Échanger les données du personnel, de salaire et d'absence avec UKA et SuNet
Avec les interfaces vers UKA Solutions (HRM Systems AG) et Sunetplus (BBT Software AG), vous transmettez les données du personnel, de salaire et d'absence au système de gestion des sinistres et des absences et reprenez dans la paie les prestations d'indemnités journalières calculées par UKA. Les interfaces nécessitent la licence SwissSalary Plus. Configurez une seule fois les genres de salaire, exportez les données au rythme convenu avec le partenaire et importez les prestations d'indemnités journalières avant le traitement de salaire définitif.
Choisir l'interface appropriée
| Rapport | Utilisation |
|---|---|
| Interface UKA 9.1 / Interface UKA 24.1 | Exporter les données du personnel (avec ou sans données de salaire) ou les unités organisationnelles au format XML ; importer les prestations d'indemnités journalières. |
| Interface UKA 8.9 | Exporter les données du personnel et de salaire sous forme de fichier texte. |
| UKA Organisation-Interface 8.9 | Exporter les départements et les relations hiérarchiques. |
| Interface d'importation UKA 8.9 / 9.1 / Interface d'importation UKA 24.1 | Importer les prestations d'indemnités journalières depuis un fichier XML UKA. |
| Interface des absences UKA 8.9 / 9.1 / Interface des absences UKA 24.1 | Exporter les périodes d'absence vers UKA. |
| Interface SuNetPlus | Exporter les données du personnel et de salaire vers Sunetplus. |
| Interface des absences SuNet | Exporter les périodes d'absence vers Sunetplus si vous gérez les absences dans SwissSalary. |
Utilisez la version d'interface convenue avec votre système UKA.
Conditions préalables
- La licence SwissSalary Plus est active.
- La version de l'interface est convenue avec le destinataire.
- Les genres de salaire déterminants pour les indemnités journalières sont attribués (voir la section suivante).
- Pour l'importation UKA, l'Interface du numéro d'entreprise est renseignée dans l'onglet Configuration des Données de base salaires.
- Les absences sont comptabilisées comme postes de temps ; les groupes de travail et les calendriers de travail contiennent des heures dues.
- Les numéros d'employé sont univoques lorsque vous exportez plusieurs mandants ensemble.
- Les statistiques employé et les groupes de statistiques utilisés sont configurés.
Configurer les genres de salaire pour les déclarations d'indemnités journalières
Pour qu'UKA et Sunetplus puissent calculer le gain assuré, attribuez une seule fois tous les genres de salaire déterminants pour le calcul des indemnités journalières, par exemple le salaire mensuel et horaire, les allocations, l'indemnité de vacances et de jours fériés ou le 13e salaire mensuel. L'attribution s'applique aussi bien à UKA qu'à Sunetplus.
- Ouvrez les Genres de salaire et sélectionnez un genre de salaire déterminant pour les indemnités journalières.
- Dans le champ Détail du sinistre, sélectionnez la base salariale dans laquelle le genre de salaire est regroupé :
| Détail sinistre | Genres de salaire typiques |
|---|---|
| A - Salaire de base | Salaire mensuel et horaire |
| B - Allocations familiales | Allocations pour enfant et de formation |
| C - Indemnité de vacances et de jours fériés | Indemnités de vacances et de jours fériés pour le salaire horaire |
| D - Autres allocations salariales | Allocations régulières et irrégulières |
| E - Gratification et 13e salaire | Gratification, 13e salaire mensuel |
- Dans le champ Gain assuré en cas de sinistre, sélectionnez la manière dont le genre de salaire entre dans le gain assuré :
- prévisionnel (également appelé « actuel ») : SwissSalary extrapole la valeur du mois en cours sur 12 ou 13 mois, selon que l'absence donne droit ou non à un 13e salaire mensuel.
- rétroactif : SwissSalary additionne les mois comptabilisés des 12 derniers mois. Si l'engagement a duré moins de 12 mois, SwissSalary extrapole sur 365 jours.
- Pour les genres de salaire assurés en IJM, saisissez en plus la Position supplémentaire UKA IJM (1 à 15) convenue avec UKA.
