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Akonto- und Ratenzahlungen abrechnen

Mit dem Akontoverfahren zahlen Sie vor dem definitiven Monatslohn einen Teilbetrag aus. Sie berechnen zuerst die Akontobeträge, führen danach einen als Akonto gekennzeichneten Lohnlauf durch und kontrollieren die Verrechnung im regulären Folgelohnlauf. Nutzen Sie das Verfahren, wenn der Abrechnungskreis eine Akontomethode vorsieht; die Verrechnung erfolgt im anschliessenden regulären Lohnlauf.

Voraussetzungen

Bevor Sie beginnen:

  • ist im Abrechnungskreis die passende Akontomethode eingerichtet;
  • sind die erforderlichen Akonto- und Übertragslohnarten in den Lohnstammdaten hinterlegt;
  • sind Mitarbeitende dem richtigen Abrechnungskreis zugeordnet;
  • sind Lohnstamm, Lohnteile und bereits erfasste Rapportzeilen für die Akontoberechnung geprüft;
  • sind gültige Mitarbeitendenbanken vorhanden.
Wichtig

Ändern Sie die Akontomethode nicht ohne Rücksprache mit dem SwissSalary Support.

Akontomethode festlegen

Öffnen Sie den Abrechnungskreis und wählen Sie im Feld Akontomethode eine der folgenden Varianten:

  • Standard (2 Zahlungen) für einen Akontolauf und einen späteren regulären Lohnlauf;
  • Postenübertrag auf Folgemonat, wenn Rapportzeilen aus dem geschützten Vorlauf in den Folgelauf übernommen werden;
  • Saldoübertrag auf Folgemonat, wenn der ausbezahlte Saldo über Übertragslohnarten in den Folgelauf gelangt.

Prüfen Sie auch den Akontostatus. Bei der Methode Postenübertrag auf Folgemonat setzt SwissSalary den Status nach dem Vorlauf auf Vorlauf.

Akontobeträge berechnen

  1. Prüfen Sie vor dem Vorlauf die Rapportzeilen der betroffenen Mitarbeitenden.
  2. Öffnen Sie Akontobetrag berechnen.
  3. Wählen Sie den Abrechnungskreis.
  4. Prüfen Sie den Zeitraum von und bis.
  5. Geben Sie im Feld Akonto % den Anteil des berechneten Nettolohns ein.
  6. Prüfen Sie Akonto Rundung. Wenn keine abweichende Einrichtung besteht, verwendet SwissSalary 0.05 als Ausgangswert.
  7. Starten Sie die Berechnung.

SwissSalary berechnet den Akontobetrag aus dem ermittelten Auszahlungsbetrag und schreibt ihn in das Feld Akonto Betrag der Personalkarte. Die Rundung erfolgt auf die gewählte Präzision abwärts.

Wenn Akonto fixieren ausgewählt ist, überschreibt der Vorlauf den vorhandenen Akonto Betrag nicht. Mit Akonto gültig bis können Sie einen manuell gepflegten Betrag zeitlich begrenzen.

Hinweis

Bei Postenübertrag auf Folgemonat kennzeichnet der Vorlauf verwendete Rapportzeilen als Akonto-Vorlauf. Solange der Abrechnungskreis den Akontostatus Vorlauf hat, können diese Zeilen nicht geändert werden.

Akontolauf durchführen

  1. Öffnen Sie Lohn abrechnen.
  2. Wählen Sie denselben Abrechnungskreis und den gewünschten Abrechnungszeitraum.
  3. Wählen Sie Akonto.
  4. Prüfen Sie Abrechnungsdatum, Zahlungsdatum und Lohnlauftext.
  5. Starten Sie den Lohnlauf.
  6. Öffnen Sie den erzeugten Lohnlauf in Lohnläufe und prüfen Sie den Typ Akonto.
  7. Kontrollieren Sie pro Person den ausbezahlten Betrag und die erzeugten Bankposten.
  8. Geben Sie den Lohnlauf frei, zahlen Sie ihn aus und buchen Sie ihn nach Ihrem üblichen Kontrollprozess.

Der Akontolauf verwendet die in Akonto Betrag gespeicherte Vorauszahlung, sofern sie nicht null und noch gültig ist. Für Mitarbeitende mit einer Währungscode-Angabe rechnet SwissSalary den Betrag für die Lohnposten in die Firmenwährung um.

Verrechnung im regulären Lohnlauf kontrollieren

Führen Sie den regulären Lohnlauf für denselben Zeitraum erst durch, wenn der Akontolauf fachlich abgeschlossen ist.

  1. Starten Sie Lohn abrechnen ohne die Auswahl Akonto.
  2. Kontrollieren Sie, dass SwissSalary die bereits ausbezahlte Akontozahlung als Abzug berücksichtigt.
  3. Prüfen Sie bei Saldoübertrag auf Folgemonat zusätzlich die Übertrags- und Vortragslohnarten.
  4. Kontrollieren Sie Nettolohn und Bankposten gegen Akontolauf und Restzahlung.
  5. Klären Sie Abweichungen, bevor Sie den regulären Lohnlauf freigeben.

SwissSalary schliesst beim regulären Lohnlauf die offenen Bankposten des Akontolaufs. Der definitive Auszahlungsbetrag entspricht damit dem noch geschuldeten Rest.

Warnung

Stornieren oder wiederholen Sie einen Akontolauf nicht isoliert. Prüfen Sie immer auch geschützte Rapportzeilen, Akontostatus, Mitarbeitendenbanken und den nachfolgenden regulären Lohnlauf.

Gut zu wissen

  • Die Akontomethode ändern wollen, solange ein ungebuchter Lohnlauf für den Kreis existiert — die Änderung ist gesperrt.
  • Bei Postenübertrag auf Folgemonat und Status Vorlauf Rapportzeilen nachträglich anpassen wollen — gekennzeichnete Zeilen sind nicht änderbar.
  • Bei Akonto fixieren erwarten, dass der Vorlauf den Akonto Betrag überschreibt — er bleibt fix; prüfen Sie Akonto gültig bis.
  • Den regulären Lohnlauf starten, bevor der Akontolauf fachlich abgeschlossen ist — Verrechnung und Bankpostenschluss fehlen.
  • Einen Akontolauf isoliert stornieren oder wiederholen, ohne Status, Banken und Folgelauf mitzuprüfen — Folgeabrechnung und Zahlungen geraten aus dem Takt.

Siehe auch