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Importer, remplacer et exporter les documents des employés dans le dossier

Le dossier personnel dans SwissSalary enregistre directement des documents tels que des contrats de travail, des certificats et des attestations sur la fiche de l’employé. Les spécialistes de la paie ou des RH disposant d’un accès au dossier importent des documents individuels, plusieurs fichiers ou des archives ZIP, remplacent des fichiers existants, exportent le dossier et envoient éventuellement des documents à Direct, aussi bien dans l’exploitation courante que lors d’importations en masse.

Conditions préalables

  • L’employé est créé.
  • Les types de document souhaités sont définis sur la page Paramètres Document. Les types de document pilotent le regroupement et l’affichage dans le dossier.

Importer des documents individuels

  1. Ouvrez la fiche employé de l’employé.
  2. Ouvrez le Dossier personnel.
  3. Accédez au type de document souhaité.
  4. Sélectionnez l’action Importer.
  5. Sélectionnez un ou plusieurs fichiers.

Pour chaque fichier importé, SwissSalary crée une entrée de dossier avec le Nom du fichier, l’Extension de fichier, la Taille du fichier et la date de travail actuelle comme Date création. Le créateur est renseigné automatiquement avec l’utilisateur actuel.

Importer une archive ZIP

Pour importer plusieurs documents en une seule fois, utilisez le rapport Importation Archive ZIP Dossier.

  1. Ouvrez le rapport Importation Archive ZIP Dossier.
  2. Configurez les options.
Champ Description
Nom du fichier Sélectionnez l’archive ZIP au moyen de la fonction d’assistance. Champ obligatoire.
Description Description facultative attribuée à tous les documents importés.
Type de Document Type de document sous lequel les fichiers sont enregistrés dans le dossier. Le type doit être du type Document (et non groupe).
Filtre de type de fichier Limite l’importation à certaines extensions de fichier.
Direct Active l’envoi à SwissSalary Direct.
Visible depuis Date à partir de laquelle le document est visible dans SwissSalary Direct.
Direct pas de notification par e-mail Supprime la notification envoyée à l’employé.
  1. Exécutez l’importation.

SwissSalary affecte automatiquement les fichiers de l’archive aux employés en fonction du numéro de personnel présent dans le nom du fichier. Après l’importation, SwissSalary affiche le nombre de documents importés avec succès.

Hinweis

Vous devez sélectionner une archive ZIP avant de lancer l’importation. Sans archive, le processus s’interrompt avec un message d’erreur.

Ouvrir et remplacer des documents

Action Description
Ouvert Ouvre le document sélectionné dans l’application associée. Raccourci clavier : Alt+Entrée.
Remplacer Remplace le fichier existant par une nouvelle version. SwissSalary incrémente automatiquement le N° de version.

Exporter le dossier

Exporter un document individuel

  1. Sélectionnez l’entrée du dossier.
  2. Sélectionnez l’action Exporter.
  3. Enregistrez le fichier.

Exporter plusieurs documents ou le dossier complet

  1. Ouvrez le rapport Dossier Zip Export.
  2. Filtrez sur Document Type et Employé.
  3. Exécutez l’exportation.

SwissSalary crée une archive ZIP contenant les documents filtrés.

Envoyer à SwissSalary Direct

Si SwissSalary Direct est actif, vous pouvez transmettre des documents individuels directement à l’employé :

  1. Sélectionnez une ou plusieurs entrées du dossier.
  2. Sélectionnez l’action Envoi avec Direct.

Dans le portail des employés, les employés peuvent lire et télécharger les documents mis à disposition ainsi qu’envoyer leurs propres documents à l’employeur. La synchronisation des modifications du portail constitue un processus d’intégration distinct.

Hinweis

SwissSalary Direct accepte des fichiers jusqu’à 7,25 Mo maximum. Les fichiers plus volumineux ne peuvent pas être transmis.

Contrôler le dossier

Contrôlez régulièrement :

Champ Description
Statut Affiche le statut de traitement du document.
Privé Marque le document comme confidentiel.
Lecture seule Empêche les modifications du document.
N° de version Affiche la version actuelle après le remplacement.
Date d'expiration Affiche la date d’expiration, si elle est renseignée.
Taille du fichier Affiche la taille du document enregistré.

Bon à savoir

  • Si vous lancez l’importation ZIP sans archive, le processus s’interrompt et les dossiers du personnel restent incomplets.
  • Si vous choisissez un type de groupe au lieu du type de document Document, le fichier n’est pas enregistré dans le dossier et il manque lors des contrôles.
  • Si le numéro de personnel manque dans le nom du fichier lors de l’importation en masse, vous n’affectez les justificatifs à personne et ils restent introuvables.
  • Si vous envoyez à SwissSalary Direct des fichiers supérieurs à 7,25 Mo, la transmission échoue et les employés ne voient pas le document.
  • Si vous remplacez des fichiers sans contrôler le N° de version, Privé et Lecture seule, vous mettez en péril la confidentialité et la traçabilité du dossier.

Voir aussi