Créer des modèles Word et des lettres en série pour les employés
Avec les modèles Word, les spécialistes de la paie ou des RH créent des documents standardisés tels que des attestations de salaire, des contrats de travail ou des circulaires, puis les remplissent automatiquement avec les données des employés. SwissSalary prend en charge des modèles dépendants de la langue et enregistre, sur demande, le document généré directement dans le dossier personnel, après la définition des types de document, avant le premier traitement de lettres en série et lors de l’introduction de nouveaux courriers standard.
Conditions préalables
- Microsoft Word est disponible (pour créer et modifier les modèles).
- Les types de document souhaités sont définis dans les Paramètres Document.
- Une souche de numéros est attribuée aux types de document si les documents doivent être numérotés automatiquement.
Configurer le modèle
- Ouvrez la page Paramètres modèles employé.
- Créez une nouvelle entrée.
| Champ | Description |
|---|---|
| Code | Code unique du modèle. |
| Description | Nom descriptif du modèle. |
| Code lettre en série | Code utilisé pour la fonction de lettre en série. |
| Document joint (Word) | Indique si un fichier Word est enregistré. Ce champ n’est pas modifiable directement. |
| Type document | Type de document sous lequel les documents générés sont enregistrés dans le dossier. |
| N° de Documents | Souche de numéros pour l’attribution automatique des numéros de document. |
- Utilisez les actions dans la zone Document joint (Word) pour gérer le modèle.
| Action | Description |
|---|---|
| Créer | Crée un nouveau modèle Word avec les champs de fusion disponibles. |
| Ouvert | Ouvre le modèle enregistré dans Word pour le modifier. |
| Importer | Importe un fichier Word existant comme modèle. |
| Exporter | Exporte le modèle enregistré sous forme de fichier. |
| Supprimer | Supprime le modèle enregistré après confirmation. |
Hinweis
Lors de la création d’un nouveau modèle, SwissSalary insère automatiquement les champs de fusion disponibles. Si vous importez un modèle existant, il doit être au format .doc ou .docx.
Gérer des modèles dépendants de la langue
- Sur le modèle, sélectionnez l’action Langues.
- La page Modèle Dossier Personnel Langue s’ouvre.
- Saisissez une ligne par langue.
| Champ | Description |
|---|---|
| Langue | Code langue de cette variante. |
| Code lettre en série | Code de lettre en série pour le modèle spécifique à la langue. |
| Document joint (Word) | Indique si un modèle spécifique à la langue est enregistré. |
- Utilisez les mêmes actions (Créer, Ouvert, Importer, Exporter, Supprimer) que pour le modèle principal.
SwissSalary utilise, lors de la génération d’une lettre en série, le modèle correspondant au code langue de l’employé. Si aucun modèle spécifique à la langue n’est disponible, SwissSalary utilise le modèle standard.
Générer une lettre en série
- Ouvrez la fiche employé de l’employé.
- Ouvrez le Dossier personnel.
- Sélectionnez l’action Lettre en série.
SwissSalary renseigne les champs de fusion avec les données actuelles de l’employé et génère le document. Le résultat est enregistré comme entrée de dossier sous le type de document configuré.
Wichtig
Si aucun modèle n’est configuré, SwissSalary vous demande si vous souhaitez ouvrir maintenant la configuration des modèles. Configurez au moins un modèle avant de générer des lettres en série.
Définir les champs de fusion
Le Code lettre en série détermine quels champs SwissSalary met à disposition dans le modèle Word. Vous pouvez affecter des champs issus des sources de données suivantes :
- données de base de l’employé
- informations sur la société
- utilisateur
SwissSalary ajoute un champ d’adresse multiligne pour les employés et un autre pour les informations sur la société. Pour les champs liés, la fonction de lettre en série peut également utiliser la valeur provenant de la table référencée. Les tables référencées comportant plus d’un champ dans la clé primaire ne sont pas prises en charge.
Bon à savoir
- Si vous lancez Lettre en série sans modèle, aucun courrier n’est créé et les contrats ou communications n’atteignent pas les employés.
- Si la variante de langue manque, le modèle standard est utilisé et les employés reçoivent des documents dans la mauvaise langue.
- Si vous n’importez pas les modèles au format .doc/.docx, l’importation échoue et la lettre en série reste bloquée.
- Si vous attendez des champs issus de tables à clé composée, les espaces réservés restent vides et les montants ou adresses manquent dans le courrier.
- Si vous laissez vides le Type document et la souche de numéros sur le modèle, l’archivage dans le dossier est incomplet et non conforme en matière d’audit.