Hinweis
SwissSalary ne tient pas compte des augmentations de salaire qui ne sont pas encore comptabilisées au moment de la déclaration, y compris les entrées dans la TimeMachine. Il en va de même pour les allocations pour enfant qui n'ont pas encore été versées. Les réductions de salaire calculées par UKA Solutions reviennent exclusivement sur la position du salaire de base (LAA : A - Salaire de base, IJM : la position supplémentaire UKA correspondante).
Exporter les données du personnel et d'organisation vers UKA
Avec la version 9.1 ou 24.1
- Ouvrez Interface UKA 9.1 ou Interface UKA 24.1.
- Sélectionnez le Type d'interface UKA Données personnel (exportation) ou Unités organisationnelles (exportation).
- Contrôlez les options.
| Champ | Description |
|---|---|
| Mois de la paie | Mois concerné. SwissSalary fixe la date au dernier jour du mois. |
| Code du lieu de travail | Détermine si le lieu de travail est déduit du département ou du groupe de travail. |
| Groupe d'assurance des employés LAA | Statistique employé pour l'attribution LAA. |
| Groupe d'assurance des employés IJM | Statistique employé pour l'attribution IJM. |
| Assurance des employés Groupe IJM Filter | Groupe de statistiques à l'intérieur de la statistique IJM sélectionnée. |
| C'est des données de test | Marque le fichier généré comme données de test. |
| Inclure les données salariales | Ajoute les données de salaire avec le type d'interface Données personnel. |
| Exporter les données de toutes les sociétés | Exporte tous les mandants pour lesquels vous disposez d'une autorisation. |
- Exécutez le rapport et enregistrez le fichier XML.
Pour un export multi-mandants, votre utilisateur doit exister dans chaque mandant dans la configuration des utilisateurs SwissSalary et avoir accès à tous les groupes décompte concernés.
Avec la version 8.9
- Ouvrez Interface UKA 8.9.
- Sélectionnez la Date de décompte. SwissSalary la fixe au premier jour du mois.
- Définissez si le lieu de travail habituel et le code du lieu de travail proviennent du Département ou du Lieu de travail.
- Sélectionnez le Groupe d'assurance IJM et, si nécessaire, le Filtre personnel.
- N'activez Données d'exportation de toutes les sociétés que si les numéros d'employé sont univoques et les autorisations complètes.
- Exécutez l'export. SwissSalary crée le fichier Interface salariale UKA version 8.9.txt.
Pour les unités organisationnelles, ouvrez UKA Organisation-Interface 8.9, contrôlez Date de début, activez si nécessaire Tous les mandants et exécutez le rapport. Le rapport exporte chaque département avec le département supérieur, la description, la personne responsable principale et le numéro d'entreprise de l'interface.
Reprendre les prestations d'indemnités journalières UKA
UKA livre les prestations d'indemnités journalières mensuelles sous forme de fichier XML. SwissSalary les importe d'abord dans la table d'importation EasyRapport ; vous recueillez ensuite les postes dans un Journal du rapport d'activité.
Configurer le Journal du rapport d'activité
Créez une seule fois un ou plusieurs journaux pour l'importation UKA, par exemple un pour tous les collaborateurs ou un par groupe décompte.
- Créez le nom du journal dans le Journal du rapport d'activité et sélectionnez le Groupe décompte.
- Si nécessaire, activez le Blocage acompte déterm..
- Dans le champ Filtre type provenance (Import), sélectionnez UKA.
- Dans le champ Type d'origine (Import), sélectionnez ajouter.
Importer le fichier et le recueillir dans le journal
- Enregistrez le fichier XML livré par UKA.
- Ouvrez l'Interface d'importation UKA correspondante. Pour la version 9.1 ou 24.1, vous pouvez également sélectionner le type d'interface Indemnités journalières (importation) dans l'Interface UKA.
- Dans le champ Fichier, sélectionnez le fichier XML et exécutez le rapport.
- Ne confirmez l'importation de données de test que si elle est intentionnelle et contrôlez l'avertissement si le mois de décompte du fichier ne correspond pas à la date de travail actuelle.
- Ouvrez le Journal du rapport d'activité UKA et choisissez Recueillir les postes EasyRapport.
- Activez Reporter les postes dans le journal et confirmez.
- Répétez les étapes 5 et 6 pour chaque autre journal UKA.
Pour chaque journal, SwissSalary ne reprend que les données qui correspondent à la définition du journal. UKA livre les données de tous les mandants dans un seul fichier ; SwissSalary attribue chaque ligne au bon mandant via l'Interface du numéro d'entreprise. L'importation s'interrompt si aucun fichier n'a été sélectionné, si des éléments XML requis manquent ou si le numéro d'entreprise ne correspond à aucun mandant.
