Rückwirkende und zukünftige Änderungen mit TimeMachine verarbeiten
Mit der TimeMachine erfasst die Payroll-Sachbearbeitung Änderungen an Mitarbeitendenfeldern mit einem Datum Gültig ab. Offene Einträge werden im nächsten passenden Lohnlauf der Gültigkeitsperiode automatisch verarbeitet und historisiert – so bearbeiten Sie rückwirkende Korrekturen, aktuelle Anpassungen und geplante Stammdatenänderungen einheitlich.
Voraussetzungen
- Der Mitarbeitendenstamm ist eingerichtet.
- Die zu ändernden Felder sind TimeMachine-fähig (nicht alle Felder unterstützen datierte Änderungen).
Funktionsweise
Die TimeMachine speichert je Feld und Mitarbeitendem eine Zeitreihe von Werten. Jeder Eintrag enthält:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Gültig ab | Das Datum, ab dem der neue Wert gilt. |
| Feldwert | Der neue Feldwert (Text, Datum oder boolescher Wert, abhängig vom Feldtyp). |
| * | Technischer Verzögerungsmarker; er kennzeichnet nicht zuverlässig alle offenen Einträge. |
| Lohnlauf-Nr. | Die Nummer des Lohnlaufs, der den Eintrag verarbeitet hat; bei offenen Einträgen bleibt das Feld leer. |
Hinweis
Im nächsten Lohnlauf verarbeitet SwissSalary alle offenen TimeMachine-Änderungen, deren Gültigkeitsdatum in den Abrechnungsmonat fällt.
Änderung erfassen
- Öffnen Sie die TimeMachine über die Aktion oder Infobox auf der Personalkarte.
- Wählen Sie das gewünschte Feld aus der Feldliste.
- Erfassen Sie in der Liste eine neue Zeile mit Gültig ab und dem neuen Feldwert.
SwissSalary unterscheidet drei Zeitvarianten:
| Variante | Gültig ab | Verarbeitung |
|---|---|---|
| Rückwirkend | Liegt vor der aktuellen Abrechnungsperiode | Wird im nächsten Lohnlauf als Korrektur verarbeitet |
| Aktuell | Liegt innerhalb der laufenden Periode | Wird im aktuellen Lohnlauf berücksichtigt |
| Zukünftig | Liegt nach der aktuellen Periode | Bleibt offen, bis die Periode erreicht wird |
Wichtig
Rückwirkende Änderungen können Differenzberechnungen im Lohnlauf auslösen. Prüfen Sie das Ergebnis besonders sorgfältig, wenn die Änderung mehrere Monate zurückliegt.
Verbundene Felder prüfen
Bestimmte Felder sind miteinander verknüpft. Wenn Sie beispielsweise das Eintrittsdatum Lohnbuchhaltung ändern, passt SwissSalary nach Ihrer Bestätigung auch das BVG-Berechnungsdatum und das QS-Berechnungsdatum an. Die Seite Verknüpfte TimeMachine-Felder zeigt diese Abhängigkeiten.
Offene Einträge im Lohnlauf verarbeiten
Offene Einträge erkennen Sie an der leeren Lohnlauf-Nr.. Sie werden automatisch verarbeitet, wenn:
- ein Lohnlauf gestartet wird, dessen Abrechnungsperiode das Datum Gültig ab einschliesst;
- die mitarbeitende Person im Lohnlauf enthalten ist.
Nach der Verarbeitung ist der Eintrag über die zugehörige Lohnlauf-Nr. nachvollziehbar.
Historie nachvollziehen
Die Seite TimeMachine-Posten zeigt die verarbeiteten Einträge mit der zugehörigen Lohnlaufnummer. So können Sie nachvollziehen, wann welche Änderung wirksam wurde.
Die Seite Offene TimeMachine bietet eine Übersicht der noch nicht gebuchten TimeMachine-Zeilen.
Wichtig
Wenn die TimeMachine verwendet wird, darf der Wert auf der Personalkarte nicht verändert werden. Dieser wird nach der Verarbeitung der offenen TimeMachine-Posten mit dem nächsten Lohnlauf automatisch aktualisiert.
Gut zu wissen
- Ändern Sie Felder datiert, die TimeMachine nicht unterstützt, greift die Korrektur nicht – der Lohnlauf rechnet weiter mit dem alten Wert.
- Lesen Sie nur den Marker * statt die leere Lohnlauf-Nr., übersehen Sie offene Einträge; Nachzahlungen bleiben aus.
- Geben Sie rückwirkende Änderungen über mehrere Monate ohne Differenzprüfung frei, riskieren Sie falsche Nach- oder Rückforderungen an Mitarbeitende.
- Ignorieren Sie verbundene Felder (z. B. Eintrittsdatum Lohnbuchhaltung mit BVG-/QS-Datum), berechnen Versicherungen und Quellensteuer falsch.
- Führen Sie die Person nicht im Lohnlauf der Gültigkeitsperiode mit, bleibt der Eintrag offen und die Korrektur unwirksam.