Zeit- und Feriensalden beim Austritt abrechnen
Mit Salden schliessen führen Sie Ferien- und Zeitsalden auf definierte Restwerte zurück und erzeugen einen Lohnlauf vom Typ Saldenabschluss. Payroll-Fachpersonen nutzen den Bericht im Austrittsprozess nach dem letzten gebuchten Lohnlauf und — falls nötig — nach der monetären Abgeltung im Schlusslohn; er ersetzt die Auszahlung nicht.
Wichtig
Salden schliessen berechnet keine finanzielle Auszahlung. Eine monetäre Abgeltung offener Ferien oder Zeiten steuern Sie über Saldenausgleich bei Austritt und den Schlusslohn. Weitere Informationen finden Sie unter Austritt, Wiedereintritt und Nachzahlungen verarbeiten.
Voraussetzungen
- Der Abrechnungskreis ist eindeutig gefiltert.
- Der letzte Lohnlauf ist gebucht.
- Ferien und Zeiten wurden laufend gebucht und die Salden sind aktuell.
- Das gewünschte Monatsenddatum und die zulässige Buchungsperiode sind geprüft.
Saldenabschluss durchführen
- Stellen Sie sicher, dass sämtliche Lohnläufe – beim Jahresabschluss diejenigen des Vorjahres – vollständig verarbeitet und verbucht sind. Prüfen Sie auch, dass die FIBU-, BBA- und Projektjournale verbucht sind.
- Öffnen Sie den Bericht Salden schliessen.
- Filtern Sie nach Abrechnungskreis und bei Bedarf nach Personalnr..
- Wählen Sie das Monatsenddatum. SwissSalary setzt es auf das Monatsende.
- Legen Sie je Zeitart fest, ob positive, negative oder alle Salden abgeschlossen werden.
- Geben Sie je Zeitart den positiven Grenzwert an, der bestehen bleiben soll. Ohne Grenzwert werden die Stundensalden auf 0 gesetzt.
- Starten Sie die Verarbeitung.
Sie haben die Möglichkeit, folgende Salden per Ultimo-Datum definitiv zu schliessen:
- Ferien
- Überstunden
- Angeordnete Mehrarbeit (selten verwendet)
- Freiwillige Mehrarbeit (selten verwendet)
- Vorholzeit
- Gleitzeit
- Arbeitszeit
- Nachtarbeit
- Sollzeit
- Istzeit
SwissSalary erzeugt dafür fiktive Lohnposten mit der jeweiligen Saldenart; die Lohnart-Nr. bleibt leer.
Wir empfehlen Ihnen, die Salden der Arbeitszeit, Sollzeit und Istzeit (Arbeitszeitkalender) per Ende Jahr zu schliessen, damit diese Salden per 1. Januar des neuen Jahres wieder auf null stehen. Salden schliessen ist auch unterjährig möglich.
Wichtig
Der Bericht erzeugt direkt einen Saldenabschluss-Lohnlauf und Lohnposten. Er ist keine Vorschau und lässt sich nicht als normaler Schlusslohn buchen.
Da es sich um einen Lohnlauf handelt, müssen Sie ihn auch definitiv verbuchen. Stellen Sie sicher, dass vor dem Buchen sämtliche FIBU-, BBA- und Projekt-Buchungsjournale leer sind. Beim Verbuchen werden keine Daten in die Finanzbuchhaltung, die Kostenrechnung (BBA) oder die Projekte geschrieben.
Ergebnis prüfen
- Öffnen Sie den Bericht Kontoauszug für die betroffenen Mitarbeitenden. Sie können die geschlossenen Salden auch in den Lohnposten der Mitarbeitenden und auf der Personalkarte im Register Statistik kontrollieren.
- Prüfen Sie, dass je Zeitart die korrekte Stunden- beziehungsweise Tagesmenge abgeschlossen wurde.
- Vergleichen Sie die Restwerte mit den Salden auf der Personalkarte.
- Kontrollieren Sie den erzeugten Lohnlauf vom Typ Saldenabschluss auf Vollständigkeit.
Tipp
Berechnen Sie eine finanzielle Abgeltung zuerst separat im Schlusslohn. Führen Sie Salden schliessen erst aus, wenn feststeht, welche Restwerte danach saldenmässig bestehen bleiben sollen.
Gut zu wissen
- Sie verstehen Salden schliessen als Auszahlung — es entstehen nur fiktive Posten ohne Lohnart; das Netto bleibt unverändert, die Person erhält kein Geld.
- Sie starten den Bericht wie eine Vorschau — Saldenabschluss-Lauf und Posten entstehen sofort und sind nicht mehr «nur Ansicht».
- Sie filtern den Abrechnungskreis nicht eindeutig — der falsche Personenkreis wird abgeschlossen.
- Sie schliessen Salden, während der letzte Lohnlauf noch ungebucht oder die Salden veraltet sind — Abschluss und Schlusslohn passen nicht zusammen.
- Sie vertauschen finanzielle Abgeltung und saldenmässigen Abschluss — Geld fliesst, obwohl Salden offen bleiben, oder umgekehrt.