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SmartPort-Änderungen prüfen, annehmen oder zurückweisen

Prüfen Sie importierte Personal-, Bank-, Kinder-, Dimensions-, Dokument- und KLE-Änderungen einzeln. Legen Sie das Gültigkeitsdatum fest und nehmen Sie die Änderung an oder weisen Sie sie zurück. Bearbeiten Sie die Änderungen nach dem Import aus Rexx oder anderen Quellsystemen und bevor die geänderten Stammdaten in den nächsten Lohnlauf einfliessen.

Voraussetzungen

  • Eine SmartPort-Importdatei ist verfügbar.
  • Die betroffenen Mitarbeitenden sind in SwissSalary erfasst.

Änderungen importieren

  1. Wählen Sie das Symbol Suchen, geben Sie SmartPort ein und wählen Sie den zugehörigen Link oder öffnen Sie das Dropdown-Menü auf der SmartPort-Kachel.
  2. Wählen Sie die Aktion Import, um die Importdatei einzulesen.
  3. Die Seite SmartPort zeigt die importierten Änderungen als Liste:
Feld Beschreibung
Geändert am Zeitpunkt der Änderung im Quellsystem.
Beschreibung Kurzbeschreibung der Änderung.
Mitarbeiter-Nr. Betroffener Mitarbeitender.
Herkunftscode Kennzeichnung des Quellsystems.
Gültig ab Ab wann die Änderung in SwissSalary gelten soll.
Zurückgestellt bis Optionales Zurückstellungsdatum.

Änderungen feldweise prüfen

  1. Wählen Sie eine Änderung aus der Liste. Die Detailansicht SmartPort (Karte) öffnet sich.
  2. Im Bereich Mitarbeitende sehen Sie die Zuordnung: Mitarbeiter-Nr., Name und Vorname.
  3. Im Unterformular SmartPort Confirm Subform werden die einzelnen Feldänderungen angezeigt. Sie sehen für jedes Feld den aktuellen und den neuen Wert.
  4. Im Infobereich sehen Sie ergänzend:
    • Geändert von: Benutzer im Quellsystem.
    • Geändert am: Zeitstempel.
    • Beschreibung: Klartextbeschreibung.
    • Status: Aktueller Verarbeitungsstatus.
    • Fehlermeldung: Allfällige Validierungsfehler.

Annehmen oder zurückweisen

  • Annehmen: Wählen Sie die Aktion Annehmen (Tastenkombination Ctrl+F9). Das System validiert die Feldänderungen und übernimmt sie in die Mitarbeitendendaten. Je nach Typcode werden verarbeitet:
    • Mitarbeitendenstammdaten (EMPLOYEE)
    • Alternative Adressen
    • Bankverbindungen
    • KLE-Fall-, Unfall-, Verletzungs-, Behandlungs-, Arbeitsunfähigkeits- und Anhangdaten
  • Zurückweisen: Wählen Sie die Aktion Zurückweisen (Tastenkombination Ctrl+R). Die Änderung wird abgelehnt und archiviert.
Wichtig

Nach der Annahme prüft das System die Feldänderungen. Schlägt die Validierung fehl, erscheint eine Fehlermeldung auf der Karte. Korrigieren Sie die Ursache und versuchen Sie die Annahme erneut.

Historie und Archiv

Angenommene und abgewiesene Änderungen werden auf der Seite SmartPort Protokoll archiviert. Dort sehen Sie:

Feld Beschreibung
Bestätigt am Zeitpunkt der Annahme oder Ablehnung.
Bestätigt von Benutzer, der entschieden hat.
Status Ergebnis: angenommen oder abgelehnt.
Beschreibung Ursprüngliche Beschreibung.
Herkunftscode Quellsystem der Änderung.
Typcode Art der Änderung (EMPLOYEE, KLECASE usw.).

Gut zu wissen

  • Eine Änderung annehmen, obwohl die Prüfung fehlschlägt — die Annahme bleibt blockiert, bis Sie die Ursache beheben und erneut annehmen.
  • Ein falsches Gültig ab setzen — TimeMachine-fähige Stammdaten greifen zum falschen Zeitpunkt.
  • Offene Zurückgestellt bis-Einträge im Lohnlauf übersehen — fällige Änderungen verzögern die Abrechnung unbemerkt.
  • Eine zurückgewiesene Änderung später wieder aktivieren wollen — sie liegt endgültig im SmartPort Protokoll; die Quelle muss neu liefern.
  • Portaländerungen aus SwissSalary Direct hier erwarten, ohne die Integration Direct einzurichten — sie kommen nicht an.

Siehe auch