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Einen Lohnlauf vorbereiten und prüfen

Vor dem Abrechnen prüfen Sie Stammdaten, Journal, Tests und Abweichungen, dann legen Sie Abrechnungskreis, Zeitraum sowie Abrechnungs- und Zahlungsdatum fest. Payroll-Fachpersonen erledigen diese Vorbereitung, sobald die monatsvariablen Daten im Journal stehen — und bevor Sie Lohn abrechnen, freigeben, auszahlen und buchen.

Voraussetzungen

  • Eintritte, Austritte und Personaländerungen sind erfasst. Weitere Informationen finden Sie unter Mitarbeitende für die Lohnabrechnung einrichten.
  • Wiederkehrende Lohnteile gelten im richtigen Zeitraum. Weitere Informationen finden Sie unter Lohnarten und Lohnteile verwalten.
  • Variable Lohndaten, Zeiten und Absenzen sind im Rapportierungsjournal vollständig und abgestimmt. Weitere Informationen finden Sie unter Variable Lohndaten, Zeiten und Absenzen vorbereiten.
  • Versicherungs-, Familien- und Quellensteuerdaten sowie Bankdaten sind für das Zahlungsdatum gültig.
  • Der vorherige Lohnlauf befindet sich im erwarteten Status (gebucht bzw. fachlich abgeschlossen).

Stammdaten und Journal prüfen

  1. Öffnen Sie Lohnjournal Rapportierung.
  2. Filtern Sie auf Periode und Abrechnungskreis.
  3. Stimmen Sie Anzahl, Menge und Betrag mit Summe ab.
  4. Prüfen Sie rückwirkende Belegdaten, Dubletten und fehlende Zuordnungen.
  5. Kontrollieren Sie neu eingetretene, ausgetretene und quellensteuerpflichtige Mitarbeitende.
  6. Prüfen Sie geänderte Bank- und Versicherungsdaten.
  7. Führen Sie Plausibilitätstest für den gewünschten Mitarbeitendenumfang aus.

Der Bericht Plausibilitätsbericht kann nach Mitarbeitendennummer, Abteilung und Abrechnungskreis gefiltert werden und weist Abweichungen je Mitarbeitendem aus.

Testlohnläufe durchführen

  1. Wählen Sie im Journal oder auf der Personalkarte einen repräsentativen oder auffälligen Mitarbeitenden.
  2. Wählen Sie Testberechnung im Rapportierungsjournal oder Testabrechnung in den Lohnteilen auf der Personalkarte oder direkt auf der Personalkarte zur Überprüfung einzelner Lohnabrechnungen.
  3. Erfassen Sie die vorgesehenen Perioden- und Zahlungsdaten.
  4. Prüfen Sie die angezeigte Lohnabrechnung.
  5. Wiederholen Sie die Testabrechnung nach Korrekturen.

SwissSalary erzeugt für den Test einen neuen ungebuchten Lohnlauf, zeigt die Lohnabrechnung an und storniert diesen Lohnlauf danach automatisch. Dadurch können Sie die Berechnung prüfen, ohne den Testlauf als offenen Lohnlauf weiterzuverarbeiten.

Tipp

Testen Sie mindestens Eintritte, Austritte, Stundenlohn, Familienzulagen, Quellensteuer, ausserordentliche Zahlungen und rückwirkende Änderungen, sofern diese Fälle im aktuellen Monat vorkommen.

Plausibilität des Ergebnisses beurteilen

Prüfen Sie vor dem definitiven Lohnlauf:

  • Brutto- und Nettolohn im Vergleich zum Vormonat,
  • AHV-, ALV-, BVG-, Versicherungs- und Quellensteuerabzüge,
  • Familienzulagen und deren Kanton,
  • Einmalzahlungen und aperiodische Quellensteuerbestandteile,
  • Arbeitszeit, Absenzen und Feriengeld,
  • Bankverbindung und Zahlungsbetrag,
  • Kostenstellen und weitere Dimensionen,
  • erwartete Pro-rata-temporis-Berechnungen.

Nach dem definitiven Lohnlauf stehen auf Lohnläufe unter anderem Lohnabrechnung, Differenzliste, Lohnposten, FIBU-Buchungsjournal, KORE-Buchungsjournal und Zahlungsauswertungen zur Verfügung. Verwenden Sie diese Auswertungen für die Freigabekontrolle, bevor Sie Lohnlauf buchen ausführen.

