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Lohnposten komprimieren und archivieren

Mit dem Bericht Datumskomprimierung Lohn (Aktion Datumskomprimierung auf der Seite SwissSalary Organisation) komprimieren Sie historische Lohnläufe und zugehörige Posten. Der Lauf fasst Einträge nach Periode zusammen, löscht die Originalsätze und schreibt komprimierte Ersatzsätze. Komprimieren Sie nur klar abgeschlossene Altjahre – nach vollständiger Sicherung und nach Klärung der Aufbewahrungsfristen, nie für laufende oder revidierbare Perioden.

Voraussetzungen

  • Sie haben Administratorberechtigungen für SwissSalary und die betroffenen Tabellen.
  • Eine aktuelle Sicherung der Datenbank bzw. des Mandanten liegt vor.
  • Auswertungen, Revisionen und gesetzliche Aufbewahrungsfristen für die zu komprimierenden Perioden sind geklärt.
  • Das gewünschte Enddatum liegt mindestens drei Jahre vor dem jüngsten Lohnlaufende. Die letzten drei Jahre lassen sich nicht komprimieren.

Was komprimiert wird

Der Bericht verarbeitet im gewählten Datumsbereich unter anderem:

  • Lohnlaufprotokolle (Lohnlaufjournal),
  • Lohnköpfe,
  • gebuchte Mitarbeitendenbanken,
  • gebuchte Mitarbeitendendimensionen,
  • Dokumentenverwaltungseinträge zum Lohnlauf,
  • Lohnposten (Lohnposten).

Mehrere Lohnläufe und Posten werden je nach Periodenlänge (Tag, Woche, Monat, Quartal, Jahr, Periode) zu komprimierten Sätzen zusammengeführt. Optional behalten Sie Feldinhalte für G/L-Konto, Kostenart, Kostenstelle, Kostenträger und Projekt bei (Feldinhalt behalten).

Komprimierung durchführen

  1. Öffnen Sie die Seite SwissSalary Organisation.
  2. Wählen Sie die Aktion Datumskomprimierung.
  3. Legen Sie Startdatum und Enddatum fest. Ohne Enddatum bricht der Bericht ab.
  4. Wählen Sie die Periodenlänge.
  5. Erfassen Sie bei Bedarf eine Buchungsbeschreibung (Standardvorschlag: Datumskomprimiert).
  6. Aktivieren Sie unter Feldinhalt behalten die Felder, die in den komprimierten Posten unterscheidbar bleiben sollen.
  7. Starten Sie den Bericht und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.

SwissSalary sperrt die betroffenen Tabellen, löscht die Originalsätze im Filter und schreibt die komprimierten Ersatzsätze. Dokumentenverwaltungseinträge der komprimierten Lohnläufe werden entfernt. Am Ende erscheint eine Meldung zur Anzahl gelöschter Sätze und zum Komprimierungsgrad – oder der Hinweis, dass keine Daten zum Komprimieren vorhanden sind.

Warnung

Der Batchjob löscht Einträge unwiderruflich. Ohne vorherige Sicherung sind Originalposten, Laufdetails und verknüpfte Dokumente der komprimierten Periode nicht wiederherstellbar. Komprimieren Sie nie laufende oder revidierbare Perioden.

Wichtig

Enddaten innerhalb der letzten drei Jahre relativ zum jüngsten Lohnlauf lehnt SwissSalary ab. Planen Sie die Komprimierung nur für klar abgeschlossene Historie.

Ergebnis prüfen

Nach dem Lauf prüfen Sie stichprobenartig:

  • ob Lohnläufe und Posten im komprimierten Zeitraum nur noch als komprimierte Sätze vorliegen,
  • ob Summen in Auswertungen für Altjahre noch den erwarteten Totals entsprechen,
  • ob benötigte Kontierungsmerkmale dank Feldinhalt behalten erhalten blieben,
  • ob Revision und Archivierung die reduzierte Detailtiefe akzeptieren.

Gut zu wissen

  • Komprimieren ohne vollständige Sicherung starten — Originalposten, Laufdetails und verknüpfte Dokumente der Periode sind danach nicht wiederherstellbar.
  • Ein Enddatum innerhalb der letzten drei Jahre relativ zum jüngsten Lohnlauf wählen — SwissSalary lehnt die Sperrfrist ab.
  • Den Bericht ohne Enddatum ausführen — er bricht ab.
  • Kontierungsmerkmale nicht behalten — Auswertungen verlieren die Unterscheidung nach Konto, Kostenstelle und weiteren Dimensionen.
  • Die reduzierte Detailtiefe vorab nicht mit Revision und Aufbewahrungspflichten klären — Nachweise können später fehlen.

Siehe auch