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Configurer les employés pour le traitement des salaires

Configurez les données personnelles, de paie, d’assurance, fiscales et de paiement afin que SwissSalary calcule correctement le salaire de la personne. Les spécialistes de la paie et des RH s’en chargent lors de l’entrée et de chaque modification structurelle, après la configuration de la société et des salaires et avant la prise en compte de la personne dans les données mensuelles variables et le traitement de salaire. Gérez ensuite les genres de salaire et les éléments salaire et saisissez les données de départ avant le dernier salaire.

Conditions préalables

Saisir un employé

  1. Ouvrez la Fiche employé et créez un employé.
  2. Saisissez le nom, le prénom, l’adresse, la date de naissance, le sexe, la langue et le Numéro AVS.
  3. Contrôlez soigneusement le numéro AVS. SwissSalary valide son format et vérifie qu’il n’existe pas en double.
  4. Complétez les informations professionnelles et organisationnelles.

Définir les données d’entrée

  1. Saisissez la Date d'entrée comme date d’entrée au sens du droit du travail.
  2. Saisissez ou contrôlez la Date d'entrée dans la comptabilisation salariale comme début du traitement des salaires.
  3. Contrôlez la date de calcul LPP et, pour les employés soumis à l’impôt à la source, la date de calcul de l’impôt à la source.

La Date d'entrée dans la comptabilisation salariale ne peut pas être antérieure à la Date d'entrée. Si les dates dépendantes sont encore vides, SwissSalary reprend l’entrée dans le traitement des salaires comme base pour la LPP et l’impôt à la source. Selon la configuration, SwissSalary vous invite à mettre à jour les dates existantes qui diffèrent.

Wichtig

L’entrée, l’entrée pour le salaire, la date de calcul LPP et la date de calcul de l’impôt à la source ont des fonctions différentes. Contrôlez particulièrement ces dates lors d’une réentrée, d’une interruption d’assurance ou d’une prise en compte tardive dans le traitement des salaires.

Si vous définissez rétroactivement l’entrée pour le salaire avant la période du dernier traitement de salaire comptabilisé, SwissSalary affiche un message. Vérifiez alors si un calcul rétroactif ou une correction est nécessaire.

Attribuer les données de décompte et d’organisation

  1. Sélectionnez le Groupe décompte dans lequel la personne est traitée.
  2. Sélectionnez le Groupe de travail pour le calendrier de travail et les temps théoriques.
  3. Sélectionnez le Groupe de comptabilisation pour la comptabilisation financière ultérieure.
  4. Si nécessaire, complétez le Département, le lieu de travail, la fonction, la classe salariale, l’échelon de salaire et le taux d’activité. Pour plus d’informations sur les départements, voir Configurer les départements et les responsables de département.

De nombreuses modifications apportées à la fiche employé sont traitées au moyen de la chronologie SwissSalary. Datez les modifications du moment à partir duquel elles doivent s’appliquer au traitement des salaires au lieu d’écraser sans contrôle les anciennes valeurs.

Saisir les coordonnées bancaires

  1. Ouvrez les données bancaires de l’employé.
  2. Saisissez les coordonnées du compte requises pour le versement.
  3. Contrôlez le Code bancaire, la devise et l’attribution aux éléments de salaire.
  4. Vérifiez que les coordonnées bancaires sont valables à la date de paiement prévue.

Lors du traitement de salaire, les données de l’employé sont reprises dans les données bancaires comptabilisées. Contrôlez donc les modifications bancaires avant le décompte définitif.

Compléter les données familiales, d’assurance et fiscales

  1. Saisissez les données relatives aux enfants et à la famille si des allocations familiales doivent être calculées.
  2. Ouvrez Droits aux prestations.
  3. Contrôlez les couvertures d’assurance et de Benefit ainsi que leur durée de validité.
  4. Si nécessaire, complétez les attributions principales ou la renonciation à la déduction pour retraité.
  5. Configurez les données requises pour l’impôt à la source des employés qui y sont soumis.

Le calcul des allocations familiales utilise également les genres de salaire configurés à cet effet, le calendrier de travail et le lieu de travail ou le canton de la CAF.

