Table of Contents

Mitarbeitendendimensionen verwalten

Mit Mitarbeitendendimensionen verteilen Sie Lohnkosten auf Dimensionswerte wie Kostenstellen. Pflegen Sie datierte Dimensions- und Kostenstellenaufteilungen am Mitarbeitenden, stimmen Sie die Dimensionswerte mit Controlling und Finanzen ab, und prüfen Sie nach dem Lohnlauf die gebuchten Personaldimensionen. SwissSalary übernimmt die für die Abrechnungsperiode gültigen Zeilen in den Lohnlauf – relevant bei Neueintritt, Kostenstellenwechsel und vor Lohnläufen mit verteilter Kontierung.

Voraussetzungen

  • Die Dimensionen und Dimensionswerte sind in Business Central unter Dimensionen > Dimensionswerte eingerichtet.
  • Die verwendeten Dimensionswerte sind nicht gesperrt.
  • Die Finanz- und Kostenrechnungskontierung ist eingerichtet.

Dimensionen erfassen

  1. Öffnen Sie den Mitarbeitenden und wählen Sie Mitarbeiterdimensionen.
  2. Wählen Sie im Feld Dimension den Dimensionscode.
  3. Erfassen Sie je Aufteilungszeile:
    • Dimensionswert
    • Anteil
    • Gültig von
    • Gültig bis
    • Beschreibung
  4. Prüfen Sie unten auf der Seite das Feld Total.

Das Feld Anteil kann erst erfasst werden, wenn ein Dimensionswert vorhanden ist. Gültig bis darf nicht vor Gültig von liegen.

Wichtig

Das Feld Total summiert die am Arbeitsdatum gültigen Zeilen der ausgewählten Dimension. Prüfen Sie deshalb zusätzlich, ob die Gültigkeitsdaten die gewünschte Lohnperiode abdecken.

Kostenstellen aufteilen

Erfassen Sie für eine prozentuale Aufteilung mehrere Zeilen derselben Dimension. Beispiel:

Dimensionswert Anteil
KST-VERKAUF 60
KST-SERVICE 40
Total 100

Verwenden Sie in Ihrem Mandanten eine einheitliche Anteilsbasis. Kontrollieren Sie vor dem Lohnlauf, dass die für die Periode gültigen Zeilen zusammen die beabsichtigte Verteilung ergeben.

Gültigkeitswechsel verwalten

Wenn sich die Aufteilung ändert:

  1. Begrenzen Sie die bisherigen Zeilen mit Gültig bis.
  2. Erstellen Sie neue Zeilen mit dem folgenden Gültig von.
  3. Vermeiden Sie unbeabsichtigte Lücken oder Überschneidungen.
  4. Prüfen Sie das Total mit einem Arbeitsdatum innerhalb der neuen Gültigkeit.

SwissSalary übernimmt alle Zeilen, deren Gültigkeit die Abrechnungsperiode überschneidet. Bei Änderungen innerhalb eines Monats müssen Sie deshalb besonders prüfen, ob das erwartete Ergebnis entsteht.

Warnung

Löschen Sie historische Aufteilungen nicht, wenn sie für die Nachvollziehbarkeit benötigt werden. Begrenzen Sie deren Gültigkeit und erfassen Sie eine neue Verteilung.

Vorlagen verwenden

In Mitarbeitendenvorlagen können Sie Mitarbeiterdimension Vorlagen hinterlegen:

  1. Wählen Sie den Dimensionscode.
  2. Erfassen Sie Dimensionswert, Anteil, Gültigkeitsdaten und Beschreibung.
  3. Prüfen Sie das Total.
  4. Verwenden Sie die Vorlage beim Erstellen neuer Mitarbeitender.

Die Vorlagenseite zeigt standardmässig die erste globale Dimension. Wechseln Sie bei Bedarf zur gewünschten Dimension.

Journaldimensionen berücksichtigen

Journalzeilen können eine eigene Kostenstelle oder einen eigenen Kostenträger enthalten. Kontrollieren Sie deshalb bei Abweichungen:

  • ob die Dimension bereits auf der Journalzeile vorgegeben ist;
  • ob die Mitarbeitendenaufteilung für die Periode gültig ist;
  • ob Buchungsmatrix oder Dimensionsmatrix einen Dimensionswert vorgibt;
  • ob der Betrag ohne Dimensionswert auf vorhandene gebuchte Mitarbeitendendimensionen verteilt wird.

Wenn kein verteilter Gesamtwert vorhanden ist, kann SwissSalary eine Kontierungsfehlermeldung für den Mitarbeitenden ausgeben.

Buchungsschlüssel Verbuchung

Wenn Sie Bewegungsdaten im Rapportierungsjournal oder über Lohnteile direkt auf eine Kostenstelle erfassen, entsteht ein Buchungsschlüssel. Auf der Lohnartenkarte legen Sie im Register Dimensionen je Lohnart fest, wie SwissSalary Buchungsschlüssel und Personaldimensionen bei der Kostenverteilung berücksichtigt.

Kostenverteilung je Lohnart festlegen

  1. Öffnen Sie den Lohnartenstamm und die gewünschte Lohnartenkarte.