Wichtig
L'importation UKA ne comptabilise aucune valeur salariale. Elle met à disposition des lignes de journal que vous contrôlez comme les autres rapports d'activité et traitez avec le traitement de salaire.
Exporter les absences UKA
- Ouvrez Interface des absences UKA 8.9 / 9.1 ou Interface des absences UKA 24.1.
- Pour 8.9 / 9.1, sélectionnez la valeur du champ UKA Version.
- Saisissez Date du et Date jusqu'au. Lors d'un changement de date, SwissSalary fixe Date jusqu'au au dernier jour du mois de Date du.
- Si nécessaire, sélectionnez Code statistique et Filtre des groupes de statistiques.
- N'activez Exporter tous les mandants que si les numéros d'employé sont univoques.
- Attribuez les types de temps.
| Catégorie UKA | Disponibilité |
|---|---|
| Accident professionnel | Toutes les versions |
| Accident non professionnel | Toutes les versions |
| Maladie | Toutes les versions |
| Grossesse | Toutes les versions |
| Maternité | Toutes les versions |
| Paternité | Version 24.1 |
| Vacances | Toutes les versions |
| Vacances pendant maladie | Toutes les versions |
| Vacances pendant accident | Toutes les versions |
| Services / Militaire / Service civil | Toutes les versions |
| Travail | Utilisé pour le calcul et la délimitation. |
- Pour 9.1 ou 24.1, activez si nécessaire Supprimer les absences en cours. Ce marquage demande au système cible de supprimer les absences déjà transmises.
- Exécutez le rapport et enregistrez le fichier.
SwissSalary n'exporte que les collaborateurs qui remplissent le filtre de statistiques. Le rapport parcourt la période sélectionnée jour par jour, regroupe les postes de temps contigus et sépare les périodes lorsque le degré d'absence calculé change. Si une absence a commencé avant Date du, le rapport peut poursuivre la période au début de la période d'export.
Contrôler le degré d'absence
SwissSalary calcule le degré d'absence à partir :
- des heures effectives comptabilisées du type de temps attribué ;
- des heures dues du calendrier de travail ;
- du taux d'occupation du collaborateur ;
- du paramètre Supprimer le pourcentage de travail du groupe de travail.
Pour les types de temps de vacances, SwissSalary inverse le signe du temps comptabilisé pour le calcul. Les jours non travaillés et les jours à rattraper sont pris en compte lors de la formation des périodes.
Hinweis
Un code de type de temps vide n'entraîne aucun export pour cette catégorie. N'attribuez que les catégories que le destinataire traite.
Exporter les données du personnel vers Sunetplus
Vous décidez vous-même de la fréquence à laquelle vous transmettez les données à Sunetplus. Si vous transmettez plusieurs fois au cours du même mois, Sunetplus écrase les données transmises auparavant pour ce mois ; sinon, Sunetplus conserve l'historique des données.
Configurer Sunetplus une seule fois
- Vérifiez si les parties d'entreprise SUVA doivent être recodées. Sunetplus attribue ses propres valeurs de code aux parties d'entreprise A, B, C et Z ; la partie d'entreprise A peut par exemple avoir la valeur 1 dans Sunetplus. Recodez soit dans Sunetplus, soit dans SwissSalary : dans les Benefits, saisissez la valeur Sunetplus dans le champ Code d’interface des Paramètres Déclaration du Benefit LAA. SwissSalary transmet cette valeur comme partie d'entreprise SUVA.
- Dans Sunetplus, configurez le format de fichier sous Konfiguration Personenschnittstellen : fichier texte avec longueurs de champ variables et séparateur, Feldbezeichnungen verwenden désactivé, point-virgule comme séparateur.
- Reprenez les champs dans l'ordre imposé par le format d'importation de SwissSalary. Votre interlocuteur Sunetplus ou la documentation de BBT Software AG vous aide dans cette tâche.
- Sous Nicht selektierte Felder, sélectionnez la valeur par défaut Default pour Personengruppe (Datenprofil).
Si l'importation de test échoue dans Sunetplus, il peut être nécessaire de reprendre certains champs vides. Le N° SYMIC doit avoir le format xxx.xxx.xxx-x ou être vide.
