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Lohnbuchungen an externe Finanzsysteme übergeben

Wenn Ihre Finanzbuchhaltung nicht in Business Central geführt wird, übergeben Payroll und Finanzbuchhaltung gebuchte Lohnläufe je Abrechnungskreis über die Finanzbuchungsschnittstelle an externe Finanzformate und stimmen sie ab. SwissSalary unterstützt verschiedene Zielsysteme über eine erweiterbare Schnittstellenarchitektur – nach dem Buchen des Lohnlaufs, wenn die Fibu ausserhalb von Business Central liegt.

Voraussetzungen

  • Der Lohnlauf ist gebucht.
  • Das Zielsystem ist auf dem Abrechnungskreis konfiguriert.
  • Die Lohnarten haben gültige Soll- und Habenkonten hinterlegt.

Unterstützte Zielsysteme

SwissSalary liefert folgende Schnittstellenformate:

Zielsystem Beschreibung
Dynamics NAV Export im Business-Central-/NAV-Buchblattformat.
SAP (Excel) Excel-Export im SAP-kompatiblen Format.
Dynamics AX Export für Microsoft Dynamics AX.
Infoniqa ONE 50 Export für Sage 50 / Infoniqa ONE 50.
Abacus Export für Abacus.
JD Edwards Export für JD Edwards.
SAP Business ByDesign Export für SAP Business ByDesign.
SAP Business One Export für SAP Business One.
Infoniqa ONE 200 Export für Sage 200 / Infoniqa ONE 200.
IFS Financials Export für IFS Financials.
SAP Business One (Excel) Excel-Export für SAP Business One.
Custom (Text) Frei definierbares Textformat.

Zielsystem einrichten

  1. Öffnen Sie den gewünschten Abrechnungskreis.
  2. Wählen Sie im Feld Zielsystem das externe Finanzsystem.
  3. Erfassen Sie im Feld Firmennummer die Mandantenkennung im Zielsystem.
Hinweis

Die Einstellung gilt pro Abrechnungskreis. Sie können für verschiedene Kreise unterschiedliche Zielsysteme verwenden.

Einen gebuchten Lohnlauf übergeben

  1. Öffnen Sie die Seite Lohnläufe und wählen Sie den gebuchten Lohnlauf.
  2. Starten Sie die Aktion zur Finanzbuchungsübergabe.
  3. SwissSalary erzeugt die Exportdatei gemäss dem konfigurierten Zielsystem.

Der Export verwendet die auf den Lohnarten hinterlegten Konten (Sollkonto und Habenkonto) sowie die Dimensionen aus dem gebuchten Lohnlauf.

Exportergebnis kontrollieren

  1. Prüfen Sie die erzeugte Datei auf Vollständigkeit.
  2. Öffnen Sie den Bericht Fibubuchungsprotokoll, um die exportierten Buchungszeilen mit dem Lohnlauf abzustimmen.
  3. Importieren Sie die Datei in Ihr externes Finanzsystem und führen Sie dort die Abstimmung durch.
Wichtig

Kontrollieren Sie nach jeder Übergabe, dass die Summen im Zielsystem mit den Summen im Fibubuchungsprotokoll übereinstimmen. Differenzen deuten auf fehlende Kontenzuordnungen oder Rundungsabweichungen hin.

Benutzerdefiniertes Textformat

Wenn keines der Standardformate passt, wählen Sie Benutzerdefiniert (Text). In diesem Modus können Sie die Exportstruktur individuell konfigurieren.

Gut zu wissen

  • Starten Sie die Übergabe vor dem Buchen, fehlt die Voraussetzung – externe Finanzen erhalten keine Lohnbuchung.
  • Fehlen Zielsystem oder Firmennummer am Abrechnungskreis bzw. passen nicht, landen Buchungen in der falschen Firma oder gar nicht.
  • Exportieren Sie Lohnarten ohne gültige Soll-/Habenkonten, bleiben Kosten und Verbindlichkeiten im Zielsystem unvollständig.
  • Prüfen Sie Summen nicht gegen das Fibubuchungsprotokoll, bleiben Kontolücken und Rundungen unbemerkt und verfälschen den Abschluss.
  • Nehmen Sie ein Zielsystem für alle Kreise an, obwohl die Einstellung pro Kreis gilt – einzelne Organisationen fehlen in der Übergabe.

Siehe auch