Traiter les départs, réentrées et paiements supplémentaires
Définissez les dates de départ, clarifiez les paiements supplémentaires et gérez la réentrée au moyen de la Date d'entrée dans la comptabilisation salariale et des champs LPP associés. Les spécialistes de la paie et des RH s'en chargent pour les employés concernés lors des départs, des paiements supplémentaires après le départ et des réentrées, avant le traitement de salaire concerné.
Conditions préalables
- Les données de base de l'employé sont entièrement configurées.
- Le dernier traitement de salaire ordinaire est terminé ou annulé.
- Les soldes de vacances et d'heures supplémentaires sont décomptés séparément dans Décompter les soldes de temps et de vacances lors du départ.
Définir la date de sortie
- Ouvrez la Fiche employé de la personne concernée.
- Dans le champ Date de sortie, saisissez le dernier jour de travail.
- Si nécessaire, ajoutez le Motif fin de contrat.
Wichtig
La Date de sortie ne peut pas être antérieure à la Date d'entrée ou à la Date d'entrée dans la comptabilisation salariale. SwissSalary le vérifie automatiquement et affiche sinon un message d'erreur.
Lorsque vous définissez la date de sortie, SwissSalary effectue les contrôles suivants :
- Éléments salaire : Si des éléments salaire ont une date de début de validité postérieure à la date de sortie, un message apparaît. Corrigez-les manuellement.
- Entrées TimeMachine : Après votre confirmation, SwissSalary peut supprimer les entrées TimeMachine ouvertes dont la Date début est postérieure à la date de sortie.
- Date de sortie LPP : Le champ Date de sortie LPP est automatiquement synchronisé.
- Impôt à la source : Le champ IS Paiement supplémentaire après un départ sans calcul rétroactif est réinitialisé lorsque vous supprimez la date de sortie.
Compenser financièrement les soldes dans le dernier salaire
Configurez la compensation avant le dernier salaire :
- Ouvrez Compensation de la balance à la sortie.
- Saisissez une ligne pour chaque Code salaire et type de solde (Soldé), par exemple pour les vacances, les heures supplémentaires, le travail supplémentaire ordonné ou volontaire, le temps compensatoire, l'horaire variable, le temps de travail, le temps théorique, le temps effectif ou le travail de nuit.
- Sélectionnez Heures ou Jours comme Compensation unité. SwissSalary additionne ensuite les quantités en heures ou en jours.
- Spécifiez la Compensation genre de salaire positif pour un solde positif et la Compensation genre de salaire négatif pour un solde négatif.
La compensation s'applique pendant le traitement de salaire uniquement si l'option Compensation autom. des soldes avec la sortie est activée dans les données de base salaires et si la Date de sortie est définie au plus tard à la fin de la période. SwissSalary crée alors des postes salaire fictifs pour les soldes concernés avec les genres de salaire de compensation spécifiés. En cas de départ décalé, lorsque le jour de début de période du groupe décompte est supérieur à 0 et que le départ survient après le début de la période, SwissSalary ignore la compensation automatique des soldes.
Tipp
Coordonnez Apurement de solde et Clôturer les soldes : contrôlez d'abord la compensation financière dans le dernier salaire, puis clôturez les soldes restants souhaités. Si le genre de salaire de compensation positif ou négatif manque, SwissSalary ne crée aucun poste dans le sens concerné.
Pour plus d'informations, voir Décompter les soldes de temps et de vacances lors du départ.
Traiter les paiements supplémentaires après le départ
Vous pouvez décompter un paiement supplémentaire le mois suivant le départ ou plus tard. SwissSalary distingue les situations suivantes :
| Situation | Procédure |
|---|---|
| Paiement supplémentaire ordinaire | Saisissez les montants dans le journal salaire et effectuez un traitement de salaire normal. La date de sortie reste définie. |
| Paiement supplémentaire soumis à l'impôt à la source sans calcul rétroactif | Activez IS Paiement supplémentaire après un départ sans calcul rétroactif sur la fiche employé. L'impôt à la source est prélevé uniquement sur le montant du paiement supplémentaire. |
| Correction rétroactive | Utilisez TimeMachine pour les corrections datées à l'intérieur de la période d'emploi. |
Hinweis
Assurez-vous que le champ Verrouillage n'est pas activé pour les employés ayant une date de sortie tant que des paiements supplémentaires restent dus. Le traitement de salaire ignore les employés bloqués.
Traiter une réentrée
Pour une réentrée après une interruption :
- Ouvrez la Fiche employé et supprimez la Date de sortie.
- Définissez la Date d'entrée dans la comptabilisation salariale sur la date de réentrée. Cette date contrôle le calcul du salaire et ne peut pas être antérieure à la Date d'entrée initiale.
- La Date d'entrée reste inchangée. Elle indique toujours la toute première entrée dans l'entreprise.
- SwissSalary vous demande si vous souhaitez définir la Date de calcul LPP sur la nouvelle date d'entrée. Confirmez cette modification pour une réentrée concernant la LPP.
- Contrôlez le Type de déclaration aux assurances LPP. Lors du rétablissement de la couverture après une interruption, SwissSalary définit automatiquement le type de déclaration sur Rétablissement de l'interruption.
Tipp
Les années de service ne continuent pas automatiquement après une réentrée. Le calcul repose sur la Date d'entrée dans la comptabilisation salariale. Contrôlez l'affichage des années de service sur la fiche employé.
Contrôler le résultat
Après le traitement de salaire suivant, contrôlez :
- Le calcul correct au prorata dans le décompte de salaire.
- Les postes de compensation issus de Apurement de solde, y compris la quantité, le signe et le genre de salaire, dans le dernier salaire.
- Le calcul de l'impôt à la source pour les employés qui y sont soumis.
- La déclaration d'assurance LPP lors de la réentrée, si vous utilisez les transmissions LPP-ELM automatiques.
- L'affichage des années de service sur la fiche employé.
Bon à savoir
- Vous définissez la Date de sortie avant la Date d'entrée dans la comptabilisation salariale — SwissSalary bloque la saisie.
- Vous laissez les éléments salaire et les entrées TimeMachine valables après le départ — des montants injustifiés sont inclus dans les traitements suivants.
- Vous confondez Clôturer les soldes et la compensation financière — sans Compensation de la balance à la sortie dans le dernier salaire, aucun paiement n'est effectué.
- Vous laissez le champ Verrouillage activé pour d'anciens employés alors que des paiements supplémentaires restent dus — le traitement de salaire les ignore et le paiement manque.
- Lors d'une réentrée, vous supprimez uniquement la date de sortie sans mettre à jour la Date d'entrée dans la comptabilisation salariale, la date LPP et le Type de déclaration aux assurances LPP — les primes, l'impôt et les déclarations commencent au mauvais moment.