Lohnarten und Lohnteile verwalten
Prüfen und pflegen Sie Lohnarten sowie wiederkehrende Lohnteile, Folge-Lohnarten und Feldsperren — mit Wirkung auf Berechnung, Basen, Quellensteuer und Buchung. Payroll-Fachpersonen und Partner erledigen das nach der Lohneinrichtung und parallel zur Mitarbeitendenanlage, bevor monatsvariable Daten und der Lohnlauf die Bestandteile verrechnen.
Voraussetzungen
- Lohnbuchhaltung und Buchungsmatrix sind eingerichtet. Weitere Informationen finden Sie unter SwissSalary für die Lohnverarbeitung einrichten und Buchungsgruppen und Kontierung für die Lohnbuchung einrichten.
- Benefits sind eingerichtet, falls Benefit-Lohnarten betroffen sind.
- Der Mitarbeitende hat Lohncode, Abrechnungskreis und gültige Eintrittsdaten. Weitere Informationen finden Sie unter Mitarbeitende für die Lohnabrechnung einrichten.
- Sie kennen den Unterschied: Lohnteile für wiederkehrende Bestandteile, Lohnjournal Rapportierung für monatsvariable Beträge.
Lohnart vor der Verwendung prüfen
Öffnen Sie die Lohnart und prüfen Sie den gesamten Verwendungszweck:
- Kontrollieren Sie Typ: Zulage, Abzug, Spesen, Arbeitgeberbeitrag, fiktiver Wert oder Überschrift.
- Prüfen Sie Berechnungsart sowie Standardmenge, Ansatz und Faktor.
- Prüfen Sie, ob ein Lohn-, Tages- oder Taggeldansatz verwendet wird.
- Kontrollieren Sie die Pflichten für AHV, ALV, Benefits, BVG, UVG-Bruttolohn, Steuer, Quellensteuer und Sozialfonds.
- Prüfen Sie die Quellensteuer-Satzbestimmung für periodische oder aperiodische Bestandteile.
- Kontrollieren Sie die Buchungskonten und Dimensionen.
- Prüfen Sie verknüpfte Folge-Lohnarten und Zeitarten.
Warnung
Ändern Sie eine bereits produktiv verwendete Lohnart nicht isoliert. Eine Änderung kann Nettolohn, Versicherungsbasen, Quellensteuer und Buchung gleichzeitig beeinflussen. Verwenden Sie für fachlich neue Regeln bei Bedarf eine neue Lohnart mit klarer zeitlicher Einführung.
Bei Arbeitgeberbeiträgen und fiktiven Lohnarten setzt SwissSalary die Sozialversicherungs- und Steuerpflichten beim Wechsel des Typs zurück. Eine Überschrifts-Lohnart kann nicht mehr als Überschrift definiert werden, wenn bereits Lohnposten für die Nummer vorhanden sind.
Pro-Rata bei Ein- und Austritt steuern
Auf der Lohnart steuert Berechnung Ein-/Austritt, wie SwissSalary Beträge bei untermonatigem Ein- oder Austritt kürzt – sofern in den Lohnstammdaten Berechnung Ein-/Austritt aktiv ist. Die Optionswerte entsprechen dem Pro-Rata-Kalkulationstyp:
| Option | Wann verwenden |
|---|---|
| Kalendertage | Anteil nach tatsächlichen Kalendertagen der Periode. |
| 30 Tage/Kalendertage | Zähler in Kalendertagen, Nenner nach 30-Tage-Logik (kaufmännische Monatsteilung). |
| Keine Verkürzung | Keine anteilige Kürzung; der volle Betrag bleibt bestehen. |
| Arbeitszeitkalender | Anteil nach Sollzeit der Arbeitsgruppe im Arbeitskalender. |
| 30 Tage/30 Tage | Zähler und Nenner nach 30-Tage-Logik. |
| 21.75/Arbeitstage | Norm 21.75 Arbeitstage; Ist-Tage aus Arbeitskalender oder Mo–Fr-Zählung. |
Hinweis
Auf Lohnteilen steuert Pro Rata temporis bzw. auf der Lohnart Pro Rata temporis, ob und in welcher Grobheit (¼, ½, 1) eine Zuweisung zeitanteilig wirkt.
