Mitarbeitendendokumente im Dossier importieren, ersetzen und exportieren
Das Mitarbeitendendossier in SwissSalary speichert Dokumente wie Arbeitsverträge, Zeugnisse und Bescheinigungen direkt am Mitarbeitendenstamm. Payroll- oder HR-Sachbearbeitung mit Dossier-Zugriff importiert Einzeldokumente, mehrere Dateien oder ZIP-Archive, ersetzt bestehende Dateien, exportiert das Dossier und sendet Dokumente optional an Direct – im laufenden Betrieb und bei Massenimporten.
Voraussetzungen
- Der Mitarbeitende ist angelegt.
- Die gewünschten Dokumenttypen sind auf der Seite Dokumenteinrichtung definiert. Dokumenttypen steuern die Gruppierung und die Anzeige im Dossier.
Einzelne Dokumente importieren
- Öffnen Sie die Personalkarte des Mitarbeitenden.
- Öffnen Sie das Mitarbeitendendossier.
- Navigieren Sie zum gewünschten Dokumenttyp.
- Wählen Sie die Aktion Importieren.
- Wählen Sie eine oder mehrere Dateien.
SwissSalary erstellt für jede importierte Datei einen Dossierposten mit Dateiname, Dateierweiterung, Dateigrösse und dem aktuellen Arbeitsdatum als Erstellungsdatum. Der Ersteller wird automatisch mit dem aktuellen Benutzer befüllt.
ZIP-Archiv importieren
Für den Import mehrerer Dokumente auf einmal verwenden Sie den Bericht Dossier ZIP-Archiv-Import.
- Öffnen Sie den Bericht Dossier ZIP-Archiv-Import.
- Konfigurieren Sie die Optionen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Dateiname | Wählen Sie das ZIP-Archiv über die Assistenzfunktion. Pflichtfeld. |
| Beschreibung | Optionale Beschreibung, die allen importierten Dokumenten zugeordnet wird. |
| Dokumenttyp | Der Dokumenttyp, unter dem die Dateien im Dossier abgelegt werden. Der Typ muss vom Typ Dokument sein (nicht Gruppe). |
| Dateitypfilter | Beschränkt den Import auf bestimmte Dateierweiterungen. |
| Direct | Aktiviert den Versand an SwissSalary Direct. |
| Sichtbar ab | Das Datum, ab dem das Dokument in SwissSalary Direct sichtbar ist. |
| Direct keine Email-Benachrichtigung | Unterdrückt die Benachrichtigung an den Mitarbeitenden. |
- Führen Sie den Import aus.
SwissSalary ordnet die Dateien im Archiv automatisch anhand der Personalnummer im Dateinamen den Mitarbeitenden zu. Nach dem Import zeigt SwissSalary die Anzahl der erfolgreich importierten Dokumente an.
Hinweis
Sie müssen ein ZIP-Archiv auswählen, bevor Sie den Import starten. Ohne Archiv bricht der Vorgang mit einer Fehlermeldung ab.
Dokumente öffnen und ersetzen
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Öffnen | Öffnet das ausgewählte Dokument in der zugehörigen Anwendung. Tastenkombination: Alt+Eingabe. |
| Ersetzen | Ersetzt die bestehende Datei durch eine neue Version. SwissSalary erhöht die Versionsnr. automatisch. |
Dossier exportieren
Einzelnes Dokument exportieren
- Markieren Sie den Dossierposten.
- Wählen Sie die Aktion Exportieren.
- Speichern Sie die Datei.
Mehrere Dokumente oder ganzes Dossier exportieren
- Öffnen Sie den Bericht Dossier ZIP-Export.
- Filtern Sie nach Dokumenttyp und Mitarbeitender.
- Führen Sie den Export aus.
SwissSalary erzeugt ein ZIP-Archiv mit den gefilterten Dokumenten.
An SwissSalary Direct senden
Wenn SwissSalary Direct aktiv ist, können Sie einzelne Dokumente direkt an den Mitarbeitenden übermitteln:
- Markieren Sie einen oder mehrere Dossierposten.
- Wählen Sie die Aktion Mit Direct senden.
Im Mitarbeitendenportal können Mitarbeitende bereitgestellte Dokumente lesen und herunterladen sowie eigene Dokumente an den Arbeitgeber senden. Die anschliessende Synchronisierung der Portaländerungen ist ein separater Integrationsprozess.
Hinweis
SwissSalary Direct akzeptiert Dateien bis maximal 7,25 MB. Grössere Dateien können nicht übertragen werden.
Dossier kontrollieren
Prüfen Sie regelmässig:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Status | Zeigt den Bearbeitungsstatus des Dokuments. |
| Privat | Kennzeichnet das Dokument als vertraulich. |
| Schreibgeschützt | Verhindert Änderungen am Dokument. |
| Versionsnr. | Zeigt die aktuelle Version nach dem Ersetzen. |
| Ablaufdatum | Zeigt das Ablaufdatum, sofern hinterlegt. |
| Dateigrösse | Zeigt die Dateigrösse des gespeicherten Dokuments. |
Gut zu wissen
- Starten Sie den ZIP-Import ohne Archiv, bricht der Vorgang ab – Personalakten bleiben unvollständig.
- Wählen Sie einen Gruppentyp statt Dokumenttyp Dokument, landet die Datei nicht im Dossier und fehlt bei Prüfungen.
- Fehlt die Personalnummer im Dateinamen beim Massenimport, ordnen Sie Belege niemandem zu; Nachweise sind nicht auffindbar.
- Senden Sie Dateien über 7,25 MB an SwissSalary Direct, scheitert die Übertragung – Mitarbeitende sehen das Dokument nicht.
- Ersetzen Sie Dateien ohne Versionsnr., Privat und Schreibgeschützt, gefährden Sie Vertraulichkeit und die Nachvollziehbarkeit der Akte.