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Variable Lohndaten, Zeiten und Absenzen vorbereiten

Im Lohnjournal Rapportierung erfassen, importieren und prüfen Sie monatsvariable Beträge, Mengen, Zeiten, Absenzen und Spesen. Payroll-Fachpersonen und — je nach Prozess — Personen, die Journalzeilen vorbereiten, erledigen das jeden Monat, sobald Eintritte, wiederkehrende Löhne und organisatorische Änderungen stehen. Danach folgen Lohnlauf vorbereiten und prüfen und der definitive Lohnlauf.

Voraussetzungen

  • Mitarbeitende sind abrechnungsfähig (Abrechnungskreis, Bank, Eintritt). Weitere Informationen finden Sie unter Mitarbeitende für die Lohnabrechnung einrichten.
  • Wiederkehrende Lohnteile und benötigte Lohnarten gelten im richtigen Zeitraum. Weitere Informationen finden Sie unter Lohnarten und Lohnteile verwalten.
  • Arbeitsgruppen, Kalender und das Zieljournal sind eingerichtet.
  • Sie haben geklärt, welche Daten manuell, aus Excel, aus einem anderen Journal, über eine Schnittstelle, TapBoard oder EasyRapport kommen — und vermeiden doppelte Quellen.

Journal und Periode vorbereiten

  1. Öffnen Sie Lohnjournal Rapportierung.
  2. Wählen Sie das vorgesehene Lohnjournal.
  3. Setzen Sie wenn nötig ein Belegdatum für den vorzubereitenden Lohnmonat.
  4. Prüfen Sie, ob vorhandene Zeilen aus einem früheren Prozess stammen und bereits verarbeitet wurden.
  5. Verwenden Sie für Importe und Übernahmen immer das vorgesehene Zieljournal.
Wichtig

Legen Sie vor der Erfassung eine eindeutige Datenquelle pro Inhalt fest. Wenn dieselben Stunden oder Beträge manuell und zusätzlich über einen Import übernommen werden, entstehen Dubletten.

Variable Beträge und Mengen erfassen

  1. Erfassen Sie Personalnr. und Lohnartnr..
  2. Prüfen oder ergänzen Sie wenn nötig das Belegdatum.
  3. Erfassen Sie je nach Lohnart Anzahl, Ansatz oder Betrag.
  4. Ergänzen Sie bei Bedarf Kostenstelle, Kostenträger, Zuordnung, Bankcode, Projekt etc.
  5. Kontrollieren Sie Text und Vorzeichen.

Wenn das Belegdatum vor der letzten Lohnperiode liegt, zeigt SwissSalary eine Meldung. Klären Sie, ob der Eintrag rückwirkend verarbeitet werden soll und welche Korrekturwirkung erwartet wird.

Zeiten vorbereiten

Für eine zeitbezogene Lohnart muss eine Zeitart eingerichtet sein.

  1. Wählen Sie den Mitarbeitenden und die zeitbezogene Lohnart.
  2. Erfassen Sie die Anzahl.
  3. Prüfen Sie die Zeitrechnung in Bezug auf Anzahl Zeit Stunden und Anzahl Zeit Tage.

Für spezielle Monatsprozesse stehen unter anderem Berechnung 13./14. Monatslohn, Auszahlung 13./14. Monatslohn, Zeitartenvortrag und Auszahlung Feriengeld zur Verfügung. Führen Sie diese Aktionen nur im dafür vorgesehenen Abrechnungsmonat und nach fachlicher Freigabe aus.

Absenzen berücksichtigen

Absenzen können über Anspruchs- und Zeitmodelle mit Lohnarten verknüpft sein. Prüfen Sie deshalb:

  • Beginn und Ende der Absenz,
  • betroffene Arbeits- und Kalendertage,
  • verwendete Zeit- oder Korrekturlohnart,
  • bereits erfasste Taggelder oder Versicherungsleistungen,
  • Überschneidungen mit manuellen Journalzeilen.

Die genaue Wirkung hängt von der eingerichteten Absenz-, Zeit- und Lohnart ab. Kontrollieren Sie das Resultat mit einem Testlohnlauf.

