EasyRapport-Anbindung einrichten
EasyRapport greift auf denselben Business Central-Mandanten zu wie die Lohnverarbeitung. Richten Sie zuerst lohnrelevante Stammdaten, Journalziele, Gruppen bzw. Rapportarten sowie Synchronisationsparameter in SwissSalary ein; Transfer und Übernahme ins Journal gehören dazu. Erst danach starten Mitarbeitende die Zeiterfassung in EasyRapport.
Dieser Artikel beschreibt die SwissSalary-seitige Anbindung durch Payroll- und Systemadministration mit Plus-/Setup-Rechten – nach der Lohn- und Personalgrundeinrichtung, vor Go-live der Zeiterfassung sowie bei Journal- oder Dimensionsänderungen. Die Bedienung der Webanwendung bleibt im EasyRapport-Handbuch. Die Anbindung des Portals finden Sie unter Direct-Anbindung einrichten.
Zweck
- Verbindung und Auto-Sync für EasyRapport Einrichtung vorbereiten
- EasyRapport-Gruppen, Rapportarten und Zieljournale so zuordnen, dass Zeiten und Beträge ins Journal Rapportierung fliessen
- Mitarbeitende für die Rapportierung freigeben
- Klar trennen, was in SwissSalary und was in den Webportalen konfiguriert wird
Voraussetzungen
- Business Central und die SwissSalary-Lohnverarbeitung sind eingerichtet. Weitere Informationen finden Sie unter SwissSalary für die Lohnverarbeitung einrichten.
- Abrechnungskreise, Lohnarten, Arbeitsgruppen und Arbeitskalender sind vorhanden.
- Die benötigten Journalnamen für die Rapportierung sind angelegt.
- Dimensionen und Kostenstellen sind bereit, wenn Management Rapport oder EasyRapport Dimensionen verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Mitarbeitendendimensionen verwalten.
- Sie verfügen über administrative Rechte für SwissSalary Plus beziehungsweise die betroffenen Setup-Seiten.
- Für EasyRapport liegen die vom Betrieb bereitgestellten Zugangsdaten, Lizenzen und Subdomains vor.
Wichtig
Richten Sie zuerst den Personal- und Lohnstamm in SwissSalary ein. EasyRapport spiegelt diese Daten; es ersetzt weder Personalkarte noch Lohnjournal.
Was dieser Artikel abdeckt
Dieser Artikel beschreibt die BC-seitige Anbindung von EasyRapport (Einrichtung, Sync, Transfer, EasyRapport Posten holen). Die Bedienung der Webanwendung selbst ist hier nicht dokumentiert.
| Thema | Weiter in SwissSalary |
|---|---|
| Monatsjournal und Dublettenkontrolle vor dem Lohnlauf | Variable Lohndaten, Zeiten und Absenzen vorbereiten |
| Matrix-Zeiterfassung in Business Central | Zeiten im TapBoard-Matrix erfassen |
EasyRapport in Business Central einrichten
EasyRapport Einrichtung pflegen
- Öffnen Sie die Seite EasyRapport Einrichtung.
- Prüfen Sie den Bereich Allgemein:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Zeitlimite Rapportierung | Datumsformel für den erlaubten Rapportzeitraum (Standard 1Y). Beeinflusst die Berechnung von Buchungen zugelassen bis in der Gruppe. |
| Automatisch deaktivieren von ausgetretenen Mitarbeitern nach | Datumsformel, nach der ausgetretene Mitarbeitende lizenzseitig deaktiviert werden (Standard 1M). |
| Standard Sprache | Standardsprache: Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch. |
| Autom. Transfer nach Lohn buchen | Startet nach dem Buchen eines Lohnlaufs automatisch einen EasyRapport-Transfer. |
| Auto-Sync Aktiviert | Aktiviert die Aufgabenwarteschlange für SwS Timing for EasyRapport (Standardintervall 720 Minuten). |
| Datenbank Name | Aktive Datenbank (nicht editierbar). |
- Legen Sie im Bereich Rapportierung fest, welche Dimensionen die Rapportierung steuern:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Rapportierung Dimension 1 | Primäre Dimension: Kostenstelle, Job oder Kostenträger. |
| Rapportierung Dimension 2 | Optionale zweite Dimension. |
| Kostenstelle Filter / Kostenträger Filter / Projekt Filter / Projektaufgaben Filter | Werden freigeschaltet, wenn die jeweilige Dimension gewählt ist. |
| KST-Leiter Berechtigung / KST-Visum | All oder Group. |
| Auto Absenzen Visum | Automatic oder Never. |
| RFID | Leer oder activated. |
- Erfassen Sie unter Transfer Parameter die Webservice-Verbindung:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Web Service URL | Endpunkt; wird bei leerem Wert aus der Standard-WSDL vorbelegt. |
| Web Service Kunde ID | Kundenkennung beim EasyRapport-Service. |
| Web Service Login / Webdienst Passwort | Anmeldedaten; das Passwort liegt in Isolated Storage. |
| Web Service Synchronisation | Zeitpunkt der letzten Synchronisation. Eine manuelle Änderung lädt die Posten ab dem neuen Zeitpunkt erneut. |
| Web Service Sync. Typ | Full (Standard) oder Sequential bei grossen Datenmengen. |
| XML Debugging aktiviert | Stellt Übertragungsdateien als ZIP zum Download bereit. |
- Hinterlegen Sie unter Key den Ordered Key und bei Bedarf den Test Key (je 31 Zeichen). SwissSalary zeigt die lizenzierten und genutzten Sessions an.
