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Gebuchte Lohnläufe mit Fibu und KORE abstimmen

Nach der Buchung kontrollieren Sie die Übertragung eines Lohnlaufs mit FIBU-Buchungsjournal und KORE-Buchungsjournal. Stimmen Sie Soll und Haben ab und verfolgen Sie Abweichungen auf Konto, Dimension, Mitarbeitenden oder Lohnart zurück.

Voraussetzungen

  • Der Lohnlauf hat den Status Gebucht.
  • Das Buchungsdatum und die Finanzperiode sind bekannt.
  • Sie haben Zugriff auf die gebuchten Finanz- und Kostenrechnungsposten.
  • Buchungsgruppen, Buchungsmatrix und Dimensionen sind dokumentiert.

FIBU-Buchungsjournal erstellen

  1. Öffnen Sie Lohnläufe und wechseln Sie zu den gebuchten Lohnläufen.
  2. Wählen Sie den abzustimmenden Lohnlauf.
  3. Wählen Sie Drucken > FIBU-Buchungsjournal.
  4. Prüfen Sie Lohnlaufnummer und Abrechnungsdatum.
  5. Wählen Sie unter Layout:
    • Konto
    • Dimension
    • Mitarbeiter
    • Lohnart
  6. Erfassen Sie bei Bedarf einen Mitarbeiterfilter.
  7. Entscheiden Sie, ob Rückstellung Zeitsalden einbezogen wird.
  8. Exportieren Sie bei Bedarf nach Excel.

Beginnen Sie mit dem Layout Konto. Verwenden Sie danach Dimension, Mitarbeiter oder Lohnart, um eine Differenz einzugrenzen.

Informationen zur Herkunft und Gegenbuchung dieser Beträge finden Sie unter Rückstellungen für Ferien- und Zeitsalden einrichten.

KORE-Buchungsjournal erstellen

Wenn die Kostenrechnung verwendet wird:

  1. Wählen Sie auf demselben Lohnlauf Drucken > KORE-Buchungsjournal.
  2. Prüfen Sie Lohnlaufnummer und Abrechnungsdatum.
  3. Wählen Sie Mit Details, wenn Sie die Kostenarten je Buchungsbestandteil benötigen.
  4. Prüfen Sie Soll, Haben und Total je Kostenart.

Summen abstimmen

Kontrollieren Sie in dieser Reihenfolge:

  1. Soll und Haben im FIBU-Buchungsjournal.
  2. Gesamttotal gegen die gebuchten Finanzposten.
  3. Konten und Gegenkonten gegen die Buchungsmatrix.
  4. Dimensionssummen gegen Kostenstellen und Kostenrechnung.
  5. KORE-Soll und -Haben gegen die gebuchten Kostenposten.
  6. Auffällige Beträge gegen Lohnarten- und Mitarbeitendenlayout.
Wichtig

Verwenden Sie für alle Vergleichslisten dieselbe Lohnlaufnummer. Das Abrechnungsdatum beschreibt den Lohnlauf; das Buchungsdatum bestimmt die Finanzperiode.

Fehlerquelle eingrenzen

Beobachtung Prüfen Sie
Falsches Fibu-Konto Konto Nr. und Gegenkonto Nr. der Lohnart beziehungsweise der Buchungsmatrix für die Buchungsgruppe
Fehlende Kontierung Verwendete Lohnart, Mitarbeitenden-Buchungsgruppe und Matrixzeile
Falsche Kostenart Kostenart Soll Nr. und Kostenart Haben Nr.
Falsche Kostenstelle oder falscher Kostenträger Dimensionsmatrix, Mitarbeitendendimensionen und Journaldimensionen
Differenz nur bei einzelnen Mitarbeitenden Mitarbeitendenlayout, Lohnposten und gebuchte Personaldimensionen
Differenz nur bei einzelnen Lohnarten Lohnartenlayout und Kontierung der Lohnart

Öffnen Sie auf dem Lohnposten bei Bedarf Dimensionen, um die für den Lohnlauf gespeicherten Personaldimensionen zu prüfen.

Warnung

Ändern Sie einen gebuchten Lohnlauf nicht nachträglich. Legen Sie für festgestellte Fehler einen abgestimmten Korrekturprozess in Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung fest.

Abstimmung dokumentieren

Dokumentieren Sie:

  • Lohnlaufnummer;
  • Abrechnungs- und Buchungsdatum;
  • Summen Fibu und KORE;
  • verwendete Layouts und Filter;
  • erklärte Differenzen;
  • erforderliche Korrekturbuchungen;
  • prüfende und freigebende Person.

Gut zu wissen

  • Vergleichslisten mit gemischten Lohnlaufnummern oder Abrechnungsdatum statt Buchungsdatum fahren — Fibu und Lohn passen scheinbar nicht zusammen.
  • Gebuchte Lohnläufe nachträglich «korrigieren» — Korrekturen müssen abgestimmt in Lohn und Fibu laufen.
  • Neu buchen, bevor Sie die Abweichung auf Konto, Dimension, Person und Lohnart eingrenzen — Sie erzeugen zusätzliche Differenzen.

Siehe auch