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Einen Lohnlauf buchen

Mit der Buchung schliessen Sie einen geprüften Lohnlauf endgültig ab und übertragen die Lohnposten je nach Einrichtung in Finanz- und Kostenrechnung. Payroll- oder Finanzfachpersonen mit Buchungsberechtigung buchen nach Freigabe und Kontrolle und — falls aktiv — Genehmigung; typischerweise parallel oder nach der ISO-20022-Auszahlung gemäss internem Prozess. Vor dem Buchen müssen Kontrollen wie Lohnlaufvergleich und Lohnkonten-Abstimmung erledigt sein.

Voraussetzungen

Wichtig

Die Buchung ist der endgültige Schritt des Lohnlaufs. Ein gebuchter Lohnlauf kann nicht mit Lohnlauf stornieren zurückgesetzt oder erneut gebucht werden.

Kontrollen vor Lohnlauf buchen

Kontrollieren Sie vor dem Buchen:

  • das Fibu-Protokoll;
  • das Kostenrechnungsprotokoll, wenn Kostenrechnung verwendet wird;
  • die erzeugten Finanzbuchhaltungsbelege gemäss Einrichtung;
  • die Summen gegen die zuvor genehmigte Lohnabrechnung.

Buchungsdatum bestimmen

Das Buchungsdatum steuert, in welcher Finanzperiode die Buchung erfolgt. SwissSalary schlägt das Abrechnungsdatum des gewählten Lohnlaufs vor.

Prüfen Sie vor dem Start:

  • ob das Datum in einer zulässigen Buchungsperiode liegt;
  • ob es mit dem Monatsabschluss der Finanzbuchhaltung übereinstimmt.

Lohnlauf buchen

  1. Öffnen Sie die Seite Lohnläufe.
  2. Wählen Sie den ungebuchten Lohnlauf.
  3. Wählen Sie Lohnlauf buchen.
  4. Prüfen Sie Lohnlaufnummer und das schreibgeschützte Abrechnungsdatum.
  5. Erfassen oder bestätigen Sie das Buchungsdatum.
  6. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage zur endgültigen Verarbeitung.

Wenn noch keine Zahlungsdatei zum Lohnlauf vorhanden ist, warnt SwissSalary vor dem Buchen. Brechen Sie ab, wenn die Zahlung gemäss Ihrem Prozess zuerst vorbereitet werden muss. Der Lohnlauf kann nach Verbuchung nicht mehr geändert werden, allfällige Korrekturen müssen in der Finanzbuchhaltung vorgenommen werden.

Buchungsergebnis prüfen

Nach erfolgreicher Buchung setzt SwissSalary den Lohnlauf auf Gebucht und speichert:

  • die buchende Person;
  • das Buchungsdatum;
  • das Datum der Buchung.

Kontrollieren Sie anschliessend:

  1. den Status Gebucht auf der Seite Lohnläufe;
  2. das Fibu-Protokoll;
  3. das Kostenrechnungsprotokoll, wenn Kostenrechnung verwendet wird;
  4. die erzeugten Finanzbuchhaltungsbelege oder -posten gemäss Einrichtung;
  5. die Summen gegen die zuvor genehmigte Lohnabrechnung.
Tipp

Archivieren Sie die Kontrollprotokolle gemeinsam mit der Freigabedokumentation. Damit bleibt nachvollziehbar, welcher geprüfte Lohnlauf mit welchem Buchungsdatum verarbeitet wurde.

Fehler behandeln

Zeitpunkt Vorgehen
Vor der Bestätigung Bericht abbrechen, Lohnlauf und Buchungsdatum korrigieren
Buchung bricht mit Einrichtungs- oder Kontierungsfehler ab Fehlermeldung auswerten, Einrichtung korrigieren und denselben ungebuchten Lohnlauf erneut buchen
Lohnlauf ist bereits gebucht Keine erneute Buchung möglich
Fehler wird erst nach erfolgreicher Buchung entdeckt Buchhalterischen und payroll-fachlichen Korrekturprozess festlegen

Gut zu wissen

  • Sie buchen, obwohl der Genehmigungsprozess aktiv und der Lohnlauf noch offen ist — die Buchung wird blockiert.
  • Sie buchen, bevor die Zahlungsdatei bereitsteht, obwohl Ihr Prozess Zahlung zuerst verlangt — Auszahlung und Fibu laufen auseinander.
  • Sie wählen ein falsches Buchungsdatum — der Lohnlauf landet in der falschen Finanzperiode.
  • Sie wollen einen gebuchten Lohnlauf mit Lohnlauf stornieren zurücksetzen — das geht nicht; Korrekturen brauchen den buchhalterischen Weg.

Siehe auch