Wiederkehrende Lohndaten über die offene Schnittstelle importieren
Die Offene Schnittstelle importiert Lohndaten aus Text- oder Excel-Dateien direkt in das Lohnjournal. Definieren Sie einmalig ein Importprofil mit Feldzuordnung und Ersetzungen – oft gemeinsam mit IT oder Schnittstellenverantwortung – und verwenden Sie es periodisch für wiederkehrende Dateilieferungen. Die Payroll-Sachbearbeitung startet den Import nach Einrichtung von Journal, Lohnarten und Mitarbeitenden.
Voraussetzungen
- Die Quelldatei enthält pro Zeile eine Personalnummer und eine Lohnart.
- Das Ziel-Lohnjournal ist eingerichtet.
- Die in der Datei referenzierten Lohnarten und Mitarbeitenden existieren in SwissSalary.
Importprofil einrichten
- Öffnen Sie die Seite Offene Schnittstelle.
- Erstellen Sie einen neuen Eintrag mit Code und Beschreibung.
- Konfigurieren Sie im Inforegister Definition:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Dateityp | Excel oder Text. |
| Zeichensatz | ASCII, ANSI oder UTF-8 (nur für Textdateien relevant). |
| Importbeginn Zeile | Zeilennummer, ab der der Import beginnt (Standard: 1). |
| Feldtrennung | Fix (feste Positionen) oder Variabel (Trennzeichen). |
| Feldtrennung Art | Zeichen oder ASCII Dez (z. B. 009 für Tabulator). |
| Feldtrennzeichen | Das verwendete Trennzeichen (z. B. Semikolon). |
- Konfigurieren Sie im Inforegister Datei die Importquelle:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Dateiimport | Datei, Verzeichnis oder ZIP-Archiv. |
- Definieren Sie in den Schnittstellenzeilen die Feldzuordnung:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Feld-Nr. | Laufende Nummer des Importfelds. |
| Zuordnung | Zielfeld im Journal (z. B. Personalnr., Lohnart-Nr., Betrag, Menge, Kostenstelle, Weiterverrechnung). |
| Startposition | Erste Zeichenposition (bei fixer Feldtrennung). |
| Feldlänge | Zeichenlänge des Felds (bei fixer Feldtrennung). |
| Fester Wert | Konstanter Wert, falls das Feld nicht aus der Datei stammt. |
| Faktor | Multiplikator für numerische Werte. |
| Ersetzungen | Anzahl definierter Wertersetzungen (z. B. Abteilungscode → Kostenstelle). |
Hinweis
Im Feld Dezimalformat Minuten können Sie zwischen Industrieminuten (100 Einheiten) und Echtzeit (60 Einheiten) wählen, wenn Sie Zeitwerte importieren.
Ersetzungen konfigurieren
Für jede Schnittstellenzeile können Sie Wertersetzungen definieren. Öffnen Sie über das Feld Ersetzungen die Seite Offene Schnittstelle Änderungen und erfassen Sie Quell- und Zielwerte.
Daten importieren
- Öffnen Sie das Importprofil auf der Seite Offene Schnittstelle.
- Wählen Sie die Aktion Export / Import.
- Wählen Sie die Importdatei und starten Sie den Import.
SwissSalary erzeugt für jede gültige Zeile einen Journaleintrag. Ungültige Zeilen (z. B. unbekannte Personalnummer oder inaktive Mitarbeitende) werden gemäss der Einstellung Meldungen behandelt:
- Meldungen anzeigen: Der Import zeigt Warnungen an.
- Meldungen ignorieren: Die Zeile wird stillschweigend übersprungen.
- Nicht importieren: Der Import wird bei Fehlern abgebrochen.
Tipp
Deaktivieren Sie Folge-Lohnarten, wenn das externe System bereits alle Abzüge liefert und SwissSalary keine automatischen Folgelohnarten erzeugen soll.
Importergebnis prüfen
- Öffnen Sie das Lohnjournal Rapportierung und prüfen Sie die erzeugten Zeilen.
- Kontrollieren Sie Summen (Aktion Summe) gegen die Quelldatei.
- Führen Sie bei Bedarf eine Testberechnung für einzelne Mitarbeitende durch.
Gut zu wissen
- Setzen Sie Zeichensatz, Trennzeichen oder Importbeginn Zeile falsch, rutschen Spalten – Beträge und Personalnummern im Journal sind falsch.
- Stellen Sie Meldungen auf ignorieren, übernehmen Sie ungültige Zeilen still; auf Nicht importieren stoppt ein Einzelfehler den ganzen Import.
- Liefert die Datei alle Abzüge und Folge-Lohnarten bleiben aktiv, ziehen Sie Sozialabzüge doppelt vom Lohn ab.
- Importieren Sie Zeitwerte ohne passendes Dezimalformat Minuten, werden Stunden falsch bewertet und ausbezahlt.
- Prüfen Sie Journalsummen nicht gegen die Quelldatei, tragen Importfehler unbemerkt in den Lohnlauf.