Préparer les données salariales variables, les temps et les absences

Dans le Rapport d'activité journal salaire, vous saisissez, importez et contrôlez les montants, quantités, temps, absences et frais variables du mois. Les spécialistes de la paie et, selon le processus, les personnes qui préparent les lignes de journal effectuent cette tâche chaque mois, dès que les entrées, les salaires récurrents et les changements organisationnels sont enregistrés. Ensuite, préparez et contrôlez le traitement de salaire, puis lancez le traitement définitif.

Conditions préalables

Les employés sont prêts pour le traitement de salaire (groupe décompte, banque et entrée). Pour plus d'informations, voir Configurer les employés pour le traitement de salaire.
Les Eléments salaire récurrents et les genres de salaire requis sont valides pour la période correcte. Pour plus d'informations, voir Gérer les genres de salaire et les éléments salaire.
Les groupes de travail, les calendriers et le journal cible sont configurés.
Vous avez déterminé quelles données proviennent d'une saisie manuelle, d'Excel, d'un autre journal, d'une interface, de TapBoard ou d'EasyRapport, et vous évitez les sources en double.

Préparer le journal et la période

Ouvrez le Rapport d'activité journal salaire.
Sélectionnez le journal salaire prévu.
Si nécessaire, définissez une date de document pour le mois de salaire à préparer.
Vérifiez si les lignes existantes proviennent d'un processus antérieur et ont déjà été traitées.
Utilisez toujours le journal cible prévu pour les importations et les transferts.

Wichtig

Définissez une seule source de données pour chaque élément avant de saisir les données. Si vous saisissez les mêmes heures ou montants manuellement et les transférez également par importation, des doublons sont créés.

Saisir les montants et quantités variables

Saisissez le N° employé et le N° GS.
Si nécessaire, vérifiez ou complétez la Date document.
Selon le genre de salaire, saisissez la Quantité, le Taux ou le Montant.
Si nécessaire, ajoutez un centre de coûts, un objet de coût, une attribution, un code banque, un projet, etc.
Vérifiez le texte et le signe.

Si la date du document est antérieure à la dernière période de salaire, SwissSalary affiche un message. Déterminez si l'entrée doit être traitée rétroactivement et quel effet de correction vous attendez.

Préparer les temps

Un type de temps doit être configuré pour un genre de salaire lié au temps.

Sélectionnez l'employé et le genre de salaire lié au temps.
Saisissez la quantité.
Vérifiez le calcul du temps en ce qui concerne Nombre de la période et Nombre de la période jour.

Les processus mensuels spéciaux comprennent notamment Calcul du 13ème/14ème salaire, Paiement 13ème/14ème salaire, Report types d'heures et Paiement indemn. vacances. Exécutez ces actions uniquement pendant le mois de salaire prévu et après validation par un spécialiste.

Prendre en compte les absences

Les absences peuvent être liées aux genres de salaire par des modèles de droits et de temps. Vérifiez donc :

le début et la fin de l'absence ;
les jours ouvrés et calendaires concernés ;
le type de temps ou le genre de salaire de correction utilisé ;
les indemnités journalières ou prestations d'assurance déjà saisies ;
les chevauchements avec des lignes de journal manuelles.

L'effet exact dépend du type d'absence, du type de temps et du genre de salaire configurés. Contrôlez le résultat avec un traitement de salaire test.

Transférer ou importer des données

Depuis un autre journal

Sélectionnez Recueillir les lignes de journal. Important : le filtre du groupe décompte doit correspondre aux journaux concernés et à l'enregistrement de la fiche employé.
Filtrez sur le journal source ou les employés souhaités.
Transférez les lignes dans le journal actuel.
Vérifiez si la source peut encore être traitée après le transfert et évitez un second transfert.

Depuis Excel

Sélectionnez Lignes du journal depuis Excel.
Importez le fichier d'importation correspondant.
Vérifiez la Feuille Excel ainsi que Ligne de et Ligne à.
Effectuez l'attribution dans la Configuration des colonnes.

Selon votre licence, d'autres actions peuvent proposer Interface ou Recueillir les postes EasyRapport. Ces sources de données appartiennent à des processus d'intégration distincts. Vérifiez leur état de transfert avant de saisir également des lignes manuellement.

Pour plus d'informations sur la connexion de SwissSalary à Direct et EasyRapport, y compris le transfert et l'importation, voir Configurer la connexion à Direct et Configurer la connexion à EasyRapport. Pour la saisie matricielle dans Business Central, voir Saisir des temps dans la matrice TapBoard.

Dans EasyRapport, vous commencez par fournir les types de rapport, les dimensions et les lignes de groupe, saisir les rapports d'activité, les libérer pour validation et surveiller leur état. Ensuite seulement, vous transférez et contrôlez les données dans le journal salaire SwissSalary.

Contrôler le journal

Filtrez les lignes sur le mois actuel et la source de données.
Sélectionnez Total. SwissSalary affiche le nombre de lignes ainsi que les totaux de quantité et de montant pour le filtre actuel.
Comparez les totaux avec les justificatifs source validés.
Recherchez les employés, genres de salaire, dates, quantités, montants, centres de coûts et visas manquants.
Recherchez les combinaisons en double d'employé, de genre de salaire, de date et de montant.
En cas d'écart, ouvrez la Fiche employé ou les Eléments salaire directement depuis le journal.
Exécutez la Procédure de test pour les employés concernés.
Si nécessaire, exécutez le Test de plausibilité.

La Procédure de test calcule un traitement de salaire test pour l'employé sélectionné, affiche le décompte de salaire, puis annule le traitement non validé généré. Les lignes de journal restent disponibles pour le traitement définitif ultérieur.

Transmettre au traitement de salaire

Libérez les données mensuelles pour le traitement de salaire définitif uniquement lorsque :

toutes les sources prévues ont été transférées ;
les totaux et le nombre de lignes sont rapprochés ;
les doublons et les lignes incomplètes sont corrigés ;
les données rétroactives ont été clarifiées par un spécialiste ;
les valeurs de temps et d'absence correspondent au calendrier ;
les traitements de salaire test ne présentent aucun écart inexpliqué.

Bon à savoir

Vous saisissez les mêmes heures ou montants manuellement et aussi par importation, EasyRapport ou transfert de journal : les doublons doublent le salaire.
Vous sélectionnez le mauvais journal cible ou le mauvais filtre de période : les lignes arrivent dans le mois suivant et manquent dans le traitement actuel.
Vous exécutez le 13e/14e salaire, le report des types de temps ou l'indemnité de vacances pendant le mauvais mois : le paiement et la provision affectent le mauvais traitement.
Vous contrôlez les totaux et les doublons seulement après le traitement définitif : les corrections sont retardées et ne sont prises en compte que lors du prochain traitement de salaire.

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