Exporter les données
- Ouvrez Interface SuNetPlus.
- Contrôlez Date du. SwissSalary propose le premier jour du mois précédent et fixe une date saisie au premier jour du mois.
- Si nécessaire, activez l'option qui écrit les données de tous les mandants dans le fichier. Cela n'est possible que si les numéros d'employé sont univoques dans tous les mandants.
- Exécutez le rapport. SwissSalary crée le fichier SwS2SuNetPlus.txt en codage Windows.
- Importez le fichier dans Sunetplus.
Comme date d'engagement, SwissSalary transmet la Date d'entrée dans la comptabilisation salariale. Pour les réentrées déjà traitées, la date de réentrée peut donc apparaître comme première date d'engagement dans Sunetplus. Le lieu de travail est transmis comme poste de travail habituel.
Exporter les absences SuNet
N'utilisez cet export que si vous gérez les absences dans SwissSalary. Sunetplus reprend le fichier via son importation des absences ; configurez-la selon la documentation de BBT Software AG, y compris l'attribution des types de temps aux codes Sunetplus.
- Ouvrez Interface des absences SuNet.
- Saisissez Période du et Période jusqu'au.
- Sous Travail, sélectionnez le type de temps pour le travail effectué.
- Exécutez le rapport et importez le fichier dans Sunetplus.
Le rapport traite tous les types de temps pour lesquels Heures effectives est activé. Il crée des périodes d'absence contiguës et exporte notamment le numéro d'employé, le nom, la date de naissance, le type de temps, le début, la fin et le degré calculé. Le fichier est séparé par des points-virgules et créé en codage Windows.
Contrôler le résultat de l'échange
Après un export :
- La période, la version de l'interface et le marquage de test.
- Le nombre et les noms des mandants exportés ainsi que l'unicité des numéros d'employé.
- Les collaborateurs avec une entrée ou une sortie pendant la période.
- Le début, la fin et les changements de degré des absences de plusieurs jours.
- L'attribution de l'accident professionnel, de l'accident non professionnel et de la maladie ainsi que les vacances avec le signe correct.
- Si Supprimer les absences en cours était réellement voulu.
Après l'importation UKA :
- Le nombre affiché de données salariales importées.
- Le mandant, le numéro d'employé et le genre de salaire de chaque ligne du Journal du rapport d'activité.
- La date et le montant des prestations d'indemnités journalières.
- Les lignes erronées ou incomplètes avant le traitement de salaire.
Warnung
Ne transmettez pas sans contrôle un fichier dont le marquage de suppression est activé. L'effet se produit dans le système cible et peut y remplacer ou supprimer des absences déjà existantes.
Pour toute question sur UKA Solutions, adressez-vous au support de HRM Systems AG ; pour toute question sur Sunetplus, à BBT Software AG. Pour les questions relatives à la configuration dans SwissSalary, le support SwissSalary vous aide volontiers.
Bon à savoir
- Laisser des genres de salaire déterminants pour les indemnités journalières sans Détail du sinistre : le gain assuré dans UKA ou Sunetplus est trop bas.
- Oublier la Position supplémentaire UKA IJM sur les genres de salaire assurés en IJM : les valeurs manquent dans la déclaration IJM.
- Ne pas convenir de la version d'export et d'import (8.9, 9.1 ou 24.1) avec le destinataire : les fichiers ne peuvent pas être traités.
- Omettre l'Interface du numéro d'entreprise dans les Données de base salaires ou lui donner une valeur différente de celle du fichier : l'importation s'interrompt.
- Exécuter Recueillir les postes EasyRapport sans Reporter les postes dans le journal après l'importation, ou utiliser un journal sans UKA dans le champ Filtre type provenance (Import) : les prestations d'indemnités journalières n'apparaissent pas dans le journal.
- Lancer un export multi-mandants avec des numéros d'employé en double ou des autorisations manquantes : le traitement échoue ou mélange les données.
- Activer Supprimer les absences en cours sans contrôle : des absences existantes peuvent être remplacées ou supprimées dans le système cible.
- Transmettre les parties d'entreprise SUVA à Sunetplus sans recodage : Sunetplus attribue les personnes à de mauvaises parties d'entreprise.
- Confondre l'Interface SuNetPlus avec l'Interface des absences SuNet : le mauvais export s'exécute.