Compresser et archiver les écritures de salaire
Le rapport Comprimer des postes salaire (action Comprimer la date de la page SwissSalary Organisation) vous permet de compresser les traitements de salaire historiques et les écritures associées. Le traitement regroupe les écritures par période, supprime les enregistrements d’origine et crée des enregistrements de remplacement compressés. Compressez uniquement les années antérieures clairement clôturées, après une sauvegarde complète et une clarification des délais de conservation, et jamais les périodes en cours ou susceptibles d’être révisées.
Conditions préalables
- Vous disposez des autorisations d’administrateur pour SwissSalary et les tables concernées.
- Une sauvegarde à jour de la base de données ou du mandant est disponible.
- Les rapports, les audits et les délais légaux de conservation sont clarifiés pour les périodes à compresser.
- La Date de fin souhaitée précède d’au moins trois ans la date de fin du traitement de salaire le plus récent. Vous ne pouvez pas compresser les trois dernières années.
Éléments compressés
Dans la plage de dates sélectionnée, le rapport traite notamment les éléments suivants :
- journaux des traitements de salaire (Rapport d'activité) ;
- en-têtes de salaire ;
- coordonnées bancaires comptabilisées des collaborateurs ;
- dimensions comptabilisées des collaborateurs ;
- écritures de gestion des documents relatives au traitement de salaire ;
- écritures de salaire (Ecritures salaires).
Selon la Durée de la période (Jour, Semaine, Mois, Trimestre, Année ou Période), plusieurs traitements et écritures sont regroupés dans des enregistrements compressés. Vous pouvez aussi conserver le contenu des champs Compte COFI, CPN, Centres de coûts, Dossier et Projet (Conserver le contenu du champ).
Effectuer la compression
- Ouvrez la page SwissSalary Organisation.
- Sélectionnez l’action Comprimer la date.
- Définissez la Date début et la Date de fin. Le rapport s’interrompt si vous ne spécifiez pas de date de fin.
- Sélectionnez la Durée de la période.
- Si nécessaire, saisissez une Description de la comptabilisation (suggestion par défaut : Date comprimé).
- Sous Conserver le contenu du champ, sélectionnez les champs qui doivent rester distincts dans les écritures compressées.
- Exécutez le rapport et confirmez la demande de sécurité.
SwissSalary verrouille les tables concernées, supprime les enregistrements d’origine compris dans le filtre et crée les enregistrements de remplacement compressés. Les écritures de gestion des documents des traitements compressés sont supprimées. À la fin, un message indique le nombre d’enregistrements supprimés et le taux de compression, ou précise qu’aucune donnée à compresser n’est disponible.
Warnung
Le traitement par lots supprime définitivement les écritures. Sans sauvegarde préalable, vous ne pouvez pas restaurer les écritures d’origine, les détails des traitements et les documents liés à la période compressée. Ne compressez jamais les périodes en cours ou susceptibles d’être révisées.
Wichtig
SwissSalary refuse les dates de fin comprises dans les trois dernières années par rapport au traitement de salaire le plus récent. Planifiez la compression uniquement pour un historique clairement clôturé.
Contrôler le résultat
Après le traitement, effectuez des contrôles par sondage pour vérifier :
- que les traitements de salaire et les écritures de la période compressée n’existent plus que sous forme d’enregistrements compressés ;
- que les sommes des rapports relatifs aux années antérieures correspondent toujours aux totaux attendus ;
- que les caractéristiques d’imputation requises ont été conservées grâce à l’option Conserver le contenu du champ ;
- que l’audit et l’archivage acceptent le niveau de détail réduit.
Bon à savoir
- Lancer la compression sans sauvegarde complète — vous ne pouvez plus restaurer les écritures d’origine, les détails des traitements et les documents liés à la période.
- Sélectionner une Date de fin comprise dans les trois dernières années par rapport au traitement de salaire le plus récent — SwissSalary refuse la date.
- Exécuter le rapport sans Date de fin — il s’interrompt.
- Ne pas conserver les caractéristiques d’imputation — les rapports ne distinguent plus les comptes, les centres de coûts et les autres dimensions.
- Ne pas clarifier au préalable le niveau de détail réduit avec les personnes responsables de l’audit et des obligations de conservation — des justificatifs peuvent manquer ultérieurement.