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Importer les données salariales récurrentes via l'Interface ouverte

L'Interface ouverte importe les données salariales de fichiers texte ou Excel directement dans le journal salaire. Définissez une fois un profil d'importation avec les attributions de champs et les remplacements, souvent avec le service informatique ou la personne responsable des interfaces, puis utilisez-le périodiquement pour les livraisons de fichiers récurrentes. Une fois le journal, les genres de salaire et les employés configurés, un spécialiste de la paie démarre l'importation.

Conditions préalables

  • Chaque ligne du fichier source contient un numéro d'employé et un genre de salaire.
  • Le journal salaire cible est configuré.
  • Les genres de salaire et les employés référencés dans le fichier existent dans SwissSalary.

Configurer un profil d'importation

  1. Ouvrez la page Interface ouverte.
  2. Créez une entrée avec un Code et une Description.
  3. Dans le récapitulatif Définition, configurez les champs suivants :
Champ Description
Type fichier Excel ou Texte.
Police de caractères ASCII, ANSI ou UTF-8 (pertinent uniquement pour les fichiers texte).
Démarrer ligne d'importation Numéro de la ligne à laquelle l'importation commence (valeur par défaut : 1).
Champ séparation fixe (positions fixes) ou variable (séparateur).
Type champ séparation Caractère ou ASCII Dec (par exemple, 009 pour une tabulation).
Caractère champ séparation Séparateur utilisé (par exemple, un point-virgule).
  1. Dans le récapitulatif Fichier, configurez la source d'importation :
Champ Description
Import fichier Fichier, Répertoire ou Archive ZIP.
  1. Définissez l'attribution des champs dans Ligne interface ouverte :
Champ Description
N° champ Numéro séquentiel du champ d'importation.
Attribution Champ cible dans le journal (par exemple, N° employé, N° GS, Montant, Quantité, Centre de coûts ou Refacturation).
Position de démarrer Première position de caractère (pour une séparation de champs fixe).
Longueur de champ Nombre de caractères du champ (pour une séparation de champs fixe).
Valeur fixe Valeur constante si le champ ne provient pas du fichier.
Facteur Multiplicateur des valeurs numériques.
Remplacer Nombre de remplacements de valeurs définis (par exemple, code de département → centre de coûts).
Hinweis

Dans le champ Format décimal pour les minutes, vous pouvez choisir entre Minutes industriels (100 unités) et en temps réel (60 unités) lorsque vous importez des valeurs de temps.

Configurer les remplacements

Vous pouvez définir des remplacements de valeurs pour chaque ligne d'interface. Depuis le champ Remplacer, ouvrez la page Interface ouverte repmlacer des valeurs, puis saisissez les valeurs source et cible.

Importer les données

  1. Ouvrez le profil d'importation sur la page Interface ouverte.
  2. Sélectionnez l'action Exportation / Importation.
  3. Sélectionnez le fichier d'importation, puis démarrez l'importation.

SwissSalary crée une écriture de journal pour chaque ligne valide. Le paramètre Messages détermine le traitement des lignes non valides, par exemple un numéro d'employé inconnu ou un employé inactif :

  • Afficher les messages : l'importation affiche des avertissements.
  • Ignorer les messages : la ligne est ignorée sans message.
  • Ne pas importer : l'importation s'arrête lorsqu'une erreur se produit.
Tipp

Désactivez les GS suivants si le système externe fournit déjà toutes les déductions et si SwissSalary ne doit pas générer automatiquement de genres de salaire suivants.

Contrôler le résultat de l'importation

  1. Ouvrez le Rapport d'activité journal salaire, puis contrôlez les lignes générées.
  2. Comparez les totaux (action Total) avec le fichier source.
  3. Si nécessaire, exécutez une Procédure de test pour certains employés.

Bon à savoir

  • Vous définissez incorrectement la police de caractères, le séparateur ou Démarrer ligne d'importation : les colonnes se décalent et les montants et numéros d'employé du journal sont incorrects.
  • Vous définissez Messages sur Ignorer les messages : les lignes non valides sont ignorées sans notification ; avec Ne pas importer, une seule erreur arrête toute l'importation.
  • Le fichier fournit toutes les déductions et les GS suivants restent activés : les cotisations sociales sont déduites deux fois du salaire.
  • Vous importez des valeurs de temps sans le Format décimal pour les minutes approprié : les heures sont évaluées et payées incorrectement.
  • Vous ne comparez pas les totaux du journal avec le fichier source : les erreurs d'importation passent inaperçues dans le traitement de salaire.

Voir aussi