Lohnansatz auf der Lohnart wählen
Mit Lohnansatz legt die Lohnart fest, welchen Mitarbeitendenansatz SwissSalary in Journal- und Zuweisungszeilen übernimmt. Leer lässt den manuell erfassten oder standardmässigen Rate-Wert unberührt.
| Option | Wirkung |
|---|---|
| (leer) | Kein automatischer Ansatz aus dem Personalstamm. |
| Lohnansatz | Übernimmt den Lohnansatz der Personalkarte (TimeMachine-Stand zum Beleg- bzw. Gültig-ab-Datum). |
| Tagesansatz | Leitet den Tagesansatz aus dem Jahreslohn ab: Jahresbetrag ÷ 360, 365 oder 261 gemäss Tagesansatz für Lohnarten in den Lohnstammdaten. |
| Taggeldansatz UVG | Setzt den UVG-Taggeldansatz über die Absenz-/Benefit-Schnittstelle (Domain AIA). |
| Taggeldansatz KTG | Setzt den KTG-Taggeldansatz (Domain DA). |
Zusätzliche Schalter auf der Lohnart:
- Ansatz pro Stellenprozente – multipliziert den Ansatz mit den Stellenprozenten.
- Ansatz inkl. 13./14.Monatslohn – rechnet den Ansatz um den Anteil 13./14. Monatslohn.
Tipp
Prüfen Sie bei Tages- und Taggeldansätzen mit Testabrechnung, ob Ansatz und Stellenprozente den erwarteten Betrag ergeben. Fehlt der Ansatz auf der Personalkarte, kann SwissSalary eine Hinweismeldung anzeigen.
Felder im Journal sperren
Auf der Lohnart legen Sie fest, welche Werte Anwenderinnen und Anwender in Journal- oder Rapportierungszeilen noch ändern dürfen:
| Feld (UI) | Wirkung |
|---|---|
| Betrag gesperrt | Der Betrag der Zeile darf nicht manuell gesetzt oder geändert werden. SwissSalary bricht mit einer Fehlermeldung ab, wenn die Lohnart gesperrt ist und die Zeile nicht systemseitig erzeugt wurde. |
| KSt belasten gesperrt | Die belastete Kostenstelle der Zeile ist gesperrt. |
| Text gesperrt | Der Zeilentext ist gesperrt. |
Wichtig
Nutzen Sie Betrag gesperrt, wenn Menge und Ansatz die Berechnung steuern sollen und freie Betragseingaben fachlich verboten sind (z. B. abgeleitete Abzüge). Prüfen Sie nach dem Aktivieren mit einer Testzeile im Lohnjournal Rapportierung, dass die erwartete Fehlermeldung erscheint und systemgenerierte Zeilen weiterhin laufen.
Verwandte Sperren auf Lohnteilen und in der Journalverarbeitung greifen in dieselbe Richtung: manuelle Eingaben werden verhindert, automatische oder systemseitige Zeilen bleiben möglich, sofern die Verarbeitung sie als Systemzeile führt.
Folge-Lohnarten einrichten und prüfen
Folge-Lohnarten (Seite Folge Lohnarten / Folge-Lohnart) hängen an einer übergeordneten Lohnart. Sobald die Elternlohnart in Lohnteilen, Journal oder Lohnlauf verarbeitet wird, kann SwissSalary automatisch eine oder mehrere Folgezeilen erzeugen oder vorschlagen.
Folge-Lohnart anlegen
- Öffnen Sie die Lohnart (Elternlohnart).
- Öffnen Sie die verknüpften Folge-Lohnarten.
