Lohnstammdaten und Lohnteile aus Excel importieren
Mit den Berichten Lohndatenimport via Excel und Lohnteile via Excel importiert die Payroll-Sachbearbeitung mit Importberechtigung Lohnstammfelder und Lohnteile über eine Excel-Spaltenzuordnung. Das eignet sich für Neueinrichtungen, Massenänderungen und periodische Übernahmen aus externen Systemen – idealerweise zuerst als Stichprobe.
Voraussetzungen
- Die zu importierenden Mitarbeitenden existieren bereits in SwissSalary.
- Die verwendeten Lohnarten sind eingerichtet.
- Die Excel-Datei enthält pro Zeile eine eindeutige Personalnummer.
Lohnstammdaten aus Excel importieren
Der Bericht Lohndatenimport via Excel importiert insbesondere Lohnsatz Betrag, Monatsteile, Lohnansatz und Erhöhungsfelder. Zusätzlich können bis zu drei auswählbare Mitarbeitendenfelder zugeordnet werden.
- Öffnen Sie den Bericht Lohndatenimport via Excel.
- Wählen Sie im Feld Excel-Importdatei die vorbereitete Excel-Datei.
- Wählen Sie das Excel-Arbeitsblatt und den Zeilenbereich Von Zeile bis Bis Zeile.
- Ordnen Sie die Spalten A bis Z den angebotenen Zielfeldern zu:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Personalnr. | Obligatorische Zuordnung zur Identifikation. |
| Lohnsatz Betrag / Monatsteile / Lohnansatz | Standardfelder des Lohnstamms. |
| Neue Monatsteile / neuer Lohnansatz | Vorgeschlagene neue Lohnwerte. |
| Individuelle Lohnerhöhung | Individuelle Erhöhungsbeträge oder -ansätze. |
| Auswahlfeld 1–3 | Zusätzlich gewählte Felder der Personalkarte. Diese Auswahlfelder sollten nicht aktiviert sein. |
- Starten Sie den Import.
Nach der Verarbeitung zeigt SwissSalary eine Zusammenfassung mit der Anzahl verarbeiteter und übersprungener Datensätze.
Wichtig
Der Import überschreibt bestehende Werte auf der Personalkarte ohne Rückfrage. Erstellen Sie bei grossen Änderungen vorher eine Sicherung oder prüfen Sie die Daten mit einer kleinen Stichprobe.
Lohnteile via Excel
Der Bericht Lohnteile via Excel importiert wiederkehrende Lohnbestandteile mit Gültigkeitszeitraum.
- Öffnen Sie den Bericht Lohnteile via Excel. Sie finden ihn in den Lohnteilen der einzelnen Mitarbeitenden im Register Prozess.
- Wählen Sie die Excel-Importdatei.
- Wählen Sie das Excel-Arbeitsblatt und den Zeilenbereich.
- Ordnen Sie die Excel-Spalten den Feldern zu. Personalnr. und Lohnart-Nr. stammen aus der Datei; Gültig ab und Gültig bis können ebenfalls als Spalten zugeordnet werden.
- Ordnen Sie bei Bedarf den Text sowie Kostenstelle Belastung, Anzahl, Ansatz, Betrag, Fremdwährungswerte, Weiterverrechnung und Zuordnung zu.
- Legen Sie im Abschnitt Optionen fest, ob die Folge-Lohnarten berechnet werden sollen oder nicht.
- Starten Sie den Import.
Hinweis
Folge-Lohnarten (z. B. automatische BVG-Abzüge) werden beim nächsten Lohnlauf wie gewohnt berechnet. Sie müssen sie nicht separat importieren.
Importergebnis prüfen
Nach beiden Importen:
- Öffnen Sie stichprobenartig betroffene Personalkarten und prüfen Sie die importierten Felder.
- Öffnen Sie die Lohnteile der betroffenen Mitarbeitenden und prüfen Sie Gültigkeiten und Beträge.
- Führen Sie bei Bedarf eine Testberechnung durch, um die Auswirkung auf den Lohnlauf zu prüfen.
Tipp
Wenn Sie Fremdwährungsbeträge importieren, stellen Sie sicher, dass der Währungscode auf der Personalkarte korrekt hinterlegt ist. Der Import selbst validiert keine Wechselkurse.
Gut zu wissen
- Importieren Sie mit dem Bericht Lohndatenimport via Excel ohne Stichprobe, überschreiben Sie Personalkartenwerte ohne Rückfrage – Gehälter im nächsten Lohnlauf sind falsch.
- Referenzieren Sie unbekannte Mitarbeitende oder Lohnarten, brechen Zeilen ab oder bleiben leer; Betroffene erhalten keinen angepassten Lohn.
- Fehlt Personalnr. in der Spaltenzuordnung, landet der Betrag bei der falschen Person oder nirgends.
- Importieren Sie Fremdwährung ohne Währungscode auf der Personalkarte, rechnet der Lohnlauf ohne geprüften Kurs und zahlt Abweichungen.
- Liefern Sie Folge-Lohnarten doppelt und lassen Folge-Lohnart aktiv, entstehen Abzüge und Zulagen zweimal.