Abbruchkriterien

Starten oder genehmigen Sie den definitiven Lohnlauf nicht, wenn:

  • Mitarbeitende unerwartet fehlen oder zusätzlich enthalten sind,
  • Perioden- oder Zahlungsdaten falsch sind,
  • ein Journalimport nicht abgestimmt ist,
  • Versicherungs- oder Quellensteuerzuordnungen fehlen,
  • Differenzen nicht erklärt werden können,
  • Bankdaten unvollständig sind,
  • der vorherige Lohnlauf einen ungeklärten Status hat.

Korrigieren Sie die Ursache im Personalstamm, in Lohnteile, im Journal oder in der Einrichtung und führen Sie den Test erneut aus.

Abrechnungsumfang festlegen

Der Bericht Lohn abrechnen verlangt einen Abrechnungskreis. Zusätzlich können Sie Mitarbeitende über Personalnr. und Lohncode sowie Lohnteile über Lohnartnr. filtern.

  1. Wählen Sie den abzurechnenden Abrechnungskreis.
  2. Prüfen Sie, welche Mitarbeitenden diesem Kreis zugeordnet sind.
  3. Verwenden Sie zusätzliche Filter nur für einen bewusst eingeschränkten Lohnlauf.
Warnung

Ein Filter kann Mitarbeitende oder Lohnarten aus dem Lohnlauf ausschliessen. Kontrollieren Sie die Filter vor jeder definitiven Abrechnung, besonders wenn gespeicherte Berichtswerte verwendet werden.

Zeitraum und Daten festlegen

  1. Erfassen Sie Abrechnung von.
  2. Prüfen Sie das Feld bis. SwissSalary setzt standardmässig das Monatsende.
  3. Prüfen Sie Abrechnungsdatum.
  4. Prüfen Sie Auszahlungsdatum.
  5. Ergänzen Sie bei Bedarf einen aussagekräftigen Text Lohnlauf.

SwissSalary warnt, wenn der Periodenbeginn nicht auf den ersten oder das Periodenende nicht auf den letzten Tag des Monats fällt. Bestätigen Sie eine abweichende Periode nur, wenn sie fachlich beabsichtigt ist.

Die Daten haben unterschiedliche Aufgaben:

  • Abrechnung von und bis bestimmen die Abrechnungsperiode.
  • Abrechnungsdatum kennzeichnet das Abrechnungsdatum des Lohnlaufs.
  • Auszahlungsdatum wird für die Zahlung und weitere zeitabhängige Verarbeitung verwendet.

Familienzulagen und Akonto prüfen

Die Option Kinderzulagenberechnung steuert mehr als die Familienzulagen. Wenn Sie sie ausschalten, verarbeitet der Lohnlauf gemäss Tooltip auch Arbeitskalender- und fiktive BV-Berechnungen nicht. Deaktivieren Sie die Option deshalb nur für einen fachlich dafür vorgesehenen Lohnlauf.

Für Akontozahlungen stehen Akontozahlung, Akonto % und eine Rundung zur Verfügung. SwissSalary benötigt dafür die eingerichtete Akonto-Lohnart. Verwenden Sie den Akontoprozess nicht als Ersatz für einen regulären Lohnlauf.

Gut zu wissen

  • Sie belassen gespeicherte Berichtfilter — Mitarbeitende oder Lohnarten fallen unbemerkt aus dem Lohnlauf und erhalten keinen oder den falschen Lohn.
  • Sie bestätigen eine abweichende Periode ohne fachliche Absicht — der Lohnlauf rechnet den falschen Monat.
  • Sie schalten die Kinderzulagenberechnung aus — Kalender- und fiktive BV-Berechnungen entfallen mit; Zulagen fehlen.
  • Sie starten den definitiven Lohnlauf, obwohl Journal, Versicherungen, Quellensteuer oder Bankdaten ungeklärt sind — Abbruch, Fehlbeträge oder Zahlungsfehler drohen.
  • Sie testen nur «Normalfälle» und lassen Eintritte, Austritte, Stundenlohn oder rückwirkende Änderungen aus — Sonderfälle scheitern erst im definitiven Lohnlauf.

Siehe auch