Austritt, Wiedereintritt und Nachzahlungen verarbeiten
Setzen Sie Austrittsdaten, klären Sie Nachzahlungen und steuern Sie den Wiedereintritt über Eintrittsdatum Lohnbuchhaltung sowie zugehörige BVG-Felder. Payroll- und HR-Fachpersonen erledigen das bei betroffenen Mitarbeitenden bei Austritten, bei Nachzahlungen nach Austritt und bei Wiedereintritt vor dem betroffenen Lohnlauf.
Voraussetzungen
- Der Mitarbeitendenstamm ist vollständig eingerichtet.
- Der letzte ordentliche Lohnlauf ist abgeschlossen oder storniert.
- Die Saldenabrechnung (Ferien, Überzeit) wird separat in der Austrittsabrechnung behandelt.
Austrittsdatum setzen
- Öffnen Sie die Personalkarte der mitarbeitenden Person.
- Erfassen Sie im Feld Austrittsdatum den letzten Arbeitstag.
- Ergänzen Sie bei Bedarf den Austrittsgrund.
Wichtig
Das Austrittsdatum darf nicht vor dem Eintrittsdatum oder dem Eintrittsdatum Lohnbuchhaltung liegen. SwissSalary prüft dies automatisch und zeigt andernfalls eine Fehlermeldung an.
Beim Setzen des Austrittsdatums führt SwissSalary folgende Prüfungen durch:
- Lohnteile: Existieren Lohnteile mit einem Gültig-ab-Datum nach dem Austrittsdatum, erscheint eine Meldung. Bereinigen Sie diese manuell.
- TimeMachine-Einträge: Offene TimeMachine-Einträge mit einem Datum Gültig ab nach dem Austrittsdatum können nach Ihrer Bestätigung gelöscht werden.
- BVG-Austrittsdatum: Das Feld Austrittsdatum BVG wird automatisch synchronisiert.
- Quellensteuer: Das Feld QST Nachzahlung nach Austritt ohne Rückrechnung wird bei Löschung des Austrittsdatums zurückgesetzt.
Salden monetär im Schlusslohn abgelten
Richten Sie die Abgeltung vor dem Schlusslohn ein:
- Öffnen Sie Saldenausgleich bei Austritt.
- Erfassen Sie je Lohncode und Saldoart (Saldiert) eine Zeile, zum Beispiel Ferien, Überzeit, angeordnete oder freiwillige Mehrarbeit, Vorholzeit, Gleitzeit, Arbeits-, Soll-, Ist- oder Nachtarbeit.
- Wählen Sie die Ausgleich Einheit Stunden oder Tage – danach summiert SwissSalary Stunden- bzw. Tagesmengen.
- Hinterlegen Sie die Lohnarten Ausgleich Lohnart positiv (positiver Saldo) und Ausgleich Lohnart negativ (negativer Saldo).
Im Lohnlauf greift die Abgeltung nur, wenn in den Lohnstammdaten Auto. Saldoausgl. bei Austritt aktiv ist und das Austrittsdatum gesetzt sowie spätestens am Periodenende liegt. SwissSalary erzeugt dann für die passenden Salden fiktive Lohnposten mit den hinterlegten Ausgleichslohnarten. Bei zeitverschobenem Austritt (Periodenstarttag des Abrechnungskreises grösser als 0 und Austritt innerhalb der Periode nach Periodenbeginn) wird die automatische Saldenabgeltung übersprungen.
Tipp
Stimmen Sie Saldoausgleich und Salden schliessen ab: Zuerst die finanzielle Abgeltung im Schlusslohn prüfen, danach die gewünschten Restwerte saldenmässig schliessen. Fehlt die positive oder negative Ausgleichslohnart, entsteht für diese Richtung kein Posten.
Weitere Informationen finden Sie unter Zeit- und Feriensalden beim Austritt abrechnen.
Nachzahlungen nach Austritt
Nach dem Austritt können Sie im Folgemonat oder später eine Nachzahlung abrechnen. SwissSalary unterscheidet dabei:
| Situation | Vorgehen |
|---|---|
| Reguläre Nachzahlung | Erfassen Sie die Beträge im Lohnjournal und führen Sie einen normalen Lohnlauf durch. Das Austrittsdatum bleibt bestehen. |
| Quellensteuer-Nachzahlung ohne Rückrechnung | Aktivieren Sie das Feld QST Nachzahlung nach Austritt ohne Rückrechnung auf der Personalkarte. Die Quellensteuer wird nur auf den Nachzahlungsbetrag erhoben. |
| Rückwirkende Korrektur | Verwenden Sie die TimeMachine für datierte Korrekturen innerhalb der Anstellungsperiode. |
Hinweis
Stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende mit einem Austrittsdatum nicht gesperrt sind, solange Nachzahlungen ausstehen. Der Lohnlauf überspringt gesperrte Personen.
Wiedereintritt verarbeiten
Bei einem Wiedereintritt nach einer Unterbrechung:
- Öffnen Sie die Personalkarte und löschen Sie das Austrittsdatum.
- Setzen Sie das Eintrittsdatum Lohnbuchhaltung auf das Datum des Wiedereintritts. Dieses Datum steuert die Lohnberechnung und darf nicht vor dem ursprünglichen Eintrittsdatum liegen.
- Das Eintrittsdatum bleibt unverändert. Es zeigt immer den allerersten Eintritt in die Firma.
- SwissSalary fragt, ob Sie das BVG-Berechnungsdatum auf das neue Eintrittsdatum setzen möchten. Bestätigen Sie dies bei einem BVG-relevanten Wiedereintritt.
- Prüfen Sie die BVG-Versicherungsmeldeart. Bei der Wiederinkraftsetzung nach einem Unterbruch setzt SwissSalary die BVG-Versicherungsmeldeart automatisch auf Wiederinkraftsetzung Unterbruch.
Tipp
Dienstjahre laufen bei einem Wiedereintritt nicht automatisch weiter. Die Berechnung basiert auf dem Eintrittsdatum Lohnbuchhaltung. Prüfen Sie die Dienstjahranzeige auf der Personalkarte.
Ergebnis prüfen
Nach dem nächsten Lohnlauf prüfen Sie:
- Die korrekte Pro-rata-Berechnung in der Lohnabrechnung.
- Die Ausgleichsposten aus Saldoausgleich (Menge, Vorzeichen und Lohnart) im Schlusslohn.
- Die Quellensteuerberechnung bei QS-pflichtigen Personen.
- Die BVG-Versicherungsmeldung bei Wiedereintritt, sofern Sie mit automatischen BVG-ELM-Übermittlungen arbeiten.
- Die Dienstjahranzeige auf der Personalkarte.
Gut zu wissen
- Sie setzen das Austrittsdatum vor das Eintrittsdatum Lohnbuchhaltung — SwissSalary blockiert die Erfassung.
- Sie belassen Lohnteile und TimeMachine-Einträge nach dem Austritt gültig — unberechtigte Beträge fliessen in Folge-Lohnläufe.
- Sie verwechseln Salden schliessen mit monetärer Abgeltung — ohne Saldenausgleich bei Austritt im Schlusslohn bleibt die Auszahlung aus.
- Sie lassen ausgetretene Personen gesperrt, obwohl Nachzahlungen ausstehen — der Lohnlauf überspringt sie; das Geld fehlt.
- Sie löschen beim Wiedereintritt nur das Austrittsdatum und ziehen Eintrittsdatum Lohnbuchhaltung, BVG-Datum und BVG-Versicherungsmeldeart nicht nach — Prämien, Steuer und Meldungen starten falsch.