Personal-, Lohn- und Absenzdaten mit UKA und SuNet austauschen
Mit den Schnittstellen zu UKA Solutions (HRM Systems AG) und Sunetplus (BBT Software AG) übergeben Sie Personal-, Lohn- und Absenzdaten an die Schaden- und Absenzverwaltung und übernehmen die von UKA berechneten Taggeldleistungen zurück in die Lohnabrechnung. Die Schnittstellen erfordern die Lizenz SwissSalary Plus. Richten Sie die Lohnarten einmalig ein, exportieren Sie die Daten im mit dem Partner vereinbarten Rhythmus und importieren Sie Taggeldleistungen vor dem definitiven Lohnlauf.
Passende Schnittstelle wählen
| Bericht | Verwendung |
|---|---|
| UKA-Schnittstelle 9.1 / UKA-Schnittstelle 24.1 | Personaldaten (mit oder ohne Lohndaten) oder Organisationseinheiten als XML exportieren; Taggeldleistungen importieren. |
| UKA-Schnittstelle 8.9 | Personal- und Lohndaten als Textdatei exportieren. |
| UKA-Organisationsschnittstelle 8.9 | Abteilungen und Vorgesetztenbeziehungen exportieren. |
| UKA-Importschnittstelle 8.9 / 9.1 / UKA-Importschnittstelle 24.1 | Taggeldleistungen aus einer UKA-XML-Datei importieren. |
| UKA-Abwesenheitsschnittstelle 8.9 / 9.1 / UKA-Abwesenheitsschnittstelle 24.1 | Absenzperioden an UKA exportieren. |
| SuNetPlus-Schnittstelle | Personal- und Lohndaten an Sunetplus exportieren. |
| SuNet Abwesenheitsschnittstelle | Absenzperioden an Sunetplus exportieren, wenn Sie die Absenzen in SwissSalary führen. |
Verwenden Sie die Schnittstellenversion, die mit Ihrem UKA-System vereinbart ist.
Voraussetzungen
- Die Lizenz SwissSalary Plus ist aktiv.
- Die Schnittstellenversion ist mit dem Empfänger abgestimmt.
- Die taggeldrelevanten Lohnarten sind zugewiesen (siehe nächster Abschnitt).
- Für den UKA-Import ist in den Lohnstammdaten im Register Einrichtung die Firmennummer Schnittstelle gepflegt.
- Absenzen sind als Zeitposten gebucht; Arbeitsgruppen und Arbeitskalender enthalten Sollstunden.
- Mitarbeitendennummern sind eindeutig, wenn Sie mehrere Mandanten gemeinsam exportieren.
- Die verwendeten Mitarbeitendenstatistiken und Statistikgruppen sind eingerichtet.
Lohnarten für Taggeldmeldungen einrichten
Damit UKA und Sunetplus den versicherten Verdienst berechnen können, weisen Sie einmalig alle Lohnarten zu, die für die Taggeldberechnung relevant sind, zum Beispiel Monats- und Stundenlohn, Zulagen, Ferien- und Feiertagsentschädigung oder 13. Monatslohn. Die Zuweisung gilt für UKA und Sunetplus gleichermassen.
- Öffnen Sie die Lohnarten und wählen Sie eine taggeldrelevante Lohnart.
- Wählen Sie im Feld Schadenfall Detail die Lohnbasis, in der die Lohnart zusammengefasst wird:
| Schadenfall Detail | Typische Lohnarten |
|---|---|
| A Grundlohn | Monats- und Stundenlohn |
| B Familienzulagen | Kinder- und Ausbildungszulagen |
| C Ferien- und Feiertagsentschädigung | Ferien- und Feiertagsentschädigungen im Stundenlohn |
| D Andere Lohnzulagen | Regelmässige und unregelmässige Zulagen |
| E Grati und 13. Monatslohn | Gratifikation, 13. Monatslohn |
- Wählen Sie im Feld Schadenfall versicherter Verdienst, wie die Lohnart in den versicherten Verdienst einfliesst:
- voraussichtlich (auch «aktuell»): SwissSalary rechnet den Wert des aktuellen Monats auf 12 oder 13 Monate hoch, je nach Anspruch der Absenz auf einen 13. Monatslohn.
