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Zeiten, Absenzen und Ferien monatlich auswerten

Mehrere SwissSalary-Berichte unterstützen die monatliche Zeitkontrolle. Verwenden Sie einen einheitlichen Referenzzeitraum, um Soll- und Istzeiten, Absenzen und Ferienbestände nachvollziehbar abzustimmen.

Voraussetzungen

  • Zeiten und Absenzen der Periode sind erfasst und geprüft.
  • Zeitarten und Anspruchskonfiguration sind stabil.

Referenzzeitraum festlegen

Definieren Sie vor der Auswertung:

  • Datum von und Datum bis für Bewegungsberichte;
  • den Stichtag für stichtagsbezogene Salden;
  • Mitarbeitenden-, Abteilungs- und Abrechnungskreisfilter;
  • die verwendeten Zeit- und Absenzarten;
  • die Einheit Stunden oder Tage.
Wichtig

Vergleichen Sie keine Stichtagssalden mit Bewegungen aus einem abweichenden Zeitraum. Dokumentieren Sie Zeitraum, Filter und Einheit für jede Kontrollliste.

Soll- und Istzeiten vergleichen

Verwenden Sie Differenzliste Soll-/Istzeit, um Abweichungen bis auf den Tag zu erkennen:

  1. Erfassen Sie Datum von und Datum bis.
  2. Wählen Sie unter Layout Tag oder Mitarbeiter.
  3. Wählen Sie bei Bedarf Wochenkontrolle.
  4. Wählen Sie Nur Tage mit Sollzeit und Nur Tage mit Differenz, um die Ausgabe einzugrenzen.
  5. Prüfen Sie Sollzeit, Istzeit und Differenz je Datum und Zeitart.

Klären Sie Abweichungen gegen Arbeitskalender, Arbeitsgruppe, Lohnjournal und importierte Zeitdaten.

Zeitbewertung ausführen

Der Bericht Zeitbewertung bewertet Zeitarten zu einem Stichtag:

  1. Wählen Sie unter Berechnung Interne Weiterverrechnung oder Lohnansatz.
  2. Erfassen Sie den Stichtag.
  3. Legen Sie unter Tagesstunden Fix oder Monatsteile fest.
  4. Erfassen Sie den passenden Teiler oder Stunden pro Tag.
  5. Bestimmen Sie für Ferien, Überzeit, Gleitzeit, Nachtarbeit und Mehrarbeit die Einheit Stunden oder Tage.
  6. Wählen Sie bei Bedarf zusätzliche Auswahlfelder oder Export nach Excel.

Verwenden Sie für alle Mitarbeitenden dieselbe Bewertungslogik, sofern Ihr fachlicher Prozess keine begründete Abweichung vorsieht.

Absenzen prüfen

Absenzenstatistik

Mit Absenzenstatistik kontrollieren Sie Nettobewegungen in Tagen und Stunden sowie den berechneten Betrag:

  1. Filtern Sie nach Mitarbeitendem, Abteilung oder Abrechnungskreis.
  2. Setzen Sie Datumsfilter, Saldo Gruppe und Absenzcode.
  3. Wählen Sie Berechnung und Tagesstunden.
  4. Erfassen Sie Stunden pro Tag oder Teiler.
  5. Prüfen Sie die Zusammenfassung der Absenzstatistik.

Absenzen Detail

Verwenden Sie Absenzen Detail, um einzelne Kalendertage zu kontrollieren:

  1. Erfassen Sie Datum von und Datum bis.
  2. Wählen Sie bei Bedarf Nur aktive Mitarbeiter.
  3. Prüfen Sie die ausgewiesenen Absenzarten und Kalenderwochen.
  4. Klären Sie Überschneidungen, fehlende Tage oder falsche Absenzarten in der Datenquelle.

Absenzenlisten

Die Berichte Absenzenliste A4H (Hochformat) und Absenzenliste A4Q (Querformat) listen ausgewählte Zeitarten. Filtern Sie nach Personalnummer, Abteilung, Abrechnungskreis und Datumsfilter. Wählen Sie die Sortierung, die Einheiten je Zeitart, Nullbeträge unterdrücken, Nur aktive Mitarbeiter und bei Bedarf Export nach Excel.

Absenzen Übersicht

Der Bericht Absenzen Übersicht (SwissSalary Plus) zeigt Absenzen im Kalender bis zum Jahresenddatum. Filtern Sie nach Personalnummer, Abteilung und Abrechnungskreis. Wählen Sie bis zu drei Auswahlfelder und Nur aktive Mitarbeiter.

Absenzenquote

Der Bericht Absenzenquote (SwissSalary Plus) setzt Absenzen ins Verhältnis zu Sollzeit, Ferien und Feiertagen. Filtern Sie nach Personalnummer, Abteilung, Abrechnungskreis und Datumsfilter. Wählen Sie die Gruppierung (Buchungsgruppe, Abteilung, Funktion, Lohnklasse, Lohnstufe oder Arbeitsort), die Zeitarten und Nur aktive Mitarbeiter.

Ferien und Zeitsalden kontrollieren

Der Bericht Ferienkontrolle kann Ferien, Gleitzeit, Überzeit, Mehrarbeit, Nachtarbeit und eine gewählte Absenzart ausweisen:

  1. Filtern Sie auf den gewünschten Zeitraum und die Mitarbeitendenpopulation.
  2. Wählen Sie die Einheiten für die benötigten Zeitarten.
  3. Wählen Sie bei Bedarf eine Absenzart und deren Einheit.
  4. Verwenden Sie Periodentext, um die Ausgabe eindeutig zu kennzeichnen.
  5. Prüfen Sie die Totale und exportieren Sie die Auswertung bei Bedarf nach Excel.

Ferienliste

Der Bericht Ferienliste zeigt Anspruch, Vorjahresanspruch, Bezug, Korrekturen und den aktuellen Feriensaldo. Filtern Sie nach Personalnummer, Abteilung, Abrechnungskreis und Datumsfilter. Erfassen Sie das Enddatum, die Einheit Stunden oder Tage, Nur aktive Mitarbeiter und bei Bedarf Export nach Excel.

Korrekturen

Für die vorgelagerte operative Kontrolle in EasyRapport können Mitarbeitende ihre eigenen Salden und die Jahresübersicht prüfen. Verantwortliche können zusätzlich Teamstunden und Mitarbeitendendaten, Teamsaldi sowie Kostenstellen- und Dimensionsauswertungen auswerten. Die lohnrelevante Monatskontrolle erfolgt weiterhin in SwissSalary.

Gut zu wissen

  • Stichtagssalden mit Bewegungen aus einem anderen Zeitraum vergleichen — die Kontrolle zeigt Scheinabweichungen.
  • Zeitraum, Filter und Einheit auf den Kontrolllisten weglassen — die Auswertung ist nicht wiederholbar.
  • Absenzen Übersicht oder Absenzenquote ohne SwissSalary Plus starten — die Berichte sind nicht verfügbar.
  • Die Ferienliste ohne Enddatum oder Einheit ausführen — Anspruch und Saldo sind nicht vergleichbar.

Siehe auch