Attribuer les éléments de salaire

  1. Ouvrez Eléments salaire.
  2. Saisissez les genres de salaire récurrents avec Valable de et, si la date est connue, Valable jusqu'au.
  3. Complétez la quantité, le taux ou le montant en fonction du genre de salaire.
  4. Contrôlez le centre de coûts, le code bancaire et le traitement pro rata temporis, s’ils sont utilisés.
  5. Exécutez la Procédure de test pour la personne.

Vérifier que l’employé est prêt pour le traitement de salaire

Un employé est prêt pour le traitement de salaire lorsque :

  • les données d’entrée et de décompte sont plausibles,
  • le groupe décompte, le groupe de travail et le groupe de comptabilisation sont attribués,
  • les données AVS, d’assurance et, le cas échéant, d’impôt à la source sont complètes,
  • les données bancaires sont valables,
  • les salaires récurrents sont valables pour la période appropriée,
  • un traitement de salaire de test a été contrôlé sans erreur inexpliquée.

Gestion du personnel (PIS)

Les actions de la Fiche employé vous permettent de saisir des données supplémentaires de la gestion du personnel :

  • Adresse alternative : saisissez une adresse supplémentaire et différente de la personne.
  • Fiche : ouvre la fiche de gestion du personnel avec les informations générales, les données de communication et d’administration ainsi que la photo et les commentaires.
  • Qualification : saisissez les formations, les cours et les autres qualifications, si nécessaire avec une date d’expiration et des coûts.
  • Equipement personnel : saisissez les moyens matériels remis, par exemple des clés ou des appareils. Lors de la saisie de la date de sortie, SwissSalary signale les moyens matériels qui n’ont pas encore été restitués.

Pour créer efficacement de nouveaux employés, utilisez les modèles d’employé de la page Modèles d'employé ou l’action Copier l'employé. Pour plus d’informations, voir Créer des employés à partir de modèles, les copier et vérifier l’intégrité des données.

Préparer le départ

  1. Saisissez la Date de sortie. Cette date ne peut pas être antérieure à la Date d'entrée dans la comptabilisation salariale.
  2. Contrôlez le message relatif aux éléments salaire dont la date Valable de est postérieure au départ.
  3. Décidez si les entrées TimeMachine futures doivent être supprimées.
  4. Contrôlez les indications relatives aux moyens matériels ou aux frais de formation en suspens.
  5. Terminez les attributions récurrentes de salaire et d’assurance à la date appropriée.
  6. Contrôlez le dernier traitement de salaire, la compensation des soldes et le paiement de départ.

SwissSalary synchronise la date de sortie avec les données de décompte existantes. Un départ ne peut donc pas être défini arbitrairement avant des dates d’entrée déjà traitées.

Processus connexes dans les portails

Configurez le traitement des salaires dans SwissSalary. Pour la connexion de Business Central aux portails et à la saisie des temps, voir Configurer la connexion à Direct et Configurer la connexion à EasyRapport. Pour SwissSalary Direct, contrôlez également le statut d’enregistrement synchronisé et le processus d’enregistrement au moyen de l’e-mail d’invitation. Dans EasyRapport, les rôles et les employés visibles sont attribués séparément.

Bon à savoir

  • Vous confondez la Date d'entrée, la Date d'entrée dans la comptabilisation salariale ainsi que les dates LPP et d’impôt à la source : les primes et l’impôt commencent au mauvais moment.
  • Vous définissez rétroactivement l’entrée pour le salaire avant le dernier traitement comptabilisé sans clarifier le calcul rétroactif : des lacunes ou des doubles décomptes se produisent.
  • Vous mettez à jour les données bancaires, d’assurance ou d’impôt à la source seulement après le traitement définitif : le paiement et la déclaration sont exécutés avec des données incomplètes.
  • Vous laissez des éléments salaire et des entrées TimeMachine valables après le départ : des montants injustifiés continuent d’être pris en compte.
  • Vous renoncez à la Procédure de test et supposez que la personne est prête pour le traitement de salaire : le traitement définitif échoue ou produit des montants nets incorrects.

Voir aussi