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Einen Lohnlauf durchführen

Mit dem definitiven Lohnlauf berechnet SwissSalary die Löhne der ausgewählten Mitarbeitenden und erzeugt Lohnlauf, Lohnköpfe, Lohnposten und Bankdaten. Payroll-Fachpersonen mit Zugriff auf Lohn abrechnen starten den Lohnlauf, sobald Vorbereitung und Prüfung abgeschlossen sind. Danach folgen Kontrolle und Freigabe; parallel können Sie Lohnabrechnungen als PDF oder E-Mail versenden.

Voraussetzungen

  • Abrechnungskreis, Mitarbeitendenstamm und wiederkehrende Löhne sind vollständig.
  • Variable Beträge, Zeiten und Absenzen im Rapportierungsjournal sind geprüft. Weitere Informationen finden Sie unter Variable Lohndaten, Zeiten und Absenzen vorbereiten.
  • Abrechnungsperiode, Abrechnungsdatum und Zahlungsdatum sind festgelegt und fachlich bestätigt.
  • Offene Fehler aus Testabrechnung und Plausibilitätsprüfung sind behoben. Weitere Informationen finden Sie unter Einen Lohnlauf vorbereiten und prüfen.
Wichtig

Ein definitiver Lohnlauf erzeugt Folgeposten, die Sie vor einer erneuten Berechnung zuerst stornieren müssen.

Lohnlauf starten

  1. Öffnen Sie den Bericht Lohn abrechnen.
  2. Wählen Sie im Feld Abrechnungskreis den abzurechnenden Kreis.
  3. Prüfen Sie Abrechnung von und bis.
  4. Prüfen Sie das Abrechnungsdatum. Dieses Datum kennzeichnet den Lohnlauf.
  5. Prüfen Sie das Zahlungsdatum für die spätere Bankzahlung.
  6. Lassen Sie Berechnung Kinderzulagen aktiviert, wenn Familienzulagen, Arbeitszeitkalender und die fiktive BVG-Berechnung berücksichtigt werden sollen.
  7. Erfassen Sie bei Bedarf einen eindeutigen Lohnlauftext.
  8. Starten Sie die Verarbeitung.

SwissSalary schlägt normalerweise den ersten und letzten Tag des Monats vor. Wenn Sie einen abweichenden Periodenbeginn oder ein abweichendes Periodenende eingeben, erscheint eine Rückfrage.

Hinweis

Der Bericht verarbeitet aktive, nicht gesperrte Mitarbeitende des gewählten Abrechnungskreises, deren Eintritt für die Lohnabrechnung spätestens am Periodenende liegt. Zusätzliche Filter auf Mitarbeitenden- oder Lohnartebene können den Umfang weiter einschränken.

Verarbeitung überwachen

Während der Verarbeitung berechnet SwissSalary unter anderem:

  • wiederkehrende und variable Lohnteile;
  • zeitanteilige Ansprüche;
  • Kinder- und Ausbildungszulagen;
  • AHV-, ALV-, BVG- und weitere Versicherungsbasen;
  • Quellensteuer;
  • Nettolohn und Zahlungsaufteilung auf die hinterlegten Banken.

Der Lohnlauf bricht ab, wenn keine Person mit einem gültigen Abrechnungsdatum gefunden wird oder wenn notwendige Daten fehlen. Typische Ursachen sind:

  • eine zugewiesene Lohnart ist nicht eingerichtet;
  • eine bereits berechnete Journalzeile befindet sich nochmals in einem Lohnlauf;
  • Datumsangaben eines Kindes sind unvollständig;
  • eine erforderliche Angabe in den Lohnstammdaten fehlt.

Korrigieren Sie die Ursache in den Stamm- oder Journalinformationen. Wenn bereits ein Lohnlauf angelegt wurde, prüfen Sie vor einer Wiederholung, ob dieser storniert werden muss.

Ergebnis kontrollieren

Öffnen Sie nach erfolgreicher Verarbeitung die Seite Lohnläufe und wählen Sie den neuen Lohnlauf. Prüfen Sie mindestens:

  1. Lohnlaufnummer, Abrechnungsdatum, Abrechnungskreis und Typ.
  2. Die Anzahl der abgerechneten Mitarbeitenden.
  3. Die Lohnabrechnungen einzelner Mitarbeitender.
  4. Die Lohnposten und auffällige Abweichungen zum Vormonat.
  5. Nettolöhne, Bankaufteilungen und Mitarbeitende ohne vollständige Zahlungsdaten.
  6. Quellensteuer- und Versicherungsbasen bei betroffenen Mitarbeitenden.
Tipp

Verwenden Sie die Differenzliste zusammen mit Stichproben der Lohnabrechnungen. So erkennen Sie sowohl ungewöhnliche Monatsveränderungen als auch Fehler in einzelnen Berechnungsbestandteilen.

Nach der Kontrolle können Sie die Lohnabrechnungen als PDF erstellen oder per E-Mail versenden.

Verschiedene Typen eines Lohnlaufs

Ein regulärer Lohnlauf hat keinen besonderen Typ. Wenn Sie die Kinderzulagenberechnung ausschalten, kennzeichnet SwissSalary den Lohnlauf als zusätzlichen Lohnlauf. Akontoläufe werden als Akonto geführt und verwenden eigene Prozent- und Rundungsangaben.

Status und nächster Schritt

Ein neu berechneter Lohnlauf bekommt den Status Offen. Erst wenn das ISO-Zahlungsfile gezogen wird, wird der Lohnlauf in den Status Ungebucht verschoben. Im Hintergrund gibt es die Möglichkeit, den Lohnlauf nochmals zurückzusetzen; dazu muss jedoch vor dem Stornieren die Storno Sperre zurückgesetzt werden. Wenn die Kontrollen abgeschlossen sind, die Zahlen stimmen und das ISO-Zahlungsfile erfolgreich auf die Bank geladen wurde, kann der Lohnlauf gebucht und somit definitiv abgeschlossen werden.

Weitere Informationen finden Sie unter Einen Lohnlauf freigeben, korrigieren oder stornieren.

Gut zu wissen

  • Sie starten den definitiven Lohnlauf, bevor Personenkreis und Periode feststehen — bei erneuter Berechnung müssen Sie die Folgeposten zuerst stornieren.
  • Sie starten nach einem Abbruch erneut, ohne fehlende Lohnart, Journalzeile, Kinderdaten oder Einrichtung zu beheben — der Lohnlauf bricht wieder ab.
  • Sie schalten die Kinderzulagenberechnung aus, ohne die fehlende Kalender- und BVG-Wirkung zu klären — Zulagen und Basen fehlen im Resultat.
  • Sie behandeln den neu berechneten Lohnlauf wie gebucht und ausbezahlt — Genehmigung, Zahlung und Buchung stehen noch aus; niemand hat Geld erhalten.
  • Sie übersehen TimeMachine-Änderungen mit Gültigkeit in der aktuellen Periode — rückwirkende Korrekturen fehlen im Netto.

Siehe auch