Transfer und Verbindung testen
| Aktion | Verwendung |
|---|---|
| Test | Prüft die Erreichbarkeit des EasyRapport-Servers über die konfigurierte Webservice-URL (ohne Login). |
| Transfer | Vollständiger Transfer: lokale BC-Daten hochladen und Rapportdaten herunterladen. |
| Transfer (nur Daten holen) | Nur Download der aktuellen Rapportdaten. |
| Auto-Sync Einstellungen | Job-Queue-Eintrag bei aktivem Auto-Sync. |
| Letzte XML-Debug-Datei herunterladen | Letzte Debug-Datei, wenn XML-Debugging aktiv ist. |
| Öffnen / Mehr Erfahren | EasyRapport-Webanwendung beziehungsweise Produktwebsite. |
Denselben Volltransfer starten Sie auch von der EasyRapport Gruppenkarte mit der Aktion Transfer.
EasyRapport-Gruppen und Rapportarten
- Öffnen Sie EasyRapport Gruppen.
- Öffnen Sie die EasyRapport Gruppenkarte und erfassen Sie:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code / Beschreibung | Eindeutige Gruppe und Bezeichnung. |
| Journal | Ziel-Journalname für die Übernahme und für TapBoard. |
| Dimension Filter | Optionaler Dimensionsfilter je nach Management-Rapport-Dimension. |
| Differenzzeit Berechnung | Überstunden oder Gleitzeit. |
| Blocked | Sperrt die Gruppe für neue Zuordnungen. |
| Buchungen zugelassen von / Buchungen zugelassen bis | Erlaubter Buchungszeitraum. Beim Setzen von from berechnet SwissSalary to aus dem Setup-Zeitlimit. |
- Pflegen Sie im Teilformular Rapporttypen die Zeilenstruktur:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Number / Beschreibung | Zeilennummer und Text. |
| Zeilen Typ | z. B. Line, Title, Total, Sollzeit, Istzeit, Variance, Daily Report From, Pausenabzug. |
| Lohnart | Lohnart für übernehmbare Erfassungszeilen. |
| Platzierung | Anzahl oder Betrag. |
| Dimension notwendig | Dimension ist bei der Erfassung Pflicht. |
| Dimension Zuteilung TapBoard | Dimensionsvorgabe für TapBoard. |
| ausblenden | EasyRapport oder TapBoard, wenn die Zeile in einer der Oberflächen ausgeblendet werden soll. |
| Rundungspräzision, Untere Grenze, Obere Grenze | Mengeneinschränkungen und Rundung. |
Wichtig
Ohne korrektes Journal an der Gruppe und ohne Lohnart an den Erfassungszeilen können Posten nicht zuverlässig ins Lohnjournal übernommen werden. Mitarbeitende ohne passende Gruppe zählen beim Import als fehlkonfiguriert.
Mitarbeitende für EasyRapport zuordnen
- Öffnen Sie die Personalkarte.
- Weisen Sie EasyRapport Gruppe zu (nur nicht gesperrte Gruppen).
- Ergänzen Sie bei Bedarf:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| EasyRapport Login | Anmeldename in EasyRapport. |
| EasyRapport Verwalter | Vorgesetzte Person. |
| EasyRapport KST-Leiter / EasyRapport KST-Visum | Dimensionsgruppen für Kostenstellenrollen. |
| EasyRapport Mitarbeiter-Visum / Stellvertretung Mitarbeiter-Visum | Visums- und Stellvertretungszuordnung. |
| EasyRapport Springer | Ja oder Sachbearbeiter. |
| EasyRapport Admin | Ja, wenn die Person EasyRapport administrieren darf. |
| EasyRapport RFID | RFID-Kennung bei aktiviertem RFID. |
- Führen Sie einen Transfer aus, damit Gruppe, Zeilen und Mitarbeitende in EasyRapport verfügbar sind.
- Prüfen Sie die Darstellung in der Webanwendung. Weitere Informationen finden Sie unter Rollen und sichtbare Mitarbeitende verwalten.
EasyRapport-Posten holen und ins Journal übernehmen
Nach der Erfassung, Freigabe und Visierung in EasyRapport holen Sie die Daten nach SwissSalary.
Importtabelle prüfen
- Öffnen Sie im Journal Rapportierung die Aktion EasyRapport Import, oder öffnen Sie die Seite EasyRapport Import.
- Prüfen Sie die heruntergeladenen Zeilen (Mitarbeitende, Lohnart, Belegdatum, Menge, Betrag, Dimensionen, Visa).