- rückwirkend: SwissSalary summiert die gebuchten Monate der letzten 12 Monate. Bei einer Anstellung von weniger als 12 Monaten rechnet SwissSalary auf 365 Tage hoch.
- Erfassen Sie bei KTG-versicherten Lohnarten zusätzlich die mit UKA vereinbarte UKA Zusatz Position (1–15).
Hinweis
Lohnerhöhungen, die zum Meldezeitpunkt noch nicht gebucht sind, berücksichtigt SwissSalary nicht, auch nicht Einträge in der TimeMachine. Dasselbe gilt für Kinderzulagen, die noch nicht ausbezahlt wurden. Lohnkürzungen, die UKA Solutions berechnet, kommen ausschliesslich auf der Position Grundlohn zurück (UVG: A Grundlohn, KTG: die entsprechende UKA-Zusatzposition).
Personal- und Organisationsdaten an UKA exportieren
Mit Version 9.1 oder 24.1
- Öffnen Sie UKA-Schnittstelle 9.1 oder UKA-Schnittstelle 24.1.
- Wählen Sie den UKA-Schnittstellentyp Personaldaten (Export) oder Organisationseinheiten (Export).
- Prüfen Sie die Optionen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Lohnmonat | Relevanter Monat. SwissSalary setzt das Datum auf den Monatsletzten. |
| Arbeitsortcode | Legt fest, ob der Arbeitsort aus Abteilung oder Arbeitsgruppe abgeleitet wird. |
| Mitarbeitenden-Versicherungsgruppe UVG | Mitarbeitendenstatistik für die UVG-Zuordnung. |
| Mitarbeitenden-Versicherungsgruppe KTG | Mitarbeitendenstatistik für die KTG-Zuordnung. |
| Filter Mitarbeitenden-Versicherungsgruppe KTG | Statistikgruppe innerhalb der gewählten KTG-Statistik. |
| Testdaten | Kennzeichnet die erzeugte Datei als Testdaten. |
| Lohndaten einschliessen | Fügt beim Schnittstellentyp Personaldaten Lohndaten hinzu. |
| Daten aus allen Mandanten exportieren | Exportiert alle Mandanten, für die Sie berechtigt sind. |
- Führen Sie den Bericht aus und speichern Sie die XML-Datei.
Bei einem Mehrmandantenexport muss Ihr Benutzer in jedem Mandanten in der SwissSalary-Benutzereinrichtung vorhanden sein und Zugriff auf alle betroffenen Abrechnungskreise haben.
Mit Version 8.9
- Öffnen Sie UKA-Schnittstelle 8.9.
- Wählen Sie das Lohndatum. SwissSalary setzt es auf den Monatsersten.
- Legen Sie fest, ob der übliche Arbeitsplatz und der Arbeitsortcode aus Abteilung oder Arbeitsort stammen.
- Wählen Sie die Versicherungsgruppe KTG und bei Bedarf den Mitarbeitendenfilter.
- Aktivieren Sie Daten aus allen Mandanten exportieren nur bei eindeutigen Mitarbeitendennummern und vollständigen Berechtigungen.
- Führen Sie den Export aus. SwissSalary erstellt die Datei UKA Lohnschnittstelle Version 8.9.txt.
Für die Organisationseinheiten öffnen Sie UKA-Organisationsschnittstelle 8.9, prüfen Datum ab, aktivieren bei Bedarf Alle Mandanten und führen den Bericht aus. Der Bericht exportiert jede Abteilung mit übergeordneter Abteilung, Beschreibung, primärer vorgesetzter Person und Firmennummer Schnittstelle.
UKA-Taggeldleistungen übernehmen
UKA übermittelt die monatlichen Taggeldleistungen als XML-Datei. SwissSalary importiert sie zuerst in die EasyRapport-Importtabelle; danach holen Sie die Posten in ein Rapportierungsjournal.
