Dokumente archivieren, suchen und mit Barcode kennzeichnen
SwissSalary bietet eine Dokumentenverwaltung mit Archivintegration, Suchfunktion und Barcodeetiketten. Payroll- oder Dokumentenadministration richtet das DMS ein, verwaltet Dokumente über die Dokumentenadministration und erzeugt Barcodeetiketten mit Dokument-IDs für die physische Archivierung – bei der Einführung und laufend bei Archivierung und Etikettendruck.
Voraussetzungen
- Die benötigten Dokumenttypen sind in der Dokumenteinrichtung definiert oder werden im Zuge der DMS-Einrichtung angelegt.
- Für automatische Dokument-IDs und Barcodes ist eine Nummernserie vorgesehen.
- Bei externer Archivierung liegen die Anbindungsdaten des DMS vor.
DMS-Einrichtung konfigurieren
- Öffnen Sie die Seite DMS-Einrichtung.
- Konfigurieren Sie die Felder.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Archivintegration | Aktiviert die Integration mit einem externen Dokumentenmanagementsystem. |
| Nummernserie | Die Nummernserie für die automatische Vergabe von Dokument-IDs. SwissSalary verwendet diese Serie beim Erzeugen von Barcodeetiketten. |
| Factbox anzeigen | Zeigt die Dokumenten-Factbox auf den unterstützten Seiten an. |
- Wählen Sie bei Bedarf die Aktion Dokumenteinrichtung, um die Dokumenttypen zu konfigurieren.
Dokumente suchen und anzeigen
Über die Dokumentenadministration
- Öffnen Sie die Seite Dokumentenadministration vom Mitarbeitenden aus.
- Die Seite zeigt die dem Mitarbeitenden zugeordneten Dokumente mit Beschreibung, Dokument-ID und Datum.
- Verwenden Sie die Aktion Suchen, um Dokumente im DMS zu recherchieren.
- Verwenden Sie die Aktion Anzeigen, um ein bestimmtes Dokument anhand seiner Dokument-ID im DMS aufzurufen.
Über die Dokumentenvorschau
- Öffnen Sie die Seite Dokumentenvorschau.
- Die Seite zeigt die konfigurierten Dokumenttypen mit Code, Beschreibung und Anzahl.
- Dokumenttypen vom Typ Dokument werden in Standardschrift angezeigt, Gruppentypen in fetter Schrift.
Von der Dokumentenvorschau aus stehen folgende Aktionen zur Verfügung:
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Suchen | Recherchiert Dokumente im DMS für den ausgewählten Typ. |
| Dokument | Öffnet die Dokumentenadministration mit dem gewählten Typ als Filter. |
| Erzeugt Barcodeetiketten für den ausgewählten Dokumenttyp. |
Barcodeetiketten erzeugen
Der Bericht Dokument Barcodeetikett erzeugt Etiketten mit Barcode und Dokument-ID für die physische Archivierung.
- Öffnen Sie den Bericht Dokument Barcodeetikett über die Dokumentenvorschau oder direkt.
- Konfigurieren Sie die Optionen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Etikettenformat | Wählen Sie zwischen 90x20mm und 54x17mm. |
| Zusätzliche Etikettenhöhe | Ergänzt die Standardhöhe des Etiketts in Millimetern. Mindestwert: 0. |
- Filtern Sie bei Bedarf nach Dokumenttyp.
- Führen Sie den Bericht aus.
Für jeden Dokumenttyp erzeugt SwissSalary anhand der konfigurierten Nummernserie eine neue Dokument-ID und erstellt einen Eintrag in der Dokumentenverwaltung mit dem Mitarbeitenden, dem Dokumenttyp und dem aktuellen Arbeitsdatum.
Der Barcode wird im Format Code128 kodiert. In der Cloud-Umgebung verwendet SwissSalary die Schriftart IDAutomationHbC128M, lokal die Schriftart Code128bWin.
Hinweis
Im Vorschaumodus zeigt der Bericht den Text «Preview only» an, ohne eine neue Dokument-ID zu vergeben.
Gut zu wissen
- Drucken Sie Barcodes ohne Nummernserie, fehlen belastbare Dokument-IDs – Archiv und Audittrail sind lückenhaft.
- Verwechseln Sie Vorschau mit produktivem Etikettendruck, entsteht keine neue ID; physisches und digitales Dokument passen nicht zusammen.
- Aktivieren Sie Archivintegration ohne abgestimmte DMS-Anbindung und Dokumenttypen, landen Akten am falschen Ort oder gar nicht.
- Suchen Sie in Dokumentenadministration ohne Dokumenttyp-Filter, übersehen Sie Belege und können Nachweise gegenüber Behörden nicht liefern.