Zeiten im TapBoard-Matrix erfassen

Im TapBoard erfassen Sie Mengen oder Beträge je Rapportart und Kalendertag; SwissSalary schreibt sie direkt ins Journal der EasyRapport-Gruppe. Payroll- und HR-Fachpersonen nutzen die Seite in der monatlichen Datenvorbereitung für Mitarbeitende mit einer EasyRapport Gruppe — statt oder parallel zu EasyRapport Web. Danach prüfen Sie die Zeilen wie unter Variable Lohndaten, Zeiten und Absenzen vorbereiten und gehen in die Lohnlauf-Vorprüfung.

Zweck

Monatstage je Mitarbeitendem und Rapportart tabellarisch erfassen
Sollzeiten oder Fixmengen über die Stapelerfassung vorbefüllen
Journalzeilen ohne Umweg über den EasyRapport-Import erzeugen
Vor dem Lohnlauf mit Testabrechnung und Journalkontrolle absichern

Voraussetzungen

EasyRapport-Gruppen, Rapportarten und Zieljournale sind eingerichtet. Weitere Informationen finden Sie unter EasyRapport-Anbindung einrichten.
Der Mitarbeitende hat eine EasyRapport Gruppe (nicht leer und nicht gesperrt).
Die zu erfassenden Rapportarten haben eine Lohnart und sind nicht mit ausblenden = TapBoard ausgeblendet.
Arbeitsgruppe und Arbeitskalender sind gepflegt, wenn Sie Sollzeiten oder Kalendergrenzen nutzen.
Sie haben festgelegt, ob Zeiten über TapBoard, EasyRapport Web oder manuell ins Journal kommen — gleiche Sachverhalte nicht doppelt.

Hinweis

TapBoard ist der Produktname der Seite und bleibt englisch.

TapBoard öffnen und Mitarbeitenden wählen

Öffnen Sie die Seite TapBoard.
Wählen Sie unter Personalnr. eine Person mit EasyRapport-Gruppe.
Prüfen Sie die Anzeige von Name, Vorname, Arbeitsort, Arbeitsgruppe, Lohnklasse und Abteilung.
Wechseln Sie den Monat mit Back und Forward. Der Seitentitel zeigt Name und Monat/Jahr.
Filtern Sie die Mitarbeitendenliste bei Bedarf mit Active oder All.

TapBoard zeigt nur Mitarbeitende mit gefüllter EasyRapport Gruppe. Ohne Gruppe erscheint die Person nicht in der Auswahl.

Optionen der Erfassung

Feld	Beschreibung
Kostenstellen	Optional Vormonat, um Kostenstellen aus dem Vormonat zu berücksichtigen.
Tage Frage	Optional Teilzeit für die teilzeitbezogene Tagesfrage.
Kostenstellen übertragen	Übernimmt Kostenstellen in die Matrixzeilen.
Automatisches Archiv Rapport ID / Archiv Rapport ID	Sichtbar, wenn die Dokumentenverwaltung aktiv ist; steuert die Archiv-Rapport-ID am Mitarbeitenden.

Matrixzeilen erfassen

Der Matrixbereich Arbeitskalender listet die Rapportarten der EasyRapport-Gruppe. Spalten entsprechen den Kalendertagen des gewählten Monats; Total summiert die Zeile.

Wählen Sie die Zeile der gewünschten Rapportart (Beschreibung und optional Kostenstelle).
Erfassen Sie den Wert im Tagesfeld. Editierbar sind Zeilen mit hinterlegter Lohnart.
SwissSalary schreibt oder aktualisiert die zugehörige Journalzeile im Journal der EasyRapport-Gruppe.
Leere oder null gesetzte Mengen entfernen die Journalzeile, sofern keine Menge und kein Betrag verbleiben.
Beachten Sie Rundung sowie Unter- und Obergrenzen der Rapportart. Bei Allocated Time is Upper Limit darf die Menge die kalender- und pensumsbezogene Obergrenze nicht überschreiten.

