Personaldaten mit Rexx austauschen und Rückweisungen bearbeiten
Die Rexx-Schnittstelle verbindet SwissSalary mit der HR-Plattform von rexx systems in beide Richtungen: Personaldaten, für die Rexx das führende System ist, importiert SwissSalary über SmartPort; Personaldaten, für die SwissSalary die Stammdatenhoheit hat, exportiert SwissSalary an Rexx. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über das Web. Richten Sie die Schnittstelle einmalig ein, synchronisieren Sie automatisch oder vor dem Lohnlauf manuell und prüfen Sie zurückgewiesene Änderungen im SmartPort-Protokoll.
Voraussetzungen
- Die Lizenz SwissSalary Plus ist aktiv.
- Sie haben von Ihrer Ansprechperson bei rexx systems die Zugriffsberechtigung erhalten: Autorisierung, Download-URL und, für den Export, Upload-URL.
- SmartPort ist eingerichtet, da SwissSalary die importierten Rexx-Daten als SmartPort-Änderungen verarbeitet.
Welche Daten ausgetauscht werden
| Richtung | Inhalt |
|---|---|
| Import aus Rexx | Alle SmartPort-fähigen Felder der Personalkarte, für die Rexx führend ist. Versicherungs- und Kinderdaten sind ausgeschlossen. |
| Export an Rexx | Mitarbeitendennummer, Firma E-Mail, Telefon Geschäft, Mobiltelefon Geschäft, Dienstjahre, Benutzername (Firma E-Mail oder, falls leer, Private E-Mail) sowie die Statistikzuordnungen mit Gruppe und Bemerkung. |
Rexx-Schnittstelle einrichten
- Öffnen Sie die Lohnstammdaten und wählen Sie Zugehörig > Rexx Schnittstelle Einrichtung. Blenden Sie die Aktion bei Bedarf zuerst ein.
- Füllen Sie im Abschnitt Allgemein die Felder aus.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Automatische Synchronisation | Erstellt einen Aufgabenwarteschlangenposten, der die Daten periodisch im Hintergrund synchronisiert. |
| Herkunftscode | Kennzeichnet die aus Rexx importierten Änderungen. Erfassen Sie einen beliebigen Code mit bis zu 10 Zeichen, zum Beispiel REXX. Pflichtfeld. |
| Abrechnungskreis Filter | Beschränkt die Synchronisation auf Mitarbeitende der gewählten Abrechnungskreise. |
| Austrittsgrundfilter | Beschränkt die Synchronisation auf Mitarbeitende mit dem gewählten Austrittsgrund. |
| Autorisierung | Anmeldeinformationen für den Webservice von Rexx. Rexx stellt sie zur Verfügung. Der Wert wird maskiert angezeigt. Pflichtfeld. |
| Letzte Synchronisation Datum/Zeit | Zeitpunkt der letzten erfolgreichen Synchronisation. |
- Erfassen Sie im Abschnitt Import die Download Url, über die SwissSalary die Änderungen aus Rexx herunterlädt. Pflichtfeld.
- Erfassen Sie im Abschnitt Export die Upload Url, über die SwissSalary die eigenen Änderungen an Rexx sendet. Ohne Upload Url findet kein Export statt.
- Damit SwissSalary die importierten Änderungen automatisch übernimmt, nehmen Sie den Herkunftscode in der SmartPort-Einrichtung in den Filter für die automatische Annahme auf. Andernfalls nehmen Sie die Änderungen in SmartPort manuell an.
Synchronisieren
Automatisch
Aktivieren Sie Automatische Synchronisation. SwissSalary erstellt einen wiederkehrenden Aufgabenwarteschlangenposten, der standardmässig jede Stunde an allen Wochentagen läuft. Passen Sie die Zeitplanung bei Bedarf über die Aktion Auto Sync Einstellungen an.
Manuell
Wählen Sie auf der Seite Rexx Schnittstelle Einrichtung die Aktion Mitarbeiter synchronisieren, zum Beispiel vor dem Lohnlauf.
Ablauf einer Synchronisation
- SwissSalary prüft die Einrichtung. Fehlen Autorisierung, Herkunftscode oder Download Url, zeigt SwissSalary die betroffenen Felder an und bricht die Synchronisation ab.
- SwissSalary lädt die Änderungen aus Rexx herunter und legt sie als SmartPort-Änderungen mit dem Herkunftscode an.
