Importer les données de base salaires et les éléments salaire depuis Excel
Avec les rapports Importer des données salaire par Excel et Eléments de salaire d'Excel, les spécialistes de la paie qui disposent de droits d'importation importent les champs des données de base salariales et les éléments salaire au moyen d'une attribution des colonnes Excel. Cette méthode convient aux configurations initiales, aux modifications en masse et aux reprises périodiques depuis des systèmes externes, idéalement après un test sur un petit échantillon.
Conditions préalables
- Les employés à importer existent déjà dans SwissSalary.
- Les genres de salaire utilisés sont configurés.
- Chaque ligne du fichier Excel contient un numéro d'employé unique.
Importer les données de base salariales depuis Excel
Le rapport Importer des données salaire par Excel importe notamment le montant du salaire, les fractions de mois, le taux de salaire et les champs d'augmentation salariale. Vous pouvez également attribuer jusqu'à trois champs d'employé sélectionnés.
- Ouvrez le rapport Importer des données salaire par Excel.
- Dans le champ Fichier d'importation Excel, sélectionnez le fichier Excel préparé.
- Sélectionnez l'Excel Sheet et la plage de lignes De la ligne à Jusqu'à la ligne.
- Attribuez les colonnes A à Z aux champs cibles proposés :
| Champ | Description |
|---|---|
| N° employé | Attribution obligatoire utilisée pour l'identification. |
| Montant salaire / Hres moy. p/mois / Taux salaire | Champs standard des données de base salariales. |
| Nouvelles fractions de mois / nouveau taux de salaire | Nouvelles valeurs salariales proposées. |
| Augmentation salariale individuelle | Montants ou taux d'augmentation individuels. |
| Champ sél. 1–3 | Champs supplémentaires sélectionnés dans la Fiche employé. Ces champs de sélection ne devraient pas être activés. |
- Démarrez l'importation.
Après le traitement, SwissSalary affiche un récapitulatif indiquant le nombre d'enregistrements traités et ignorés.
Wichtig
L'importation remplace les valeurs existantes de la Fiche employé sans demander de confirmation. Avant d'effectuer des modifications importantes, créez une sauvegarde ou contrôlez les données sur un petit échantillon.
Eléments salaire via Excel
Le rapport Eléments de salaire d'Excel importe les éléments de salaire récurrents avec une période de validité.
- Ouvrez le rapport Eléments de salaire d'Excel. Vous le trouverez dans les Eléments salaire de chaque employé, sous l'onglet Processus.
- Sélectionnez le Fichier d'importation Excel.
- Sélectionnez l'Excel Sheet et la plage de lignes.
- Attribuez les colonnes Excel aux champs. Le N° employé et le N° GS proviennent du fichier ; vous pouvez aussi attribuer Valable de et Valable jusqu'au à des colonnes.
- Si nécessaire, attribuez le texte ainsi que le centre de coûts à débiter, la quantité, le taux, le montant, les valeurs en devise étrangère, la refacturation et l'attribution.
- Dans la section Options, indiquez si les genres de salaire suivants doivent être calculés ou non.
- Démarrez l'importation.
Hinweis
Les genres de salaire suivants, par exemple les déductions LPP automatiques, sont calculés comme d'habitude lors du prochain traitement de salaire. Vous ne devez pas les importer séparément.
Contrôler le résultat de l'importation
Après les deux importations :
- Ouvrez la Fiche employé pour un échantillon des employés concernés et contrôlez les champs importés.
- Ouvrez les Eléments salaire des employés concernés et contrôlez les périodes de validité et les montants.
- Si nécessaire, exécutez une Procédure de test pour contrôler l'effet sur le traitement de salaire.
Tipp
Lorsque vous importez des montants en devise étrangère, vérifiez que le code devise correct est enregistré dans la Fiche employé. L'importation elle-même ne valide aucun taux de change.
Bon à savoir
- Vous importez avec Importer des données salaire par Excel sans tester un échantillon : les valeurs des Fiches employé sont remplacées sans confirmation et les salaires du prochain traitement sont incorrects.
- Vous référencez des employés ou des genres de salaire inconnus : les lignes échouent ou restent vides et les personnes concernées ne reçoivent aucun salaire ajusté.
- Le N° employé manque dans l'attribution des colonnes : le montant est attribué à la mauvaise personne ou n'est pas attribué.
- Vous importez une devise étrangère sans code devise dans la Fiche employé : le traitement calcule sans taux vérifié et verse des montants incorrects.
- Vous fournissez deux fois les genres de salaire suivants et laissez GS suivants activé : les déductions et allocations sont créées deux fois.