Abrechnungskreise für getrennte Lohnprozesse einrichten
Abrechnungskreise trennen Ihre Lohnverarbeitung in unabhängige Einheiten. Jeder Kreis definiert eigene Verantwortliche, Bankverbindungen, Journale und Abrechnungsregeln – so können Sie beispielsweise Geschäftsleitung, Stundenlohn und Monatslohn getrennt abrechnen. Die Payroll-Administration legt die Kreise an, setzt Akonto- und Druckregeln, ordnet Mitarbeitende zu und stimmt Bank- und Journalzuordnung mit Finanzen ab – bei der Grundeinführung und wenn Sie Lohnprozesse organisatorisch trennen oder erweitern.
Voraussetzungen
- Mindestens ein Bankkonto ist in den Lohn-Bankverbindungen eingerichtet.
- Ein Lohnjournal (Journalstapel) ist vorhanden.
- Die gewünschte Organisationsstruktur steht fest.
Einen Abrechnungskreis anlegen
- Öffnen Sie die Seite Abrechnungskreis.
- Geben Sie einen Code (maximal 6 Zeichen) und eine Beschreibung ein.
- Erfassen Sie im Inforegister Allgemein die Kontaktdaten:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Sachbearbeiter | Name der operativ zuständigen Person. |
| Telefon Sachbearbeiter | Telefonnummer der operativ zuständigen Person. |
| Sachbearbeiter E-Mail | E-Mail-Adresse der operativ zuständigen Person. |
| Verantwortlicher | Name der verantwortlichen Person (erscheint auf der Lohnmeldung). |
| Telefon Verantwortlicher | Telefonnummer der verantwortlichen Person. |
| Verantwortlicher E-Mail | E-Mail-Adresse der verantwortlichen Person. |
- Wählen Sie im Feld Bankkonto die zugehörige Lohn-Bankverbindung.
- Wählen Sie im Feld Bankzahlungsart zwischen Standard, Lohn und Übrige.
- Hinterlegen Sie im Feld System-Journal den Journalstapel für automatisch erzeugte Zeilen.
- Wählen Sie die Lohnabrechnungsregion (Schweiz, Liechtenstein oder Andere).
Hinweis
Abrechnungskreise mit der Lohnabrechnungsregion Andere werden von Swissdec-ELM-Meldungen ausgeschlossen.
Akontomethode und Akontostatus
Im Feld Akontomethode legen Sie fest, wie Akontolöhne im Abrechnungskreis behandelt werden:
| Option | Wirkung |
|---|---|
| Standard (2 Zahlungen) | Akonto und Restlohn werden als zwei separate Zahlungen im selben Monat verarbeitet. |
| Postenübertrag auf Folgemonat | Die Akontoposten werden in den Folgemonat übertragen. |
| Saldoübertrag auf Folgemonat | Der Saldo wird als Einzelbetrag in den Folgemonat übertragen. |
Wichtig
Die Akontomethode kann nicht geändert werden, solange ungebuchte Lohnläufe für diesen Abrechnungskreis existieren.
Drucksalden auf der Lohnabrechnung
Im Inforegister Druckausgabe Lohnabrechnung legen Sie fest, welche Zeitsalden auf der Lohnabrechnung erscheinen. Für jede Zeitart (z. B. Ferien, Überzeit, Gleitzeit) können Sie wählen:
- Leer: Standardverhalten
- Unterdrücken: Saldo wird nicht gedruckt
- Immer: Saldo wird unabhängig vom Wert gedruckt
Zusätzlich definieren Sie die Einheit (Tage oder Stunden) pro Zeitart.
Abrechnungskreis vervollständigen
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Adresscode | Kontaktadresse für den Abrechnungskreis. |
| Periodenbeginn Tag | Abweichender Starttag der Abrechnungsperiode (1–28, 0 = Standard). |
| BVG-Code | Standardmässige BVG-Versicherungsart für neue Mitarbeitende im Kreis. |
| Primär BVG bis Quartär BVG | Bis zu vier BVG-Verträge, die dem Kreis zugeordnet sind. |
| Lohncode | Vorgabewert für den Lohncode (Gehalt, Monatslohn, Stundenlohn, Akkordlohn, Monatslohn LMV). Die Lohnart darf nur beim Monatslohn auf der Personalkarte erfasst werden. Beim Stundenlohn bleibt das Feld Lohnart immer leer. |
| Lohnart-Nr. | Basislohnart für den Abrechnungskreis. |
| Absenzen Anspruch | Standardanspruchsmodell. |
| Sozialkostengruppe | Zugeordnete Sozialkostengruppe. |
| ARGE Zugriff-Level | Zugriffsstufe für Konsortium-Funktionen (S1–S5). |
Finanz Schnittstelle
Hinterlegen Sie im Inforegister Finanz Schnittstelle eine externe Schnittstelle für die FIBU-Verbuchung. Es stehen Ihnen diverse Standardschnittstellen zur Verfügung. Erfassen Sie hier ebenfalls die Unternehmensnr. im externen Finanzsystem. Weitere Informationen finden Sie unter Lohnbuchungen an externe Finanzsysteme übergeben.
