Archiver des documents, les rechercher et les marquer avec un code-barres
SwissSalary propose une gestion documentaire avec intégration d’archives, fonction de recherche et étiquettes code-barres. Les spécialistes de la paie ou de l’administration documentaire configurent le DMS, gèrent les documents via la gestion documentaire et génèrent des étiquettes code-barres avec des ID document pour l’archivage physique, lors de l’introduction et ensuite en continu pour l’archivage et l’impression d’étiquettes.
Conditions préalables
- Les types de document nécessaires sont définis dans Paramètres Document ou créés lors de la configuration DMS.
- Une souche de numéros est prévue pour les ID document automatiques et les codes-barres.
- En cas d’archivage externe, les données de connexion du DMS sont disponibles.
Configurer les paramètres DMS
- Ouvrez la page Paramètres DMS.
- Configurez les champs.
| Champ | Description |
|---|---|
| Archives Intégration | Active l’intégration avec un système externe de gestion de documents. |
| Souches de N° | Souche de numéros utilisée pour l’attribution automatique des ID document. SwissSalary utilise cette série lors de la création des étiquettes code-barres. |
| Afficher Infobox | Affiche l’infobox documentaire sur les pages prises en charge. |
- Si nécessaire, sélectionnez l’action Paramètres Document afin de configurer les types de document.
Rechercher et afficher des documents
Via la gestion documentaire
- Ouvrez la page Gestion des documents depuis l’employé.
- La page affiche les documents affectés à l’employé avec la Description, l’ID document et la Date.
- Utilisez l’action Recherche pour rechercher des documents dans le DMS.
- Utilisez l’action Afficher pour ouvrir un document précis dans le DMS à l’aide de son ID document.
Via l’aperçu des documents
- Ouvrez la page Prévision du document.
- La page affiche les types de document configurés avec le Code, la Description et la Quantité.
- Les types de document du type Document sont affichés en police standard, les types de groupe en gras.
Depuis l’aperçu des documents, les actions suivantes sont disponibles :
| Action | Description |
|---|---|
| Recherche | Recherche des documents dans le DMS pour le type sélectionné. |
| Document | Ouvre la gestion documentaire avec le type choisi comme filtre. |
| Imprimer | Génère des étiquettes code-barres pour le type de document sélectionné. |
Générer des étiquettes code-barres
Le rapport Document étiquette de codes barres génère des étiquettes avec code-barres et ID document pour l’archivage physique.
- Ouvrez le rapport Document étiquette de codes barres depuis l’aperçu des documents ou directement.
- Configurez les options.
| Champ | Description |
|---|---|
| Format d'etiquettes | Choisissez entre 90x20mm et 54x17mm. |
| Hauteur d'étiquettes supplémentaire | Ajoute à la hauteur standard de l’étiquette une valeur en millimètres. Valeur minimale : 0. |
- Si nécessaire, filtrez par type de document.
- Exécutez le rapport.
Pour chaque type de document, SwissSalary génère un nouvel ID document à l’aide de la souche de numéros configurée et crée une entrée dans la gestion documentaire avec l’employé, le type de document et la date de travail actuelle.
Le code-barres est codé au format Code128. Dans l’environnement cloud, SwissSalary utilise la police IDAutomationHbC128M ; en local, la police Code128bWin.
Hinweis
En mode aperçu, le rapport affiche le texte « Preview only » sans attribuer de nouvel ID document.
Bon à savoir
- Si vous imprimez des codes-barres sans Souches de N°, il manque des ID document fiables et les archives ainsi que la piste d’audit restent lacunaires.
- Si vous confondez l’aperçu avec l’impression productive d’étiquettes, aucun nouvel ID n’est créé et le document physique ne correspond pas au document numérique.
- Si vous activez Archives Intégration sans raccordement DMS coordonné ni types de document adaptés, les dossiers arrivent au mauvais endroit, voire nulle part.
- Si vous recherchez dans Gestion des documents sans filtre de type de document, vous risquez d’omettre des justificatifs et de ne pas pouvoir fournir les preuves nécessaires aux autorités.