  2. Wählen Sie im Register Dimensionen im Feld Buchungsschlüssel Verbuchung die Verteilungslogik:

    Option Wirkung
    Standard (alle) Vorgabewert. SwissSalary verteilt die Kosten anteilsmässig auf die Personaldimensionen und die Buchungsschlüssel.
    Personaldimensionen SwissSalary verteilt die Kosten ausschliesslich auf die beim Mitarbeitenden hinterlegten Personaldimensionen. Buchungsschlüssel werden nicht berücksichtigt.
    Buchungsschlüssel SwissSalary verteilt die Kosten ausschliesslich auf die Buchungsschlüssel. Die Personaldimensionen werden nicht berücksichtigt.

  3. Legen Sie im Feld Buchungsschlüssel Kostenstelle fest, ob Anzahl oder Betrag der erfassten Zeilen für die Aufteilung massgebend ist.

Beispiel: Für eine Lohnart werden CHF 800 verteilt. Beim Mitarbeitenden sind Kostenstelle A mit 1 Teil und Kostenstelle B mit 2 Teilen als Personaldimensionen hinterlegt. Zusätzlich werden 5 Teile über einen Buchungsschlüssel auf Kostenstelle C erfasst.

Kostenstelle Teile Standard (alle) Personaldimensionen Buchungsschlüssel
A (Personaldimension) 1 CHF 100.00 CHF 266.67 CHF 0.00
B (Personaldimension) 2 CHF 200.00 CHF 533.33 CHF 0.00
C (Buchungsschlüssel) 5 CHF 500.00 CHF 0.00 CHF 800.00
Hinweis

Der Buchungsschlüssel erscheint auch bei der Option Personaldimensionen in den gebuchten Personaldimensionen. Für die Verteilung der Kosten dieser Lohnart wird er jedoch nicht berücksichtigt.

Kostenträger als Pflichtangabe festlegen

Wählen Sie auf der Lohnartenkarte im Feld Kostenträger Buchung die Option Code notwendig, wenn bei der Erfassung im Rapportierungsjournal und in den Lohnteilen zwingend ein Kostenträger angegeben werden muss.

Stundensatz mit dem KST Teiler berechnen

Mit dem KST Teiler kennzeichnen Sie die Arbeits- und Absenzstunden-Lohnarten, die den Kostenstellenteiler bilden. SwissSalary teilt die Summe der Lohnarten mit aktivierter KST Aufteilung durch die Stunden der Lohnarten mit einer Zuweisung im KST Teiler. Daraus ergibt sich jeden Monat ein neu berechneter Stundensatz für die Kostenrechnung. Die Arbeits- und Absenzstunden werden deshalb nicht mit dem Lohnansatz der Personalkarte, sondern mit diesem Stundensatz verbucht.

Option Wirkung
(leer) Keine Zuweisung.
positiv Die Stunden fliessen positiv in die Berechnung ein.
Vorzeichen ändern Die Stunden fliessen negativ in die Berechnung ein, zum Beispiel beim Einbezug von Überstunden.

Gebuchte Dimensionen kontrollieren

Nach dem Lohnlauf:

  1. Öffnen Sie den Lohnlauf oder einen Lohnposten.
  2. Wählen Sie Dimensionen.
  3. Prüfen Sie auf Gebuchte Personaldimensionen:
    • Personalnr.
    • Lohnlaufnummer
    • Dimension
    • Dimensionswert
    • Buchungsart
    • Anteil
    • Beschreibung
  4. Vergleichen Sie die gespeicherten Werte mit der zum Abrechnungszeitraum gültigen Einrichtung.

Die gebuchten Personaldimensionen sind der Nachweis dafür, welche Aufteilung SwissSalary im konkreten Lohnlauf verwendet hat.

Die gebuchten Dimensionen können Sie zudem beim gebuchten Lohnlauf unter Berichte mit dem Bericht FIBU-Buchungsjournal und der Auswahl Layout = Dimension kontrollieren.

EasyRapport verwendet Dimensionen in einem angrenzenden Rapportierungsprozess: Dort werden Rapportarten, Dimensionen und Gruppenzeilen bereitgestellt, Kostenstellen visiert und Dimensionsauswertungen erstellt. Die lohnwirksame Mitarbeitendenaufteilung und deren Kontrolle bleiben in SwissSalary.

Gut zu wissen

  • Lesen Sie nur Total am Arbeitsdatum, übersehen Sie periodenfremde Zeilen – Kostenstellen im Lohnlauf weichen vom Monatsbild ab.
  • Löschen Sie historische Aufteilungen statt Gültig bis, verlieren Sie die Nachvollziehbarkeit und riskieren Überlappungen in gebuchten Perioden.
  • Wechseln Sie Gültigkeiten untermonatig ohne Prüfung, übernimmt der Lohnlauf alle überschneidenden Zeilen und splittet Personalkosten falsch.
  • Setzen Sie Journaldimension, Buchungsmatrix und Mitarbeitendenaufteilung parallel ohne klare Quelle, kontiert derselbe Lohn mehrfach oder gar nicht.
  • Nutzen Sie gesperrte Dimensionswerte oder uneinheitliche Anteilsbasen, scheitert die Buchung oder die KORE wird unvergleichbar.

Siehe auch