Einen Abrechnungskreis kopieren
Wenn Sie einen ähnlichen Abrechnungskreis benötigen, können Sie einen bestehenden kopieren:
- Öffnen Sie den Quell-Abrechnungskreis.
- Wählen Sie die Aktion Abrechnungskreis kopieren.
- Geben Sie den neuen Code ein und bestätigen Sie.
SwissSalary kopiert alle Einstellungen einschliesslich Zeitartenzuordnungen und Versicherungsdeckungen.
Lohnabrechnung Bild
Im Bereich Lohnabrechnung Bild des Abrechnungskreises importieren Sie das Firmenlogo, das im oberen Teil der Lohnabrechnung gedruckt wird.
- Das Logo kann ein beliebiges Bildformat aufweisen (z. B. BMP, JPG, JPEG oder PNG).
- Das Logo kann schwarz-weiss oder farbig sein.
- Damit das Bild korrekt im oberen Teil der Lohnabrechnung eingefügt wird, muss das Logo inklusive weisser Leerfläche die Masse 159,6 × 33,84 mm (15,96 × 3,384 cm) aufweisen.
Logo mit Word vorbereiten
Wenn Ihnen kein Bildbearbeitungsprogramm zur Verfügung steht, können Sie das Logo mit Microsoft Word auf die richtige Grösse bringen:
- Öffnen Sie in Word ein leeres Dokument.
- Stellen Sie im Register Seitenlayout die Ausrichtung auf Querformat.
- Wählen Sie Grösse > Weitere Papierformate und erfassen Sie als Breite 15,96 cm und als Höhe 3,384 cm.
- Stellen Sie alle Seitenränder auf 0 mm und bestätigen Sie mit OK. Word korrigiert die minimalen Seitenränder automatisch.
- Fügen Sie auf dem leeren Blatt im Format 15,96 × 3,384 cm das Original-Logo als Grafik ein.
- Setzen Sie den Textumbruch der Grafik auf Hinter den Text. So können Sie das Logo frei auf der ganzen Fläche verschieben, etwa wenn es zentriert oder rechtsbündig stehen soll.
- Erstellen Sie mit einem Bildschirmaufnahme-Programm einen exakten Ausschnitt der Fläche und speichern Sie ihn im BMP-Format.
- Importieren Sie das Bild beim Abrechnungskreis im Bereich Lohnabrechnung Bild.
Tipp
Halten Sie die Bilddatei klein. Sie sollte 30–50 KB nicht übersteigen.
Voreinstellungen Leistungsansprüche
Über die Aktion Leistungsansprüche hinterlegen Sie pro Abrechnungskreis die gewünschten Leistungsansprüche. Neue Mitarbeitende des Abrechnungskreises erhalten diese als Vorgabe. Bei der Erfassung eines neuen Mitarbeitenden können Sie sie nach Bedarf anpassen.
Mitarbeitende einem Abrechnungskreis zuordnen
Auf der Personalkarte weisen Sie im Feld Abrechnungskreis den gewünschten Kreis zu. Alle Lohnläufe der mitarbeitenden Person laufen anschliessend über diesen Kreis.
Tipp
Prüfen Sie nach der Zuordnung, ob Bankverbindung, BVG-Verträge und Journalzuordnung für den neuen Kreis konsistent sind.
Auswirkung auf den Lohnlauf
Beim Start von Lohn abrechnen wählen Sie den Abrechnungskreis im Filter. Nur Mitarbeitende des gewählten Kreises werden abgerechnet. Buchung, Zahlungsdatei und Meldungen verarbeiten ebenfalls je Abrechnungskreis.
Gut zu wissen
- Ändern Sie die Akontomethode bei ungebuchten Lohnläufen, bleibt die Änderung gesperrt – Akonto und Ausgleich laufen weiter nach alter Logik.
- Setzen Sie Lohnabrechnungsregion auf Andere und erwarten ELM, sind Meldungen ausgeschlossen; Behörden erhalten keine Deklaration aus diesem Kreis.
- Ordnen Sie Mitarbeitende zu, ohne Bank, BVG und System-Journal des Kreises zu prüfen, scheitern Zahlung, Vorsorge und Buchung im Lohnlauf.
- Kopieren Sie den Kreis und passen Code, Verantwortliche oder Bank nicht an, buchen und zahlen Sie auf die falsche Organisation.