Rapportierungsjournal einrichten
Erstellen Sie einmalig ein oder mehrere Rapportierungsjournale für den UKA-Import, zum Beispiel eines für alle Mitarbeitenden oder eines pro Abrechnungskreis.
- Erstellen Sie das Rapportierungsjournal und wählen Sie den Abrechnungskreis.
- Aktivieren Sie bei Bedarf die Übergreifende AK Sperre.
- Wählen Sie im Feld Herkunftsart Filter (Import) den Wert UKA.
- Wählen Sie im Feld Herkunftstyp (Import) den Wert anhängen.
Datei importieren und ins Journal holen
- Speichern Sie die von UKA gelieferte XML-Datei.
- Öffnen Sie die passende UKA-Importschnittstelle. Bei Version 9.1 oder 24.1 können Sie alternativ in der UKA-Schnittstelle den Schnittstellentyp Taggelder (Import) wählen.
- Wählen Sie im Feld Datei die XML-Datei und führen Sie den Bericht aus.
- Bestätigen Sie den Import von Testdaten nur, wenn dies beabsichtigt ist, und prüfen Sie die Warnung, wenn der Abrechnungsmonat der Datei nicht dem aktuellen Arbeitsdatum entspricht.
- Öffnen Sie das UKA-Rapportierungsjournal und wählen Sie EasyRapport Posten holen.
- Aktivieren Sie Posten in Journal übertragen und bestätigen Sie.
- Wiederholen Sie die Schritte 5 und 6 für jedes weitere UKA-Rapportierungsjournal.
SwissSalary übernimmt pro Journal nur die Daten, die der Definition des Rapportierungsjournals entsprechen. UKA liefert die Daten für alle Mandanten in einer Datei; SwissSalary ordnet jede Zeile über die Firmennummer Schnittstelle dem richtigen Mandanten zu. Der Import bricht ab, wenn keine Datei gewählt wurde, erforderliche XML-Elemente fehlen oder die Firmennummer keinem Mandanten entspricht.
Wichtig
Der UKA-Import bucht keine Lohnwerte. Er stellt Journalzeilen bereit, die Sie wie andere Rapportierungen prüfen und mit dem Lohnlauf verarbeiten.
UKA-Abwesenheiten exportieren
- Öffnen Sie UKA-Abwesenheitsschnittstelle 8.9 / 9.1 oder UKA-Abwesenheitsschnittstelle 24.1.
- Wählen Sie bei 8.9 / 9.1 die UKA-Version.
- Erfassen Sie Datum von und Datum bis. SwissSalary setzt Datum bis bei einer Datumsänderung auf den letzten Tag des Monats von Datum von.
- Wählen Sie bei Bedarf Statistikcode und Statistikgruppenfilter.
- Aktivieren Sie Alle Mandanten exportieren nur bei eindeutigen Mitarbeitendennummern.
- Ordnen Sie die Zeitarten zu.
| UKA-Kategorie | Verfügbarkeit |
|---|---|
| Berufsunfall | Alle Versionen |
| Nichtberufsunfall | Alle Versionen |
| Krankheit | Alle Versionen |
| Schwangerschaft | Alle Versionen |
| Mutterschaft | Alle Versionen |
| Vaterschaft | Version 24.1 |
| Ferien | Alle Versionen |
| Ferien während Krankheit | Alle Versionen |
| Ferien während Unfall | Alle Versionen |
| Dienst / Militär / Zivildienst | Alle Versionen |
| Arbeit | Wird für die Berechnung und Abgrenzung verwendet. |
- Aktivieren Sie für 9.1 oder 24.1 bei Bedarf Aktuelle Absenzen löschen. Diese Kennzeichnung fordert das Zielsystem auf, bereits übermittelte Absenzen zu löschen.
- Führen Sie den Bericht aus und speichern Sie die Datei.
