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Quartals- und Jahresdaten an GastroSocial exportieren

Die GastroSocial-Schnittstelle erstellt eine Datei mit BVG-Lohndaten, Abwesenheiten und Kontrolltotalen. Wählen Sie zwischen Quartals- und Jahresabrechnung und stimmen Sie den Zeitraum sowie die Zeitartenzuordnung vor dem Export ab. Exportieren Sie nach abgeschlossenen Perioden zum vereinbarten Quartals- oder Jahresschluss und vor der Weitergabe an GastroSocial.

Voraussetzungen

  • In den Lohnstammdaten sind AHV-Vertrag und Bruttolohnart gepflegt.
  • Der AHV-Vertrag enthält die korrekte Kundennr.
  • Mitarbeitende haben mindestens eine Primäre BVG.
  • Die BVG-Einrichtung enthält Basis-, Lohn- und Arbeitnehmerlohnart.
  • Arbeitsgruppen und Arbeitskalender enthalten Sollstunden.
  • Die Zeitarten für Unfall, Krankheit und Arbeit sind bekannt.
  • Für die verwendeten BVG-Pläne ist im BVG Stamm im Feld Schnittstelle Plannr. (Interface Plan No.) die entsprechende Plan-Nummer hinterlegt.

Export erstellen

  1. Öffnen Sie Lohnläufe.
  2. Wählen Sie Berichte > Personalvorsorge > GastroSocial.
  3. Konfigurieren Sie die Optionen.
Feld Beschreibung
Abrechnungsart Quartalsabrechnung oder Jahresabrechnung.
Periode von Beginn des Exportzeitraums.
Periode bis Ende des Exportzeitraums.
Berufsunfall Zeitart für Absenzen wegen Berufsunfall.
Nichtberufsunfall Zeitart für Absenzen wegen Nichtberufsunfall.
Krankheit Zeitart für krankheitsbedingte Absenzen.
Arbeit Zeitart für geleistete Arbeit, die bei der Periodenbildung berücksichtigt wird.
  1. Führen Sie den Bericht aus.
  2. Speichern Sie die erzeugte Datei.

Die Jahresabrechnung setzt den Zeitraum auf das Kalenderjahr des gewählten Datums. Bei der Quartalsabrechnung setzt SwissSalary geänderte Datumswerte auf Monatsgrenzen. Prüfen und erfassen Sie deshalb den mit GastroSocial vereinbarten Zeitraum ausdrücklich.

Der Bericht verarbeitet nur den aktuellen Mandanten.

Exportinhalt prüfen

Die Datei enthält drei Satzarten:

Satzart Inhalt
01 Lohndaten je mitarbeitender Person und Periode.
02 Unfall- oder Krankheitsperioden.
09 Total der exportierten BVG-Werte.

Lohndaten

Für die Quartalsabrechnung erzeugt SwissSalary die Lohndaten monatlich. Für die Jahresabrechnung summiert SwissSalary zusammenhängende Perioden innerhalb des Kalenderjahrs.

Bei Mitarbeitenden mit mehreren BVG-Plänen werden neben dem Primären BVG auch Sekundär-, Tertiär- und Quartär-BVG berücksichtigt. Die für den Export relevanten Lohnwerte werden aus den entsprechenden BVG-Plänen ermittelt und im Export zusammengeführt.

Der Bruttolohn basiert weiterhin auf dem Primären BVG. Der koordinierte Lohn und der Arbeitnehmerbeitrag berücksichtigen die entsprechenden Werte aller verwendeten BVG-Pläne.

Arbeitnehmerbeiträge werden im Export als positive Werte ausgegeben.

Zusätzlich enthält der Datensatz Personendaten, AHV-Kundennummer, Sozialversicherungsnummer, Geburtsdatum, Geschlecht, Nationalität sowie Kennzeichnungen für Eintritt, Austritt und fehlende Monatswerte.

SwissSalary schreibt eine Lohnzeile nur, wenn der ermittelte fiktive BVG-Lohn ungleich null ist.

Unfall- und Krankheitsdaten

SwissSalary durchsucht den Zeitraum tageweise nach den zugeordneten Zeitarten. Zusammenhängende Absenzen werden zu Perioden zusammengefasst. Ändert sich der Abwesenheitsgrad, beginnt eine neue Periode.

Der Abwesenheitsgrad basiert auf:

  • gebuchten Stunden der Zeitart;
  • Sollzeit der Arbeitsgruppe;
  • Beschäftigungsgrad;
  • Einstellung Kein Beschäftigungsgrad.

Nichtarbeitstage und Vorholtage werden bei der Periodenbildung berücksichtigt.

Exportwerte plausibilisieren

Prüfen Sie:

  1. Kundennr. des AHV-Vertrags.
  2. Zeitraum und Abrechnungsart.
  3. Mitarbeitende mit Eintritt oder Austritt.
  4. Mitarbeitende ohne Sozialversicherungsnummer.
  5. Verwendete BVG-Pläne und die zugehörigen BVG-Lohnarten.
  6. Schnittstelle Plannr. (Interface Plan No.) im BVG Stamm. Bei Plänen mit Plan-Zuordnung muss die entsprechende Plan-Nummer A bzw. B hinterlegt sein.
  7. Fiktiven, koordinierten und Arbeitnehmerbeitrag gegen die gebuchten Lohnposten.
  8. Beginn, Ende und Grad der Unfall- und Krankheitsperioden.
  9. Satzart 09 gegen die Summe der Satzart 01.

Wenn eine Person nicht in den Lohndaten erscheint, prüfen Sie zuerst:

  • Eintritts- und Austrittsdatum im Zeitraum;
  • Sperrstatus der Person;
  • verwendete BVG-Pläne;
  • Nettobewegung auf den entsprechenden BVG-Basislohnarten.

Wenn eine Abwesenheit fehlt, prüfen Sie die Zeitartenzuordnung, die gebuchten Zeitposten und den Arbeitskalender.

Wichtig

SwissSalary erzeugt die Datei, übermittelt sie aber nicht automatisch. Prüfen Sie Inhalt und Kontrolltotal, bevor Sie die Datei ausserhalb von SwissSalary an GastroSocial weitergeben.

Gut zu wissen

  • Den mit GastroSocial vereinbarten Zeitraum nicht explizit setzen — Jahres- und Quartalsabrechnung runden bzw. begrenzen Daten unterschiedlich.
  • Eintritt/Austritt, Sperrstatus, verwendete BVG-Pläne oder die Nettobewegungen auf den entsprechenden BVG-Basislohnarten übersehen — Personen können in Satzart 01 fehlen.
  • Zeitartenzuordnung, gebuchte Zeitposten oder Sollstunden im Arbeitskalender auslassen — Unfall- und Krankheitsperioden fehlen.
  • Satzart 09 nicht gegen die Summe der Satzart 01 abstimmen — Kontrolltotal und Meldung weichen ab.
  • Die erzeugte Datei wie eine bereits übermittelte Meldung behandeln — die Zustellung bleibt bei Ihnen.

Siehe auch