Lohn- und Personalstatistiken erstellen
SwissSalary stellt verschiedene Lohn- und Personalauswertungen bereit. Wählen Sie den Bericht nach Ihrer Fragestellung und verwenden Sie einen einheitlichen Stichtag sowie nachvollziehbare Filter.
Voraussetzungen
- Lohnläufe der Auswertungsperiode sind gebucht bzw. der Stichtagsbestand ist stabil.
- Filterkriterien (Aktiv, Abteilung, Abrechnungskreis) sind fachlich abgestimmt.
Auswertung planen
Definieren Sie vor dem Start:
- fachlichen Stichtag oder Zeitraum;
- Mitarbeitendenpopulation;
- Abrechnungskreise, Abteilungen oder Funktionen;
- Lohnbasis und Detailgrad;
- Ausgabeformat und Ablageort.
Wichtig
Ein Bericht mit Nur aktive Mitarbeiter kann eine andere Grundgesamtheit enthalten als eine stichtagsbezogene Auswertung. Prüfen Sie die Filterlogik, bevor Sie Ergebnisse miteinander vergleichen.
Lohnstatistik erstellen
- Öffnen Sie Lohnstatistik.
- Erfassen Sie den Stichtag.
- Wählen Sie unter Lohnbasis Jahreslohn oder Monatslohn.
- Wählen Sie unter Statistikart Statistik oder Lohnklasse Personalkarte.
- Wählen Sie bei Bedarf eine Statistikgruppe.
- Legen Sie fest, ob Details drucken aktiviert ist.
- Prüfen Sie die Altersgruppen und passen Sie deren Grenzen nur nach einem dokumentierten Auswertungskonzept an.
- Filtern Sie bei Bedarf nach Geschlecht oder Eintrittsdatum Lohnbuchhaltung.
Die Auswertung zeigt unter anderem Anzahl Mitarbeitende, gesamte Lohnsumme und Durchschnittslohn nach den gewählten Gruppen.
Durchschnitts- oder Basislohn prüfen
Verwenden Sie Durchschnittslohn, wenn Sie den Lohn zu einem Stichtag anhand einer gewählten Lohnart auswerten möchten. Legen Sie fest, ob der 13. Monatslohn berücksichtigt wird.
Verwenden Sie Basislohn, um:
- einen Stichtag festzulegen;
- Alle Mitarbeiter oder Mitarbeitende mit Mitarbeiterlohn < Basislohn auszuwerten;
- bis zu zwei zusätzliche Auswahlfelder einzublenden;
- nur aktive Mitarbeitende zu berücksichtigen;
- das Ergebnis nach Excel zu exportieren.
Personalstatistiken erstellen
Wählen Sie den Bericht passend zur Fragestellung:
| Bericht | Typische Verwendung |
|---|---|
| Mitarbeiterstatistik A4L | Zuordnungen zu einer eingerichteten Statistik und Gruppe auswerten; bis zu vier Informationsspalten und Detailausgabe wählen. |
| Altersstruktur | Mitarbeitende zu einem Stichtag nach Altersgruppen auswerten; Detailgrad Zusammenfassung, Funktion oder Mitarbeiter wählen. |
| Fluktuationsrate | Ein- und Austritte in einem Zeitraum nach Abteilung, Buchungsgruppe, Lohnklasse, Funktion oder Arbeitsort gruppieren. |
Bei der Fluktuationsrate legen Sie zusätzlich Periodenzählung und Berechnungsart fest. Verändern Sie diese Optionen nicht zwischen Vergleichsauswertungen.
Ergebnis plausibilisieren
Prüfen Sie:
- Anzahl Mitarbeitende gegen eine unabhängige Personalliste.
- Eintritts- und Austrittsfälle rund um den Stichtag.
- Teilzeitgrade beziehungsweise FTE, wenn der Bericht diese ausweist.
- Lohnbasis und Einbezug des 13. Monatslohns.
- Gruppierung und leere Statistikzuordnungen.
- Gesamtlohnsumme gegen eine passende Lohnkonto- oder Lohnpostenauswertung.
Hinweis
Unterschiedliche Berichte beantworten unterschiedliche Fragen. Eine Abweichung ist nicht automatisch ein Fehler, wenn Stichtag, Aktivfilter, Gruppierung oder Lohnbasis voneinander abweichen.
Auswertung reproduzierbar ablegen
Speichern Sie zusammen mit der Ausgabe:
- Berichtsname;
- Erstellungsdatum;
- Stichtag oder Zeitraum;
- sämtliche Filter;
- gewählte Optionen;
- verantwortliche Person;
- Erklärung wesentlicher Abweichungen.
Verwenden Sie Export nach Excel nur für Berichte, die diese Option anbieten. Schützen Sie exportierte Personaldaten gemäss Ihrem Berechtigungs- und Datenschutzkonzept.
Gut zu wissen
- Nur aktive Mitarbeiter aktivieren und dieselbe Grundgesamtheit wie bei einer reinen Stichtagsauswertung erwarten — die Mengen weichen ab.
- Abweichungen zwischen Berichten sofort als Fehler werten — oft unterscheiden sich nur Filter, Basis oder Gruppierung.
- Stichtag, Filter und Lohnbasis nicht zur Auswertung ablegen — das Ergebnis lässt sich später nicht reproduzieren.