- Vor der automatischen Annahme weist SwissSalary Änderungen zurück, die nicht zu den Filtern passen (siehe nächster Abschnitt). Die übrigen Änderungen nimmt SmartPort gemäss Einrichtung automatisch an oder sie bleiben zur manuellen Prüfung offen.
- SwissSalary sendet die Änderungen der Mitarbeitenden an Rexx, die seit Letzte Synchronisation Datum/Zeit geändert wurden, die Filter erfüllen und nicht ausgetreten sind.
- SwissSalary aktualisiert Letzte Synchronisation Datum/Zeit.
Rückweisungen verstehen
SwissSalary prüft jede importierte Änderung für bestehende Mitarbeitende:
- Neue Mitarbeitende legt SwissSalary immer an; ihre Änderungen werden nicht zurückgewiesen.
- Eine Änderung wird übernommen, wenn die Person gemäss aktuellen Daten oder gemäss der Änderung im Abrechnungskreis Filter liegt und nicht ausgetreten ist (Austrittsdatum leer oder nicht vor dem Arbeitsdatum).
- Eine Änderung wird ebenfalls übernommen, wenn die Person dem Austrittsgrundfilter entspricht.
- Trifft nichts davon zu, weist SwissSalary die Änderung zurück.
Hinweis
Ist der Austrittsgrundfilter leer, erfüllen alle Mitarbeitenden die letzte Bedingung. SwissSalary weist dann keine Änderungen zurück. Setzen Sie den Austrittsgrundfilter, wenn der Abrechnungskreisfilter und die Austrittsprüfung beim Import greifen sollen.
Zurückgewiesene Änderungen bleiben nicht als offene Änderungen stehen: SwissSalary verschiebt sie mit dem Status abgelehnt in das SmartPort Protokoll.
Rückweisungen bearbeiten
- Öffnen Sie das SmartPort Protokoll.
- Filtern Sie nach dem Herkunftscode der Rexx-Schnittstelle und dem Status abgelehnt.
- Prüfen Sie für jede Rückweisung Mitarbeitende, betroffene Felder und Werte.
- Klären Sie den Grund: Abrechnungskreis ausserhalb des Filters, Person bereits ausgetreten oder Austrittsgrund ausserhalb des Filters.
- Soll die Änderung trotzdem in SwissSalary gelten, korrigieren Sie die Ursache (zum Beispiel die Filter in der Rexx Schnittstelle Einrichtung) und lassen Sie die Änderung in Rexx erneut auslösen, oder erfassen Sie den Wert direkt in der Personalkarte.
Wichtig
Eine zurückgewiesene Änderung lässt sich nicht nachträglich annehmen. Filteranpassungen wirken nur auf künftige Synchronisationen.
Letzte Synchronisation zurücksetzen
Wenn SwissSalary bei der nächsten Synchronisation die Daten aller Mitarbeitenden innerhalb der Filter erneut an Rexx senden soll, zum Beispiel nach einer Einrichtungsänderung in Rexx:
- Öffnen Sie die Rexx Schnittstelle Einrichtung.
- Wählen Sie die Aktion Letzte Synchronisation Datum/Zeit zurücksetzen.
SwissSalary leert das Feld Letzte Synchronisation Datum/Zeit. Die nächste Synchronisation exportiert den gesamten gefilterten Bestand.
Bei Fragen zu rexx systems wenden Sie sich direkt an Ihre Ansprechperson bei rexx systems. Bei Fragen zur Einrichtung in SwissSalary hilft der SwissSalary Support.
Gut zu wissen
- Die Synchronisation ohne Autorisierung, Herkunftscode oder Download Url starten — sie bricht mit einer Liste der fehlenden Felder ab.
- Den Herkunftscode nicht in den Filter für die automatische Annahme in SmartPort aufnehmen — die Änderungen bleiben offen, bis Sie sie manuell annehmen.
- Den Austrittsgrundfilter leer lassen und eine Rückweisung durch den Abrechnungskreis Filter erwarten — ohne Austrittsgrundfilter weist SwissSalary keine Importänderungen zurück.
- Eine zurückgewiesene Änderung später annehmen wollen — sie liegt endgültig im SmartPort Protokoll; Rexx muss sie neu liefern.
- Die Upload Url leer lassen und einen Export erwarten — SwissSalary importiert dann nur.
- Letzte Synchronisation Datum/Zeit zurücksetzen, ohne Rexx zu informieren — die nächste Synchronisation sendet den gesamten gefilterten Bestand erneut.