SwissSalary exportiert nur Mitarbeitende, die den Statistikfilter erfüllen. Der Bericht durchsucht den gewählten Zeitraum tageweise, fasst zusammenhängende Zeitposten zusammen und trennt Perioden, wenn sich der berechnete Abwesenheitsgrad ändert. Wenn eine Abwesenheit vor Datum von begonnen hat, kann der Bericht die Periode am Beginn des Exportzeitraums fortsetzen.
Abwesenheitsgrad prüfen
SwissSalary berechnet den Abwesenheitsgrad aus:
- gebuchter Istzeit der zugeordneten Zeitart;
- Sollstunden des Arbeitskalenders;
- Beschäftigungsgrad der mitarbeitenden Person;
- Einstellung Kein Beschäftigungsgrad der Arbeitsgruppe.
Bei Ferienzeitarten kehrt SwissSalary das Vorzeichen der gebuchten Zeit für die Berechnung um. Nichtarbeitstage und Vorholtage werden bei der Periodenbildung berücksichtigt.
Hinweis
Ein leerer Zeitartencode führt für diese Kategorie zu keinem Export. Ordnen Sie nur Kategorien zu, die der Empfänger verarbeitet.
Personaldaten an Sunetplus exportieren
Sie entscheiden selbst, wie oft Sie die Daten an Sunetplus übergeben. Übergeben Sie im gleichen Monat mehrmals, überschreibt Sunetplus die früher übermittelten Daten dieses Monats; sonst führt Sunetplus die Daten historisch weiter.
Sunetplus einmalig einrichten
- Prüfen Sie, ob die SUVA-Betriebsteile umgeschlüsselt werden müssen. Sunetplus vergibt für die Betriebsteile A, B, C und Z eigene Codewerte; der Betriebsteil A kann in Sunetplus zum Beispiel den Wert 1 haben. Schlüsseln Sie entweder in Sunetplus um oder in SwissSalary: Erfassen Sie dazu in den Benefits in der Deklarationseinrichtung des UVG-Benefits im Feld Schnittstellen-Code den Sunetplus-Wert. SwissSalary übermittelt diesen Wert als SUVA-Betriebsteil.
- Richten Sie in Sunetplus unter Konfiguration Personenschnittstellen das Dateiformat ein: Textdatei mit variablen Feldlängen und Trennzeichen, Feldbezeichnungen verwenden deaktiviert, Trennzeichen Strichpunkt.
- Übernehmen Sie die Felder in der Reihenfolge, die das Importformat von SwissSalary vorgibt. Ihr Sunetplus-Ansprechpartner oder die Dokumentation von BBT Software AG unterstützt Sie dabei.
- Wählen Sie bei Nicht selektierte Felder für Personengruppe (Datenprofil) den Standardwert Default.
Schlägt der Testimport in Sunetplus fehl, kann es nötig sein, einzelne Felder leer zu übernehmen. Die ZEMIS-Nr. muss das Format xxx.xxx.xxx-x haben oder leer sein.
Daten exportieren
- Öffnen Sie SuNetPlus-Schnittstelle.
- Prüfen Sie Datum von. SwissSalary schlägt den Ersten des Vormonats vor und setzt ein erfasstes Datum auf den Monatsersten.
- Aktivieren Sie bei Bedarf die Option, die Daten aller Mandanten in die Datei zu schreiben. Dies ist nur möglich, wenn die Mitarbeitendennummern über alle Mandanten eindeutig sind.
- Führen Sie den Bericht aus. SwissSalary erstellt die Datei SwS2SuNetPlus.txt in Windows-Codierung.
- Importieren Sie die Datei in Sunetplus.
Als Anstellungsdatum übermittelt SwissSalary das Eintrittsdatum Lohnbuchhaltung. Bei bereits verarbeiteten Wiedereintritten kann in Sunetplus deshalb das Wiedereintrittsdatum als erstes Anstellungsdatum erscheinen. Als üblicher Arbeitsplatz wird der Arbeitsort übermittelt.