Rapportarten mit Platzierung = Betrag schreiben den Tageswert in den Betrag; sonst in die Menge. Tagesrapportzeilen können zusätzlich Zeit von / Zeit bis nutzen, wenn die Stapelerfassung Zeiten übergibt.

Wichtig

TapBoard schreibt in das unter der EasyRapport-Gruppe hinterlegte Journal.

Dimensionen und zusätzliche Zeilen

Ist an der Rapportart Dimension notwendig aktiv, erfassen Sie Dimensionen über die vorgesehene Dimensionszuordnung (Dimension Zuteilung TapBoard bzw. Pflicht-Dimensionsdialog).
Mit Zeile einfügen (falls in Ihrer Version freigeschaltet) fügen Sie weitere Dimensionskombinationen zur aktuellen Rapportart hinzu.

Stapelerfassung (Batch Entry)

Wählen Sie Stapelerfassung.
Setzen Sie Datum ab und Datum bis.
Wählen Sie unter Type:
- leer: feste Menge unter Fixe Anzahl, optional mit Zeit von / Zeit bis;
- Sollzeit: Menge aus Arbeitskalender und Stellenprozenten.
Erfassen Sie bei Bedarf Zusatztext, wenn die Rapportart Zusatztext erlaubt.
Filtern Sie bei Bedarf Mitarbeitende, Abteilung oder Abrechnungskreis auf der Anforderungsseite.
Starten Sie den Bericht.

SwissSalary erzeugt oder aktualisiert Journalzeilen pro Tag im Zeitraum. Tage ohne Sollzeit im Kalender erhalten bei Fixmenge den Wert 0 und werden nicht geschrieben. Wochenenden ohne Kalender werden analog unterdrückt.

Begleitende Aktionen

Aktion	Verwendung
Personalkarte	Öffnet die Personalkarte (im Einzelmodus).
Rapportierung	Öffnet das Journal Rapportierung für denselben Mitarbeitenden.
Personalliste	Mitarbeitendenauswahl.
EasyRapport Karte Drucken	Druckt die EasyRapport-Karte zum Referenzdatum Monatsbeginn.
Bemerkung	Mitarbeitendenkommentare.
Testabrechnung	Testabrechnung für die gewählte Person.

Nach der Erfassung prüfen

Öffnen Sie das Journal Rapportierung bzw. Lohnjournal Rapportierung des Zieljournals.
Filtern Sie auf Monat, Mitarbeitende und Datenursprung.
Prüfen Sie Summen, Dubletten und fehlende Dimensionen.
Führen Sie bei Bedarf Testberechnung bzw. Testabrechnung aus.
Geben Sie die Daten erst frei, wenn EasyRapport-Import, TapBoard und manuelle Zeilen nicht dieselben Sachverhalte doppelt abbilden.

Weitere Kontrollschritte finden Sie unter Variable Lohndaten, Zeiten und Absenzen vorbereiten.

Abgrenzung zu EasyRapport Web

Aspekt	TapBoard	EasyRapport Web
Oberfläche	Business Central-Matrix	Browser (Monat/Woche/Tag, Terminal)
Ziel	Direkt Journalzeilen	Zuerst EasyRapport, dann Import/EasyRapport Posten holen
Visum	Kein Web-Visumsprozess	Freigabe und Visierung im Portal
Zielgruppe	Payroll-/HR-Erfassung in BC	Mitarbeitende und Vorgesetzte im Web

Beide Wege können dasselbe Journal füllen. Definieren Sie organisatorisch, welcher Weg pro Personengruppe gilt.

Gut zu wissen

Sie erwarten Mitarbeitende ohne EasyRapport Gruppe in TapBoard — sie erscheinen nicht; Zeiten fehlen im Journal.
Sie nutzen TapBoard und EasyRapport Web parallel für dieselben Sachverhalte — Doppelimport verdoppelt die Zeiten.
Sie ignorieren Obergrenzen der Rapportart oder Pflicht-Dimensionen — Zeilen werden abgewiesen oder falsch kontiert.
Sie führen keine Testabrechnung oder zusätzliche Kontrollen nach der Erfassung aus — fehlerhafte Stunden laufen in den definitiven Lohnlauf.

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