- Erfassen Sie die Folge Lohnarten (Nummer der Folgelohnart).
- Legen Sie die Berechnungsfaktoren fest:
- Betrag Faktor – multipliziert den Betrag,
- Ansatz Faktor – multipliziert den Ansatz,
- Anzahl Faktor – multipliziert die Menge.
- Entscheiden Sie mit Dimensionen übertragen, ob Dimensionen von der Elternzeile übernommen werden.
- Entscheiden Sie mit Vorschlagszeile, ob die Folgezeile als Vorschlagszeile erscheint.
- Optional: Wochentage, Zeit von / Zeit bis, Tagesarten, Mengenfeld (Zeit / Tag), Mindest-/Höchstbeträge und -mengen sowie die Limitberechnung über aktuellen Datensatz, Monat oder Jahr.
- Verhindern Sie Rekursion: Eine Folgelohnart darf nicht zyklisch wieder auf die Elternlohnart oder eine Kette zurückverweisen.
Warnung
Folge-Lohnarten verändern Nettolohn, Basen und Kontierung, ohne dass im Journal jede Zeile manuell erfasst wird. Testen Sie Änderungen immer mit Testabrechnung und prüfen Sie die erzeugten Zeilen inkl. Dimensionen und Vorzeichen.
Wann Folge-Lohnarten greifen
- Beim Pflegen und Ändern von Lohnteilen (Gültigkeit, Menge, Betrag) können verknüpfte Folgezuweisungen aktualisiert werden.
- Beim Erfassen und Importieren von Journalzeilen können Folgezeilen mitgeschrieben werden (sofern der Import Folge-Lohnarten nicht deaktiviert).
- Im Lohnlauf und bei Spezialprozessen (z. B. 13./14. Monatslohn, Feriengeld, KLE-Taggeldübernahme) werden konfigurierte Folgen mitverarbeitet.
Nutzen Sie den Verwendungsnachweis Folgelohnart, bevor Sie eine produktive Lohnart umbauen oder löschen.
Typische Kontrollfragen
- Ist die Folgelohnart selbst korrekt typisiert (Zulage, Abzug, Arbeitgeberbeitrag)?
- Stimmen Faktoren und Vorzeichen mit der Fachregel überein?
- Sollen Dimensionen übernommen werden?
- Greifen Wochentags- oder Zeitfilter ungewollt ein?
- Erzeugt der Import doppelte Folgen, weil das Vorsystem die Abzüge bereits liefert?
Lohnarten kopieren oder zusammenführen
Auf der Übersicht der Lohnarten stehen Aktionen zum Kopieren und Zusammenführen zur Verfügung.
- Kopieren übernimmt in der Regel auch Folge-Lohnarten und Kontenzuordnungen. Prüfen Sie nach dem Kopieren Nummer, Bezeichnung, Sperren und Folgen, bevor Sie die neue Lohnart produktiv setzen.
- Zusammenführen ordnet historische und aktuelle Verwendungen einer anderen Lohnart zu. Das ist ein Eingriff in die Nachvollziehbarkeit der Lohnposten.
Warnung
Führen Sie Lohnarten nur zusammen, wenn die fachliche und buchhalterische Identität geklärt ist. Erstellen Sie vorher eine Sicherung bzw. arbeiten Sie in einem Testmandant und dokumentieren Sie die Quell- und Zielnummern.
Wiederkehrenden Lohn zuweisen
- Öffnen Sie auf der Personalkarte die Seite Lohnteile.
- Erfassen Sie die Lohnartnr..
- Legen Sie Gültig von fest.
- Legen Sie Gültig bis fest, wenn die Zuweisung befristet ist.
- Ergänzen Sie je nach Lohnart Anzahl, Ansatz oder Betrag.
- Prüfen Sie Kostenstelle, Kostenträger, Zuordnung und Bankcode, falls diese Felder verwendet werden.
