ASR-Lohn- und Akontozahlungen erstellen und nachverfolgen
Mit den ASR-Berichten erstellen Sie Auszahlungsscheine für gebuchte Lohnzahlungen oder für Akontozahlungen aus dem Lohnjournal. SwissSalary protokolliert jeden ausgegebenen Teilbetrag als ASR-Posten. Nutzen Sie die Berichte nach dem Buchen eines Lohnlaufs mit Zahlungsform ASR oder vor dem definitiven Lohnlauf für Akontozahlungen aus dem Journal.
Voraussetzungen
- Die ASR-Einrichtung ist mit Absenderdaten, Kundennr. und Nummernserie gepflegt.
- Für gebuchte Lohnläufe existieren Mitarbeitendenbankposten mit Zahlungsform ASR.
- Für Akontozahlungen ist in den Lohnstammdaten die Lohnart ASR Vorausleistungen hinterlegt.
ASR einrichten
- Öffnen Sie ASR-Einrichtung.
- Erfassen Sie die Absender- und ASR-Daten.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Absendername und Absendername 2 | Name auf dem Auszahlungsschein. |
| Absenderadresse und Absenderadresse 2 | Adresse des Absenders. |
| Absender-PLZ und Absenderort | Postleitzahl und Ort des Absenders. |
| Ausstellungsort | Ort, der auf dem ASR ausgegeben wird. |
| Kundennr. | Identifikation des ASR-Kontos. SwissSalary validiert die Nummer als Postkonto. |
| Nummernserie | Nächste ASR-Nummer. Der Wert darf höchstens sechs Stellen haben. |
| Nummernserie anfordern | Unterdrückt Codierzeile, Referenz und gedruckte ASR-Nummer. |
| Unterschrift | Bild, das auf dem ASR ausgegeben wird. |
Für Akontozahlungen muss in den Lohnstammdaten zusätzlich die Lohnart ASR Vorausleistungen hinterlegt sein.
ASR für einen gebuchten Lohnlauf erstellen
- Öffnen Sie Lohnläufe und wählen Sie den gebuchten Lohnlauf.
- Wählen Sie Berichte > Zahlung > Zahlung > ASR.
- Prüfen Sie:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Lohnlaufnr. | Gebuchter Lohnlauf. |
| Abrechnungsdatum | Abrechnungsdatum des gewählten Lohnlaufs. |
| Zahlungsdatum | Zahlungsdatum des Lohnlaufs. |
| Gültigkeitsdatum | Gültigkeit des Auszahlungsscheins. SwissSalary schlägt zwei Monate nach dem Zahlungsdatum vor. |
- Erstellen Sie zuerst eine Vorschau.
- Geben Sie den Bericht erst nach der Kontrolle aus.
Der Bericht berücksichtigt nur gebuchte Mitarbeitendenbankposten:
- mit Zahlungsform ASR;
- mit Betrag ungleich null;
- in CHF oder mit leerem Währungscode.
Beträge über 10'000 werden in mehrere Auszahlungsscheine von höchstens 10'000 aufgeteilt. Für jeden ausgegebenen Teilbetrag schreibt SwissSalary einen ASR-Posten.
ASR aus dem Lohnjournal testen
Auf der Seite Rapportierungsjournal können Sie für eine Journalzeile ASR wählen. SwissSalary führt für die mitarbeitende Person eine Testabrechnung aus und öffnet danach den Bericht Lohn ASR im Testmodus.
Wenn die Lohnart ASR Vorausleistungen eingerichtet ist und Sie den Bericht nicht nur in der Vorschau öffnen, kann der Testmodus eine entsprechende Journalzeile erzeugen. Prüfen Sie das Journal deshalb nach jedem Testausdruck.
ASR-Akontozahlung erstellen
- Öffnen Sie das Rapportierungsjournal und wählen Sie eine Zeile der mitarbeitenden Person.
- Wählen Sie Berichte > ASR Vorausleistungen.
- Prüfen Sie:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Mitarbeitendennr. | Empfänger der Akontozahlung. |
| Mitarbeitende | Name der gewählten Person. |
| Zahlungsdatum | Auszahlungsdatum. Standard ist das Tagesdatum. |
| Gültigkeitsdatum | Standardmässig zwei Monate nach dem Zahlungsdatum. |
| Akontobetrag | Auszugebender Betrag. Der Wert darf nicht null sein. |
- Zeigen Sie eine Vorschau an.
- Geben Sie den Bericht aus.
Ausserhalb der Vorschau fügt SwissSalary hinter der Ausgangszeile eine Journalzeile mit der Lohnart ASR Vorausleistungen, dem Akontobetrag und der Kennzeichnung ASR Vorausleistung ein.
Wichtig
Die Ausgabe verändert das Lohnjournal. Verwenden Sie die Vorschau für die Kontrolle und prüfen Sie nach der definitiven Ausgabe die neu erstellte Journalzeile.
ASR-Posten nachverfolgen
Öffnen Sie in der ASR-Einrichtung, auf der Personalkarte oder in den Lohnposten die Seite ASR-Posten.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Datum | Erstellungsdatum des ASR-Postens. |
| Wirksamkeitsdatum | Wirksamkeits- beziehungsweise Gültigkeitsdatum. |
| Belegnr. | Verwendete ASR-Nummer. |
| Betrag | Ausgegebener Teilbetrag. |
| Lohnlaufnr. | Zugehöriger Lohnlauf, sofern vorhanden. |
| Kommentar | Freier Kontrollvermerk. |
| Belastungsdatum | Datum der tatsächlichen Belastung. |
Die automatisch erzeugten Werte sind schreibgeschützt. Sie können Kommentar und Belastungsdatum nachtragen. Über ASR-Liste erstellen Sie eine Auswertung der Posten.
Zahlung abstimmen
- Vergleichen Sie die Summe der ASR-Posten mit den ASR-Bankposten des Lohnlaufs.
- Prüfen Sie aufgeteilte Beträge über 10'000 einzeln.
- Stimmen Sie Akontozahlungen mit den eingefügten Journalzeilen ab.
- Erfassen Sie das Belastungsdatum, sobald die Zahlung belastet wurde.
- Dokumentieren Sie Abweichungen im Kommentar.
Gut zu wissen
- Die Lohnart ASR Vorausleistungen in den Lohnstammdaten vergessen — ohne sie lassen sich keine Akontozahlungen erzeugen.
- Die definitive Ausgabe starten, ohne die Vorschau und die neue Journalzeile zu prüfen — der Lohnlauf kann sich danach ändern.
- Beträge über 10'000 wie einen einzelnen Schein behandeln — SwissSalary teilt sie auf; jeder Teilbetrag muss mit den ASR-Posten stimmen.
- Bankposten ohne Zahlungsform ASR, mit Betrag null oder anderer Währung als CHF erwarten — der Bericht für gebuchte Lohnläufe lässt sie weg.