Daten übernehmen oder importieren

Aus einem anderen Journal

  1. Wählen Sie Journalzeilen holen. Wichtig: Der Abrechnungskreisfilter muss mit den jeweiligen Journalen und dem Datensatz auf der Personalkarte übereinstimmen.
  2. Filtern Sie auf das Quelljournal oder die gewünschten Mitarbeitenden.
  3. Übernehmen Sie die Zeilen in das aktuelle Journal.
  4. Prüfen Sie, ob die Quelle nach der Übernahme weiterhin verarbeitet werden kann und vermeiden Sie eine zweite Übernahme.

Aus Excel

  1. Wählen Sie Journalzeilen aus Excel.
  2. Importieren Sie die entsprechende Importdatei.
  3. Überprüfen Sie das Excel Sheet sowie Zeile von und Zeile bis.
  4. Nehmen Sie die Zuordnung in der Spalteneinrichtung vor.

Weitere Aktionen können je nach Lizenz Schnittstelle oder EasyRapport Posten holen bereitstellen. Diese Datenquellen gehören zu eigenen Integrationsprozessen; prüfen Sie deren Übertragungsstatus, bevor Sie Zeilen zusätzlich manuell erfassen.

Informationen zur SwissSalary-seitigen Anbindung von Direct und EasyRapport inklusive Transfer und Import finden Sie unter Direct-Anbindung einrichten und EasyRapport-Anbindung einrichten. Für die matrixbasierte Erfassung in Business Central verwenden Sie Zeiten im TapBoard-Matrix erfassen.

In EasyRapport werden vorgelagert Rapportarten, Dimensionen und Gruppenzeilen bereitgestellt, Rapportierungen erfasst, zur Visierung freigegeben und ihr Status überwacht. Erst danach übernehmen und kontrollieren Sie die Daten im SwissSalary-Lohnjournal.

Journal kontrollieren

  1. Filtern Sie die Zeilen auf den aktuellen Monat und Datenursprung.
  2. Wählen Sie Summe. SwissSalary zeigt die Anzahl Zeilen sowie die Summen von Menge und Betrag für den aktuellen Filter.
  3. Vergleichen Sie die Summen mit den freigegebenen Quellnachweisen.
  4. Prüfen Sie fehlende Mitarbeitende, Lohnarten, Daten, Mengen, Beträge, Kostenstellen und Visa.
  5. Suchen Sie nach doppelten Kombinationen aus Mitarbeitendem, Lohnart, Datum und Betrag.
  6. Öffnen Sie bei Auffälligkeiten Personalkarte oder Lohnteile direkt aus dem Journal.
  7. Führen Sie Testberechnung für betroffene Mitarbeitende aus.
  8. Führen Sie bei Bedarf den Plausibilitätstest aus.

Testberechnung berechnet einen Testlohnlauf für den ausgewählten Mitarbeitenden, zeigt die Lohnabrechnung an und storniert den erzeugten ungebuchten Lohnlauf anschliessend. Die Journalzeilen bleiben für den späteren definitiven Lohnlauf bestehen.

Übergabe an den Lohnlauf

Geben Sie die Monatsdaten erst für den definitiven Lohnlauf frei, wenn:

  • alle vorgesehenen Quellen übernommen wurden,
  • Summen und Anzahl Zeilen abgestimmt sind,
  • Dubletten und unvollständige Zeilen bereinigt sind,
  • rückwirkende Daten fachlich geklärt sind,
  • Zeit- und Absenzwerte zum Kalender passen,
  • Testabrechnungen keine ungeklärten Abweichungen zeigen.

Gut zu wissen

  • Sie erfassen dieselben Stunden oder Beträge manuell und zusätzlich per Import, EasyRapport oder Journalübernahme — Dubletten verdoppeln den Lohn.
  • Sie wählen das falsche Zieljournal oder den falschen Periodenfilter — die Zeilen landen im nächsten Monat und fehlen im aktuellen Lohnlauf.
  • Sie führen 13./14. Monatslohn, Zeitartenvortrag oder Feriengeld im falschen Monat aus — Auszahlung und Rückstellung treffen den falschen Lohnlauf.
  • Sie prüfen Summen und Dubletten erst nach dem definitiven Lohnlauf — Korrekturen verzögern sich und werden erst im nächsten Lohnlauf berücksichtigt.

Siehe auch