SuNet-Abwesenheiten exportieren
Verwenden Sie diesen Export nur, wenn Sie die Absenzen in SwissSalary führen. Sunetplus übernimmt die Datei über den Fehlzeitenimport; richten Sie diesen gemäss der Dokumentation von BBT Software AG ein, einschliesslich der Zuordnung der Zeitarten zu den Sunetplus-Codes.
- Öffnen Sie SuNet Abwesenheitsschnittstelle.
- Erfassen Sie Periode von und Periode bis.
- Wählen Sie unter Arbeit die Zeitart für geleistete Arbeit.
- Führen Sie den Bericht aus und importieren Sie die Datei in Sunetplus.
Der Bericht verarbeitet alle Zeitarten, bei denen Istzeit aktiviert ist. Er erzeugt zusammenhängende Abwesenheitsperioden und exportiert unter anderem Mitarbeitendennummer, Name, Geburtsdatum, Zeitart, Beginn, Ende und berechneten Grad. Die Datei ist semikolongetrennt und wird in Windows-Codierung erstellt.
Austauschresultat prüfen
Nach einem Export:
- Zeitraum, Schnittstellenversion und Testkennzeichnung.
- Anzahl und Namen der exportierten Mandanten sowie Eindeutigkeit der Mitarbeitendennummern.
- Mitarbeitende mit Ein- oder Austritt im Zeitraum.
- Beginn, Ende und Gradwechsel mehrtägiger Abwesenheiten.
- Zuordnung von Berufsunfall, Nichtberufsunfall und Krankheit sowie Ferien mit korrektem Vorzeichen.
- Ob Aktuelle Absenzen löschen wirklich beabsichtigt war.
Nach dem UKA-Import:
- Die angezeigte Anzahl importierter Lohndaten.
- Mandant, Mitarbeitendennummer und Lohnart jeder Zeile im Rapportierungsjournal.
- Datum und Betrag der Taggeldleistungen.
- Fehlerhafte oder unvollständige Zeilen vor dem Lohnlauf.
Warnung
Übermitteln Sie eine Datei mit aktivierter Löschkennzeichnung nicht ungeprüft. Die Wirkung erfolgt im Zielsystem und kann dort bereits vorhandene Absenzen ersetzen oder entfernen.
Bei Fragen zu UKA Solutions wenden Sie sich an den Support von HRM Systems AG, bei Fragen zu Sunetplus an BBT Software AG. Bei Fragen zur Einrichtung in SwissSalary hilft der SwissSalary Support.
Gut zu wissen
- Taggeldrelevante Lohnarten ohne Schadenfall Detail lassen — der versicherte Verdienst in UKA oder Sunetplus ist zu tief.
- Bei KTG-versicherten Lohnarten die UKA Zusatz Position vergessen — die Werte fehlen in der KTG-Meldung.
- Export- und Importversion (8.9, 9.1 oder 24.1) nicht mit dem Empfänger abstimmen — Dateien lassen sich nicht verarbeiten.
- Die Firmennummer Schnittstelle in den Lohnstammdaten weglassen oder abweichend zur Datei setzen — der Import bricht ab.
- Nach dem Import EasyRapport Posten holen ohne Posten in Journal übertragen ausführen oder ein Journal ohne UKA im Feld Herkunftsart Filter (Import) verwenden — die Taggeldleistungen erscheinen nicht im Journal.
- Einen Mehrmandantenexport mit doppelten Mitarbeitendennummern oder fehlenden Berechtigungen starten — der Export scheitert oder mischt Bestände.
- Aktuelle Absenzen löschen ungeprüft aktivieren — im Zielsystem können vorhandene Absenzen ersetzt oder entfernt werden.
- SUVA-Betriebsteile ohne Umschlüsselung an Sunetplus übergeben — Sunetplus ordnet die Personen falschen Betriebsteilen zu.
- SuNetPlus-Schnittstelle mit der SuNet Abwesenheitsschnittstelle verwechseln — der falsche Export läuft.