- Klären Sie Zeilen ohne Journalname: Die Person ist keiner korrekt konfigurierten EasyRapport-Gruppe zugeordnet.
EasyRapport Posten holen ausführen
- Öffnen Sie Journal Rapportierung.
- Wählen Sie den Ziel-Journalname.
- Wählen Sie EasyRapport Posten holen.
- Setzen Sie die Optionen:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Synchronisation ausführen | Führt vor der Übernahme einen vollständigen EasyRapport-Transfer aus. |
| Posten ins Journal übertragen | Schreibt Importzeilen ins aktuelle Journal (Standard aktiv). |
| Nur visierte Posten | Übernimmt nur Zeilen mit Visum; nicht visierte bleiben im Import. |
| Stichtag | Übernimmt Buchungen bis einschliesslich dieses Datums. Ohne Datum warnt SwissSalary, dass alle Datensätze übertragen werden. |
- Starten Sie den Bericht.
- Prüfen Sie die Meldung zur Anzahl geschriebener Journalzeilen und allfällige Hinweise zu fehlenden Gruppen.
SwissSalary:
- schreibt nur Zeilen, deren Zieljournal dem aktuellen Journal entspricht;
- aktualisiert vorhandene Zeilen über die Unique Record ID, falls vorhanden;
- übernimmt Menge, Ansatz, Betrag, Text, Zeiten, Dimensionen, GPS und Spesenbelege;
- verhindert Änderungen an bereits gebuchten Lohnposten mit derselben Unique Record ID;
- löscht erfolgreich übernommene Zeilen aus dem EasyRapport-Import.
Wichtig
Legen Sie fest, ob Zeiten nur über EasyRapport, nur manuell, über TapBoard oder gemischt erfasst werden. Dieselbe Stunde darf nicht parallel aus mehreren Quellen ins Journal gelangen.
Anschliessend kontrollieren Sie das Journal wie unter Variable Lohndaten, Zeiten und Absenzen vorbereiten beschrieben. In EasyRapport bleiben Freigabe und Visierung vorgelagert; siehe Eigene Rapportierungen zur Visierung freigeben und Status der Rapportierungen überwachen.
Sicherheit und Filter
- Abrechnungskreis Filter auf Benutzereinrichtung SwissSalary begrenzt sichtbare Mitarbeitende, Journale, Direct- und Plus-Daten. Weitere Informationen finden Sie unter SwissSalary-Benutzer und Abrechnungskreis-Filter einrichten.
- Beim EasyRapport-Import setzt SwissSalary Sicherheitsfilter zurück, verarbeitet die Zeilen und wendet die Filter danach wieder an. Eingeschränkte Benutzer sehen nur Daten ihrer Abrechnungskreise.
- Setup-Passwörter sind schützenswerte Betriebsdaten. Geben Sie Webservice-Zugangsdaten nur an autorisierte Personen.
- In Sandbox-Umgebungen können Aus Sandbox synchronisieren-Optionen sichtbar sein. Prüfen Sie vor Produktivläufen Datenbank Name und Firmenfilter, damit keine Testdaten mit dem Live-Portal vermischt werden.
Checkliste vor dem Go-live
- [ ] Lohnverarbeitung, Personalstamm und Journale in SwissSalary sind vollständig.
- [ ] EasyRapport Einrichtung: Webservice, Auftraggeber ID, Login, Lizenzschlüssel und Test erfolgreich.
- [ ] Management-Rapport-Dimensionen und Filter gesetzt.
- [ ] EasyRapport-Gruppen mit Journal und Rapportarten inkl. Lohnarten vorhanden.
- [ ] Mitarbeitende mit EasyRapport Gruppe und Rollenfeldern zugeordnet.
- [ ] Transfer ausgeführt; Webansicht von Gruppe und Zeilen geprüft.
- [ ] EasyRapport Posten holen mit Stichtag und Visa-Option in einem Testjournal geprüft.
- [ ] Dublettenregel zwischen EasyRapport, TapBoard und manueller Erfassung festgelegt.
- [ ] EasyRapport-Webprozesse mit Fachrollen durchgespielt.
Gut zu wissen
- Starten Sie EasyRapport vor vollständiger Stammpflege, spiegelt das Portal Lücken – Mitarbeitende erfassen Zeiten, die im Lohnlauf nicht ankommen.
- Fehlt Journal oder Lohnart an Gruppe und Zeilen, übernehmen Sie Posten nicht zuverlässig; Stunden fehlen auf dem Lohn.
- Holen Sie Zeiten parallel aus EasyRapport, TapBoard und manuell ohne Dublettenregel, zahlen Sie dieselben Stunden doppelt.
- Starten Sie EasyRapport Posten holen ohne Stichtag und Visa, importieren Sie unfreigegebene oder zu viele Zeilen in den Lohnlauf.
- Mischen Sie Sandbox und Produktiv über dieselben Zugänge oder geben Webservice-Passwörter weiter, gefährden Sie Echtdaten und Compliance.