datum.
  6. Kontrollieren Sie den letzten Lohnlauf, Saldenausgleich und die Austrittszahlung.

SwissSalary synchronisiert das Austrittsdatum mit vorhandenen Abrechnungsdaten. Ein Austritt kann deshalb nicht beliebig vor bereits abgerechnete Eintrittsdaten gesetzt werden.

Angrenzende Portalprozesse

Die Lohnabrechnung richten Sie in SwissSalary ein. Informationen zur BC-seitigen Anbindung von Portal und Zeiterfassung finden Sie unter Direct-Anbindung einrichten und EasyRapport-Anbindung einrichten. Für SwissSalary Direct prüfen Sie zusätzlich den synchronisierten Registrierungsstatus und den Ablauf der Registrierung über die Einladungs-E-Mail. In EasyRapport werden Rollen und sichtbare Mitarbeitende separat zugeordnet.

Gut zu wissen

  • Sie vermischen Eintrittsdatum, Eintrittsdatum Lohnbuchhaltung sowie BVG- und Quellensteuer-Datum — Prämien und Steuer starten zum falschen Zeitpunkt.
  • Sie setzen den Lohneintritt rückwirkend vor den letzten gebuchten Lohnlauf, ohne Rückrechnung zu klären — Lücken oder Doppelabrechnungen entstehen.
  • Sie pflegen Bank-, Versicherungs- oder Quellensteuerdaten erst nach dem definitiven Lohnlauf nach — Zahlung und Meldung laufen mit unvollständigen Daten.
  • Sie belassen Lohnteile und TimeMachine-Einträge nach dem Austritt gültig — unberechtigte Beträge fliessen weiter.
  • Sie verzichten auf die Testabrechnung und gehen von einer abrechnungsfähigen Person aus — der definitive Lohnlauf bricht ab oder liefert falsche Nettobeträge.

Siehe auch