- Kontrollieren Sie Pro Rata temporis, wenn der Betrag bei Ein- oder Austritt anteilig berechnet werden soll.
- Führen Sie Testabrechnung aus.
SwissSalary filtert die auswählbaren Lohnarten anhand des Lohncodes des Mitarbeitenden. Gesperrte und fiktive Lohnarten stehen für eine normale Zuweisung nicht zur Verfügung. Beim Auswählen übernimmt SwissSalary unter anderem Bezeichnung, Typ, Standardansatz, Standardmenge, Bankcode und Pro-rata-temporis-Einstellung aus der Lohnart.
Gültigkeitszeiträume verwalten
Verwenden Sie Gültigkeitszeiträume, damit Änderungen nachvollziehbar bleiben:
- Beenden Sie die alte Zuweisung mit Gültig bis.
- Erstellen Sie die neue Zuweisung mit dem folgenden Gültig von.
- Vermeiden Sie unbeabsichtigte Überlappungen für denselben Lohnbestandteil.
- Prüfen Sie bei rückwirkenden Änderungen bereits berechnete oder gebuchte Perioden.
- Kontrollieren Sie zukünftige Zuweisungen bei einem Austritt.
Änderungen an Gültig von, Gültig bis, Menge oder Betrag können verknüpfte Folge-Lohnarten aktualisieren. Prüfen Sie deshalb nicht nur die bearbeitete Zeile, sondern auch die daraus erzeugten oder angepassten Zuweisungen.
Einmalige und variable Bestandteile erfassen
Verwenden Sie Lohnteile für wiederkehrende oder zeitlich definierte Bestandteile. Monatsvariable Beträge, Mengen, Spesen, Stunden und Korrekturen erfassen oder importieren Sie in der Regel im Lohnjournal Rapportierung.
Diese Trennung hilft Ihnen:
- den Personalstamm übersichtlich zu halten,
- einmalige Zahlungen nicht unbeabsichtigt zu wiederholen,
- Monatsdaten vor dem Lohnlauf gesammelt zu kontrollieren,
- die zeitliche Wirkung wiederkehrender Bestandteile nachzuvollziehen.
Änderungen kontrollieren
Prüfen Sie nach einer Änderung:
- Gilt die richtige Lohnart für den richtigen Zeitraum?
- Stimmen Menge, Ansatz, Betrag und Vorzeichen?
- Sind Sozialversicherungs- und Steuerpflichten fachlich korrekt?
- Sind Folge-Lohnarten vollständig und nicht rekursiv?
- Greifen Betrag gesperrt und verwandte Sperren wie erwartet im Journal?
- Stimmen Kostenstelle, Bankcode und Fremdwährungswerte?
- Zeigt Testabrechnung die erwartete Auswirkung inkl. automatischer Folgezeilen?
- Ist die Abweichung in der Differenzliste erklärbar?
Tipp
Dokumentieren Sie den fachlichen Grund für neue Lohnarten und zeitlich begrenzte Zuweisungen ausserhalb der technischen Bezeichnung. Das erleichtert spätere Kontrollen und Rückfragen.
Gut zu wissen
- Sie ändern eine produktiv genutzte Lohnart isoliert — Netto, Basen, Quellensteuer und Buchung verschieben sich für alle Betroffenen.
- Sie aktivieren Folge-Lohnarten ohne Testabrechnung oder erlauben rekursive Ketten — Beträge multiplizieren sich oder der Lohnlauf bricht ab.
- Sie lassen Gültigkeiten überlappen oder nach dem Austritt offen — Doppel- oder Nachzahlungen ohne Anspruch.
- Sie erfassen monatlich variable Beträge in Lohnteilen statt im Journal — dieselben Beträge wiederholen sich jeden Monat.
- Sie führen Lohnarten zusammen, ohne buchhalterische und historische Identität zu klären — Auswertungen und Korrekturen verlieren den Bezug.