Word-Vorlagen und Serienbriefe für Mitarbeitende erstellen
Mit Word-Vorlagen erstellt die Payroll- oder HR-Sachbearbeitung standardisierte Dokumente wie Lohnbestätigungen, Arbeitsverträge oder Zirkulare und befüllt sie automatisch mit Mitarbeitendendaten. SwissSalary unterstützt sprachabhängige Vorlagen und legt das erzeugte Dokument auf Wunsch direkt im Mitarbeitendendossier ab – nach Definition der Dokumenttypen, vor dem ersten Serienbrieflauf und bei neuen Standardschreiben.
Voraussetzungen
- Microsoft Word ist verfügbar (für das Erstellen und Bearbeiten von Vorlagen).
- Die gewünschten Dokumenttypen sind in der Dokumenteinrichtung definiert.
- Eine Nummernserie ist den Dokumenttypen zugeordnet, wenn Dokumente automatisch nummeriert werden sollen.
Vorlage einrichten
- Öffnen Sie die Seite Mitarbeiter Vorlagen Einrichtung.
- Erstellen Sie einen neuen Eintrag.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | Eindeutiger Code der Vorlage. |
| Beschreibung | Beschreibender Name der Vorlage. |
| Seriendruckcode | Der Code für die Serienbrieffunktion. |
| Anhang (Word) | Zeigt an, ob eine Word-Datei hinterlegt ist. Dieses Feld ist nicht direkt editierbar. |
| Dokumenttyp | Der Dokumenttyp, unter dem erzeugte Dokumente im Dossier abgelegt werden. |
| Dokumentnummernserie | Die Nummernserie für die automatische Vergabe von Dokumentnummern. |
- Verwenden Sie die Aktionen im Bereich Word-Anhang, um die Vorlage zu verwalten.
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Erstellen | Erstellt eine neue Word-Vorlage mit den verfügbaren Seriendruckfeldern. |
| Öffnen | Öffnet die hinterlegte Vorlage in Word zur Bearbeitung. |
| Importieren | Importiert eine vorhandene Word-Datei als Vorlage. |
| Exportieren | Exportiert die hinterlegte Vorlage als Datei. |
| Entfernen | Entfernt die hinterlegte Vorlage nach Bestätigung. |
Hinweis
Beim Erstellen einer neuen Vorlage fügt SwissSalary automatisch die verfügbaren Seriendruckfelder ein. Wenn Sie eine bestehende Vorlage importieren, muss sie im Format .doc oder .docx vorliegen.
Sprachabhängige Vorlagen pflegen
- Wählen Sie auf der Vorlage die Aktion Sprachen.
- Die Seite Personal Dossier Vorlagen Sprache öffnet sich.
- Erfassen Sie pro Sprache eine Zeile.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Sprache | Der Sprachcode für diese Variante. |
| Seriendruckcode | Der Seriendruckcode für die sprachspezifische Vorlage. |
| Anhang (Word) | Zeigt an, ob eine sprachspezifische Vorlage hinterlegt ist. |
- Verwenden Sie dieselben Aktionen (Erstellen, Öffnen, Importieren, Exportieren, Entfernen) wie bei der Hauptvorlage.
SwissSalary verwendet beim Erzeugen eines Serienbriefs die Vorlage, die dem Sprachcode des Mitarbeitenden entspricht. Wenn keine sprachspezifische Vorlage vorhanden ist, verwendet SwissSalary die Standardvorlage.
Serienbrief erzeugen
- Öffnen Sie die Personalkarte des Mitarbeitenden.
- Öffnen Sie das Mitarbeitendendossier.
- Wählen Sie die Aktion Serienbrief.
SwissSalary befüllt die Seriendruckfelder mit den aktuellen Mitarbeitendendaten und erzeugt das Dokument. Das Ergebnis wird als Dossierposten unter dem konfigurierten Dokumenttyp abgelegt.
Wichtig
Wenn keine Vorlage eingerichtet ist, fragt SwissSalary, ob Sie die Vorlageneinrichtung jetzt öffnen möchten. Richten Sie mindestens eine Vorlage ein, bevor Sie Serienbriefe erzeugen.
Seriendruckfelder festlegen
Der Seriendruckcode bestimmt, welche Felder SwissSalary in der Word-Vorlage bereitstellt. Sie können Felder aus folgenden Datenquellen zuordnen:
- Mitarbeitendenstamm
- Firmeninformationen
- Benutzer
SwissSalary ergänzt für Mitarbeitende und Firmeninformationen je ein mehrzeiliges Adressfeld. Bei verknüpften Feldern kann die Serienbrieffunktion auch den Wert aus der referenzierten Tabelle verwenden. Referenzierte Tabellen mit mehr als einem Feld im Primärschlüssel werden nicht unterstützt.
Gut zu wissen
- Starten Sie Serienbrief ohne Vorlage, entsteht kein Schreiben – Verträge und Mitteilungen erreichen die Mitarbeitenden nicht.
- Fehlt die Sprachvariante, greift die Standardvorlage; Mitarbeitende erhalten Dokumente in der falschen Sprache.
- Importieren Sie Vorlagen nicht als .doc/.docx, scheitert der Import und der Seriendruck bleibt blockiert.
- Erwarten Sie Felder aus Tabellen mit zusammengesetztem Schlüssel, bleiben Platzhalter leer – Beträge und Adressen fehlen im Brief.
- Lassen Sie Dokumenttyp und Nummernserie an der Vorlage weg, ist die Ablage im Dossier unvollständig und nicht revisionssicher.