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Zeitarten und Salden ins neue Jahr übertragen oder abschliessen

Am Jahresende entscheidet die Payroll-Sachbearbeitung für jede Zeitart, ob der aufgelaufene Saldo aktiver Mitarbeitender ins neue Jahr vorgetragen oder auf null gesetzt wird. Verwenden Sie dazu die Berichte Zeitartenvortrag und Salden schliessen – nach gebuchten Jahreslohnläufen, typischerweise zum Jahreswechsel. Die Austrittsabrechnung ist ein separater Prozess.

Voraussetzungen

  • Alle Lohnläufe des laufenden Jahres sind abgeschlossen und gebucht.
  • Die Zeitsalden auf den Personalkarten sind aktuell und geprüft.
  • Die Lohnarten für den Vortrag sind eingerichtet.

Übertrag versus Abschluss

Aktion Bericht Ergebnis
Übertrag Zeitartenvortrag Erzeugt Journalzeilen mit dem Vortragssaldo als Menge in der definierten Lohnart. Der Saldo steht im neuen Jahr zur Verfügung.
Abschluss Salden schliessen Erzeugt Lohnposten, die den Saldo auf null setzen. Verwenden Sie diese Aktion bei einem Austritt oder für Zeitarten, die nicht übertragen werden dürfen.
Wichtig

Die Austrittsabrechnung mit Salden schliessen wird unter Zeit- und Feriensalden beim Austritt abrechnen beschrieben. Verwenden Sie den Jahresabschluss nur für aktive Mitarbeitende.

Zeitsalden übertragen

  1. Öffnen Sie den Bericht Zeitartenvortrag. Sie finden ihn im gewünschten Lohnjournal Rapportierung unter Zugehörig > Rapport.
  2. Wählen Sie das Journal, in das die Vortragszeilen geschrieben werden.
  3. Definieren Sie die Lohnart-Nr. für den Vortrag.
  4. Filtern Sie nach Personalnr., Abteilung oder Abrechnungskreis.
  5. Geben Sie das Belegdatum an, üblicherweise den 1. Januar des neuen Jahres.
  6. Starten Sie die Verarbeitung.

Der Bericht prüft automatisch:

  • Mitarbeitende mit einem Austrittsdatum vor dem Belegdatum werden übersprungen.
  • Mitarbeitende, deren Eintrittsdatum Lohnbuchhaltung nach dem Belegdatum liegt, werden je nach Anspruchsmodell übersprungen.
  • Journalzeilen mit Menge 0 werden nicht erzeugt.
Hinweis

Der Bericht erzeugt Journalzeilen, keine Lohnposten. Die Zeilen müssen anschliessend im regulären Lohnlauf verarbeitet werden.

Salden prüfen

Nach der Verarbeitung prüfen Sie:

  1. Die erzeugten Journalzeilen im Lohnjournal auf Vollständigkeit und korrekte Mengen.
  2. Die Seite Arbeitsgruppe Zeit Saldo für eine Übersicht der Salden nach Arbeitsgruppe.
  3. Nach dem Lohnlauf die Salden auf den Personalkarten.

Der auf der Personalkarte im Register Lohn unter Absenzen Anspruch eingegebene Wert wird automatisch ins Rapportierungsjournal gestellt. Falls Sie bereits jetzt oder unter dem Jahr Ferienkorrekturen vornehmen möchten, rapportieren Sie diese mit der Lohnart Ferienkorrektur (Standard-SwissSalary-Lohnart 2170).

Tipp

Erstellen Sie vor dem Übertrag einen Ausdruck der aktuellen Zeitsalden als Referenz für die spätere Abstimmung.

Hinweis

Die Ferienvorträge bleiben im Rapportierungsjournal stehen, bis der erste effektive Lohnlauf für den Monat Januar verarbeitet ist. Falls Sie auch die Vorholtage ins neue Jahr übernehmen möchten (selten), gehen Sie analog wie oben beschrieben vor. Diese Funktion wird seit der Einführung des Arbeitszeitkalenders kaum mehr verwendet (firmenspezifisch).

Gut zu wissen

  • Verwechseln Sie Salden schliessen mit der Austrittsabrechnung, schliessen Sie aktive Mitarbeitende zu früh – Überstunden und Feriensalden fehlen im neuen Jahr.
  • Starten Sie den Vortrag bei ungebuchten Jahresläufen, übernehmen Sie ungeprüfte Salden und zahlen später falsch aus.
  • Erwarten Sie fertige Lohnposten aus Zeitartenvortrag, fehlen die Beträge im Lohnlauf – der Bericht erzeugt nur Journalzeilen zur Verarbeitung.
  • Fehlt die Vortragslohnart oder ist die Menge 0, entstehen keine Zeilen; Ausgetretene und späte Eintritte bleiben ohne Vortrag.
  • Stimmen Sie Journal, Arbeitsgruppe Zeit Saldo und Personalkarte nicht ab, tragen Fehler still in den nächsten Lohnlauf.

Siehe auch