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Lohnkonten und Mitarbeitendensalden abstimmen

Mit Kontoauszug, Lohnkonto und Persönliches Lohnkonto A4Q kontrollieren Sie Salden und Bewegungen aus den gebuchten Lohnposten. Verwenden Sie für jeden Monatsabschluss denselben Zeitraum und dieselbe Saldoart.

Voraussetzungen

  • Lohnposten der Kontrollperiode sind gebucht.
  • Saldoart und Auswertungszeitraum sind festgelegt.

Kontrollumfang festlegen

Legen Sie vor der Auswertung fest:

  • Abrechnungsperiode;
  • Mitarbeitendenpopulation;
  • zu prüfende Saldoart;
  • betroffene Lohnarten;
  • erwarteter Anfangs- und Endsaldo.

Als Saldoarten stehen unter anderem Diverses, Ferien, Überzeit, Mehrarbeit, Gleitzeit, Sollzeit, Istzeit, Nachtarbeit, Darlehen und Feriengeld zur Verfügung.

Salden mit dem Kontoauszug prüfen

  1. Öffnen Sie den Bericht Kontoauszug.
  2. Filtern Sie nach Personalnr., Abteilung oder Abrechnungskreis.
  3. Wählen Sie unter Art (Typ) den zu prüfenden Saldo.
  4. Grenzen Sie bei Lohnarten bei Bedarf die Berechnungsgrundlage ein.
  5. Wählen Sie unter Auswahl Betrag, Menge oder Tage.
  6. Erfassen Sie Datum von und Datum bis.
  7. Wählen Sie bei Bedarf Neue Seite pro Mitarbeiter und Nur aktive Mitarbeiter.
  8. Prüfen Sie Anfangssaldo, Bewegungen und Saldo.
Wichtig

Wählen Sie eine Art (Typ) und eine Auswahl. Ohne eindeutige Auswahl kann der Bericht nicht sinnvoll erstellt werden.

Lohnkonto monatlich oder jährlich prüfen

Der Bericht Lohnkonto stellt Lohnarten nach Perioden zusammen:

  1. Wählen Sie einen Zeitraum und unter Periode Tag, Woche, Monat, Quartal oder Jahr.
  2. Entscheiden Sie, ob Fiktive Lohnarten einbezogen werden.
  3. Verwenden Sie bei Bedarf bis zu sechs zusätzliche Vergleichsperioden.
  4. Prüfen Sie Zulagen, Abzüge, Spesen und Arbeitgeberbeiträge gegen die gebuchten Lohnläufe.

Für eine Mitarbeitendenübersicht bis zu einem Monatsende verwenden Sie den Bericht Persönliches Lohnkonto A4Q. Erfassen Sie das Jahresenddatum. Der Bericht kann Details oder eine Zusammenfassung ausgeben und Zulagen, Abzüge, Spesen, Arbeitgeberbeiträge sowie fiktive Lohnarten und hypothetische Quellensteuer ein- oder ausschliessen.

Auffälligkeiten zurückverfolgen

Prüfen Sie bei einer Differenz:

  1. Ist der Zeitraum in allen Berichten identisch?
  2. Wurde Betrag, Menge oder Tage verglichen?
  3. Stimmen Lohnartfilter und Mitarbeitendenfilter?
  4. Sind fiktive Lohnarten in beiden Auswertungen gleich behandelt?
  5. Stammt die Bewegung aus einer rückwirkenden Verarbeitung oder einem Zusatzlauf?
  6. Ist der betreffende Lohnlauf gebucht?
Hinweis

Berichtssummen können unterschiedlich erscheinen, wenn ein Bericht Bewegungen und ein anderer Salden oder andere Lohnartenkategorien zeigt. Gleichen Sie zuerst Filter und Auswertungsart ab.

Monatskontrolle abschliessen

Schliessen Sie die Abstimmung erst ab, wenn:

  • Anfangssaldo plus Bewegungen dem Endsaldo entspricht;
  • auffällige Beträge, Mengen und Tage erklärt sind;
  • Korrekturen im vorgesehenen Journal- oder Lohnprozess erfasst sind;
  • die verwendeten Filter und Berichte dokumentiert sind.

Gut zu wissen

  • Den Bericht ohne eindeutige Art (Typ) und Auswahl starten — die Auswertung ist nicht interpretierbar.
  • Bewegungs- und Saldenberichte ungefiltert gegeneinander rechnen — Scheindifferenzen entstehen durch ungleiche Filter und Auswertungsarten.
  • Korrigieren, bevor Sie die Auffälligkeit bis zur Lohnart bzw. Person zurückverfolgen — Sie treffen die falsche Ursache.

Siehe auch