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Lohnläufe vergleichen und Abweichungen klären

Mit der Differenzliste vergleichen Sie zwei Lohnläufe je Mitarbeitende und Lohnart. Verwenden Sie die Auswertung vor der Genehmigung, um Monatsveränderungen gezielt bis zu den Lohnposten zurückzuverfolgen.

Voraussetzungen

  • Beide zu vergleichenden Lohnläufe sind vorhanden.
  • Die Lohnläufe betreffen eine fachlich vergleichbare Grundgesamtheit.
  • Sie kennen erwartete Veränderungen wie Eintritte, Austritte, Lohnerhöhungen oder Einmalzahlungen.

Vergleich vorbereiten

  1. Öffnen Sie Lohnläufe.
  2. Wählen Sie Differenzliste.
  3. Wählen Sie unter Lohnlauf 1 den Referenzlauf.
  4. Wählen Sie unter Lohnlauf 2 den zu prüfenden Lohnlauf.
  5. Wählen Sie einen Sortierschlüssel, der zu Ihrer Kontrolle passt.
  6. Filtern Sie bei Bedarf nach Personalnr., Abteilung, Abrechnungskreis oder Lohnartnr..

Vergleichen Sie Lohnläufe mit derselben Periodenlogik. Ein regulärer Monatslauf und ein Zusatzlauf können fachlich unterschiedliche Grundgesamtheiten und Lohnarten enthalten.

Beträge und Zeiten eingrenzen

Wählen Sie auf der Anforderungsseite:

  • Lohnarten mit Betrag, um finanzielle Abweichungen zu prüfen;
  • Lohnarten mit Zeit, um Mengen- und Zeitabweichungen zu prüfen;
  • Nur aktive Mitarbeiter, wenn ausgeschiedene Mitarbeitende nicht in die Auswahl gehören;
  • Export nach Excel, wenn Sie die Ergebnisse ausserhalb der Vorschau weiter analysieren müssen.
Tipp

Beginnen Sie mit einem breiten Vergleich. Grenzen Sie anschliessend auf Mitarbeitende oder Lohnarten ein, statt mehrere unterschiedlich gefilterte Gesamtlisten miteinander zu vermischen.

Abweichungen klären

Gehen Sie je auffälliger Zeile wie folgt vor:

  1. Prüfen Sie Differenz, Typ und gegebenenfalls Zeitmenge.
  2. Ordnen Sie die Veränderung einem bekannten Ereignis zu.
  3. Öffnen Sie für den betroffenen Lohnlauf Lohnposten.
  4. Filtern Sie auf den Mitarbeitenden und die Lohnart.
  5. Vergleichen Sie Menge, Ansatz und Betrag mit dem Referenzlauf.
  6. Prüfen Sie bei Bedarf Lohnjournal, Lohnteile, TimeMachine-Einträge, Ein- und Austrittsdaten sowie Versicherungs- oder Quellensteueränderungen.

Verwenden Sie zusätzlich den Bericht Lohnposten, wenn Sie die Zusammensetzung eines einzelnen Lohnlaufs mit oder ohne fiktive Lohnposten auswerten müssen.

Wichtig

Die Differenzliste zeigt Veränderungen, bewertet sie aber nicht fachlich. Auch eine rechnerisch kleine Differenz kann relevant sein, während eine grosse, dokumentierte Einmalzahlung korrekt sein kann.

Entscheidung dokumentieren

Dokumentieren Sie für jede wesentliche Abweichung:

  • Mitarbeitenden- und Lohnartnummer;
  • Betrag oder Zeitdifferenz;
  • Ursache;
  • geprüfte Quelle;
  • erforderliche Korrektur oder Freigabeentscheidung.

Wenn die Abweichung fehlerhaft ist, stornieren Sie den ungebuchten Lohnlauf, korrigieren Sie die Ursache und erstellen Sie einen neuen definitiven Lohnlauf. Genehmigen Sie nur einen vollständig geklärten Lohnlauf.

Gut zu wissen

  • Jede grosse Differenz als Fehler behandeln — dokumentierte Einmalzahlungen können fachlich korrekt sein, kleine Differenzen relevant.
  • Mehrere unterschiedlich gefilterte Gesamtlisten mischen — die Differenzquelle verschwindet.
  • Offene Differenzen ohne dokumentierte Entscheidung freigeben — Nachvollzug und Revision fehlen später.

Siehe auch