Table of Contents

Buchungsgruppen und Kontierung einrichten

Buchungsgruppen erlauben unterschiedliche Fibu- und KORE-Kontierungen derselben Lohnart für verschiedene Mitarbeitendengruppen. Richten Sie Konten, Gegenkonten, Kostenarten und Kostenstellenmatrizen gemeinsam mit Finanz- und Kostenrechnung ein – bevor Sie den ersten definitiven Lohnlauf buchen und erneut bei jeder Kontierungs- oder Dimensionsänderung.

Voraussetzungen

  • Der Kontenplan ist eingerichtet.
  • Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger sind vorhanden, wenn Sie Kostenrechnung verwenden.
  • Die benötigten Lohnarten sind eingerichtet.
  • Die Mitarbeitenden können einer Buchungsgruppe zugeordnet werden.

Buchungsgruppen anlegen

  1. Öffnen Sie Buchungsgruppen über die Personalkarte im Register Arbeitsstelle.
  2. Erfassen Sie einen eindeutigen Code.
  3. Erfassen Sie eine aussagekräftige Beschreibung.
  4. Ordnen Sie die Buchungsgruppe den betreffenden Mitarbeitenden zu.
Wichtig

Eine Buchungsgruppe mit vorhandenen Kontierungen sollte nicht gelöscht werden. SwissSalary weist beim Löschen darauf hin, dass Kontozuordnungen vorhanden sind.

Fibu-Konten zuordnen

  1. Öffnen Sie den Lohnartenstamm.
  2. Wählen Sie auf der Lohnartenkarte unter Zugehörig Konto > Finanzbuchhaltung.
  3. Erfassen Sie je verwendeter Lohnartnr.:
    • Konto Nr.
    • Gegenkonto Nr.
  4. Prüfen Sie, dass die Konten im Kontenplan vorhanden und für die vorgesehene Buchung geeignet sind.

Die Buchungsmatrix kann die Kontierung einer Lohnart für eine Buchungsgruppe überschreiben. Ist in der Matrix kein abweichender Wert vorhanden, verwendet SwissSalary die Kontierung der Lohnart.

Hinweis

Der Lohnlauf prüft, ob die angegebenen Fibu-Konten vorhanden sind. Fehlende Konten verhindern eine korrekte Verarbeitung.

Kostenarten zuordnen

Wenn Sie Kostenrechnung verwenden:

  1. Öffnen Sie den Lohnartenstamm.
  2. Wählen Sie auf der Lohnartenkarte unter Zugehörig Konto > Kostenrechnung.
  3. Erfassen Sie je Lohnart:
    • Kostenart Soll Nr.
    • Kostenart Haben Nr.
  4. Kontrollieren Sie, dass beide Kostenarten vorhanden sind.

Ob Kostenarten nach Buchungsgruppe oder Lohnklasse ermittelt werden, hängt von den Lohnstammdaten ab. Verwenden Sie die in Ihrem Mandanten festgelegte Methode durchgängig.

Kostenstellenmatrix ergänzen

  1. Wählen Sie auf der Lohnart unter Zugehörig Dimension > Kostenstelle oder Kostenträger.
  2. Erfassen Sie die benötigten Kombinationen aus Lohnart und Buchungsgruppe.
  3. Hinterlegen Sie je nach Modul:
    • Kostenstelle Belastung
    • Kostenstelle belasten FIBU
  4. Prüfen Sie, dass die Dimensionswerte nicht gesperrt sind.

Die Buchungsmatrix unterscheidet die Module Fibu und Kostenrechnung sowie die Typen Kostenstelle, Konto und Kostenträger.

FIBU Buchungsposten prüfen

  1. Wählen Sie einen repräsentativen Mitarbeitenden je Buchungsgruppe.
  2. Führen Sie einen Testlohnlauf mit den typischen Lohnarten aus.
  3. Kontrollieren Sie die erzeugten Lohnposten:
    • Konto und Gegenkonto;
    • Kostenart Soll und Haben;
    • Kostenstelle und Kostenträger;
    • Buchungsgruppe.
  4. Erstellen Sie für einen kontrollierten definitiven Lohnlauf das FIBU-Buchungsjournal und gegebenenfalls das KORE-Buchungsjournal.
  5. Stimmen Sie Soll, Haben und Dimensionen ab, bevor Sie produktiv buchen.
Warnung

Testen Sie Kontierungsänderungen nicht erstmals mit einem produktiven, bereits freigegebenen Lohnlauf. Eine falsche Matrix kann alle Mitarbeitenden derselben Buchungsgruppe betreffen.

Änderungen verwalten

Bei Änderungen:

  • dokumentieren Sie den fachlichen Grund und das Gültigkeitsdatum;
  • prüfen Sie alle betroffenen Lohnarten und Buchungsgruppen;
  • führen Sie erneut einen repräsentativen Testlauf aus;
  • kontrollieren Sie Fibu und KORE getrennt;
  • ändern Sie gebuchte Lohnposten nicht direkt.

Gut zu wissen

  • Löschen Sie eine Buchungsgruppe mit bestehenden Kontierungen, reissen Sie die Kontozuordnung – offene Lohnläufe lassen sich nicht mehr buchen.
  • Belassen Sie fehlende Fibu-Konten in der Matrix, scheitert die Verarbeitung und der Lohnlauf bleibt ungebucht.
  • Testen Sie Kontierungsänderungen erst am freigegebenen Produktivlauf, treffen falsche Konten alle Mitarbeitenden der Gruppe.
  • «Reparieren» Sie gebuchte Lohnposten statt Einrichtung und Testlauf, riskieren Sie inkonsistente Nachbuchungen und Audit-Befunde.

Siehe auch