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Einen Lohnlauf freigeben, korrigieren oder stornieren

Prüfen Sie berechnete Lohnresultate und entscheiden Sie, ob Sie den Lohnlauf genehmigen, stornieren und neu berechnen oder zur Zahlung und Buchung freigeben. Die Arbeit erledigen Payroll-Fachpersonen; bei aktivem Genehmigungsprozess eine zweite berechtigte Person. Der Schritt folgt unmittelbar nach Lohn abrechnen. Parallel können Sie Lohnabrechnungen versenden; danach folgen ISO-20022-Auszahlung und Buchung.

Voraussetzungen

  • Der definitive Lohnlauf ist berechnet und auf der Seite Lohnläufe sichtbar. Weitere Informationen finden Sie unter Einen Lohnlauf durchführen.
  • Sie haben Zugriff auf Lohnläufe sowie auf Kontrollberichte (mindestens Lohnabrechnung, Differenzliste, Lohnposten).
  • Abweichungen zum Vormonat sind geklärt oder dokumentiert. Weitere Informationen finden Sie unter Lohnläufe vergleichen und Abweichungen klären.
  • Für eine Genehmigung ist der Genehmigungsprozess in den Lohnstammdaten aktiviert, und eine zweite berechtigte Person steht bereit.

Lohnresultate prüfen

  1. Öffnen Sie die Seite Lohnläufe.
  2. Wählen Sie den zu prüfenden Lohnlauf.
  3. Kontrollieren Sie Lohnabrechnungen, Lohnposten und Differenzliste.
  4. Stimmen Sie die Anzahl Mitarbeitende sowie Brutto-, Abzugs- und Nettowerte ab.
  5. Prüfen Sie Bankzahlungen und besondere Fälle wie Eintritte, Austritte, rückwirkende Änderungen und Quellensteuer.
Wichtig

Die Genehmigung ersetzt keine fachliche Kontrolle. Sie bestätigt lediglich, dass der geprüfte Lohnlauf für die nachfolgenden Aktionen verwendet werden darf.

Lohnlauf genehmigen

Wenn der Genehmigungsprozess aktiv ist:

  1. Wählen Sie den geprüften Lohnlauf.
  2. Wählen Sie Arbeitsablauf und dann Genehmigung.
  3. Prüfen Sie, ob Genehmigungsdatum und genehmigende Person eingetragen sind.

Die Person, die den Lohnlauf berechnet hat, kann denselben Lohnlauf nicht genehmigen. Ein bereits genehmigter Lohnlauf kann nicht nochmals genehmigt werden. Ohne Genehmigung blockiert SwissSalary sowohl den ISO-20022-Export als auch die Buchung.

Fehler vor der Buchung korrigieren bzw. Lohnlauf stornieren

Wenn die Kontrolle einen Berechnungsfehler zeigt:

  1. Zahlen Sie den Lohnlauf nicht aus.
  2. Stornieren Sie den offenen Lohnlauf.
  3. Korrigieren Sie die fehlerhaften Stamm-, TimeMachine- oder Journalinformationen.
  4. Führen Sie Test- und Plausibilitätskontrollen erneut aus.
  5. Erstellen Sie einen neuen definitiven Lohnlauf.
  6. Wiederholen Sie die fachliche Prüfung und gegebenenfalls die Genehmigung.

Beim Storno entfernt SwissSalary die zum Lohnlauf erzeugten Lohnköpfe, Lohnposten, gebuchten Bankdaten und weitere Folgeinformationen. Betroffene Journal- und Zeitdaten stehen danach wieder für die Korrektur und eine neue Berechnung zur Verfügung.

Ein gebuchter Lohnlauf kann mit dieser Aktion nicht storniert werden.

Stornosperre behandeln

Beim Erstellen einer Zahlungsdatei kann SwissSalary die Storno Sperre setzen. Der Lohnlauf erscheint danach als ungebucht, ist aber gegen ein versehentliches Storno geschützt.

Setzen Sie die Sperre nur zurück, wenn Sie sicher festgestellt haben, dass keine Bankzahlung ausgeführt wurde:

  1. Wählen Sie den ungebuchten, gesperrten Lohnlauf.
  2. Wählen Sie Stornosperre zurücksetzen.
  3. Lesen Sie die Warnung zu falschen oder doppelten Zahlungen.
  4. Bestätigen Sie nur, wenn die Datei nicht bei der Bank ausgeführt wurde.
  5. Stornieren Sie anschliessend den Lohnlauf und erstellen Sie nach der Korrektur eine neue Zahlungsdatei.
Warnung

Setzen Sie die Stornosperre niemals zurück, solange eine Zahlungsdatei im E-Banking noch verarbeitet werden könnte. Sonst können beim erneuten Export Doppelzahlungen entstehen.

Entscheidung nach Status

Situation Vorgehen
Lohnlauf ist offen und korrekt Genehmigen, falls erforderlich; danach zahlen und buchen
Lohnlauf ist offen und fehlerhaft Stornieren, Grundlagen korrigieren und neu abrechnen
Lohnlauf ist ungebucht und mit Stornosperre versehen Zahlungsstatus ausserhalb von SwissSalary klären; Sperre nur ohne ausgeführte Zahlung zurücksetzen
Lohnlauf ist gebucht Der Lohnlauf kann von Benutzenden nicht mehr storniert werden; Korrekturweg fachlich und buchhalterisch klären
Hinweis

Eine vollständige Rückabwicklung eines bereits gebuchten und möglicherweise bezahlten Lohnlaufs ist kein Bestandteil dieses Ablaufs. Stimmen Sie einen solchen Fall mit der verantwortlichen Payroll- und Finanzfachperson ab.

Gut zu wissen

  • Sie behandeln die Genehmigung als fachliche Kontrolle — sie gibt nur den Weg zu Zahlung und Buchung frei; Fehler im Netto bleiben unbemerkt.
  • Sie lassen dieselbe Person genehmigen, die den Lohnlauf berechnet hat — die Vier-Augen-Kontrolle entfällt.
  • Sie setzen die Storno Sperre zurück, solange die Bankdatei noch im E-Banking laufen könnte — Doppelzahlungen drohen.
  • Sie versuchen einen gebuchten Lohnlauf mit Lohnlauf stornieren zurückzusetzen — das ist nicht möglich; Sie brauchen den buchhalterischen Korrekturweg.

Siehe auch