Rapprocher les traitements de salaire comptabilisés avec la comptabilité générale et analytique
Après la comptabilisation, contrôlez le transfert d'un traitement de salaire à l'aide de la Feuille de validation COFI et du Journal comptable CAE. Rapprochez le débit et le crédit, puis retracez les écarts jusqu'au compte, à la dimension, au collaborateur ou au genre de salaire.
Conditions préalables
- Le traitement de salaire a le statut Validé.
- La date de comptabilisation et la période financière sont connues.
- Vous avez accès aux écritures comptables et analytiques comptabilisées.
- Les groupes de comptabilisation, la matrice de comptabilisation et les dimensions sont documentés.
Créer la feuille de validation COFI
- Ouvrez la page Traitements de salaire et accédez aux traitements comptabilisés.
- Sélectionnez le traitement à rapprocher.
- Sélectionnez Imprimer > Feuille de validation COFI.
- Contrôlez le N° traitement de salaire et la Date décompte.
- Sous Mise en page, sélectionnez :
- Compte
- Dimension
- Employé
- Genre de salaire
- Si nécessaire, saisissez un Filtre employé.
- Déterminez si Solde Temps Provisions doit être inclus.
- Si nécessaire, exportez vers Excel.
Commencez par la mise en page Compte. Utilisez ensuite Dimension, Employé ou Genre de salaire pour identifier un écart.
Pour plus d'informations sur l'origine et la contre-écriture de ces montants, voir Configurer les provisions pour soldes de vacances et de temps.
Créer le journal comptable CAE
Si vous utilisez la comptabilité analytique :
- Pour le même traitement de salaire, sélectionnez Imprimer > Journal comptable CAE.
- Contrôlez le N° traitement de salaire et la Date décompte.
- Sélectionnez Avec détails si vous avez besoin des natures de coût pour chaque composant de comptabilisation.
- Contrôlez le débit, le crédit et le total par nature de coût.
Rapprocher les totaux
Effectuez les contrôles dans l'ordre suivant :
- Le débit et le crédit dans la feuille de validation COFI.
- Le total général par rapport aux écritures comptables comptabilisées.
- Les comptes et les comptes de contrepartie par rapport à la matrice de comptabilisation.
- Les totaux des dimensions par rapport aux centres de coûts et à la comptabilité analytique.
- Le débit et le crédit CAE par rapport aux écritures analytiques comptabilisées.
- Les montants inhabituels par rapport aux mises en page des genres de salaire et des collaborateurs.
Wichtig
Utilisez le même numéro de traitement de salaire pour toutes les listes comparatives. La date de décompte décrit le traitement de salaire ; la date de comptabilisation détermine la période financière.
Identifier la source de l'erreur
| Observation | À vérifier |
|---|---|
| Compte COFI incorrect | N° compte et N° cpte contrep. du genre de salaire ou de la matrice de comptabilisation pour le groupe de comptabilisation |
| Imputation manquante | Genre de salaire utilisé, groupe de comptabilisation du collaborateur et ligne de matrice |
| Nature de coût incorrecte | Nature de coût Débit et Nature de coût Crédit |
| Centre de coûts ou objet de coût incorrect | Matrice des dimensions, dimensions du collaborateur et dimensions du journal |
| Différence limitée à certains collaborateurs | Mise en page des collaborateurs, postes salaire et dimensions du personnel comptabilisées |
| Différence limitée à certains genres de salaire | Mise en page des genres de salaire et imputation du genre de salaire |
Si nécessaire, ouvrez Dimensions depuis le poste salaire pour contrôler les dimensions du personnel enregistrées pour le traitement.
Warnung
Ne modifiez pas ultérieurement un traitement de salaire comptabilisé. Définissez un processus de correction coordonné entre la comptabilité salariale et la comptabilité financière pour les erreurs constatées.
Documenter le rapprochement
Documentez :
- le numéro du traitement de salaire ;
- la date de décompte et la date de comptabilisation ;
- les totaux COFI et CAE ;
- les mises en page et les filtres utilisés ;
- les écarts expliqués ;
- les écritures de correction nécessaires ;
- la personne qui contrôle et celle qui approuve.
Bon à savoir
- Vous utilisez des listes comparatives avec plusieurs numéros de traitement de salaire ou la date de décompte au lieu de la date de comptabilisation — la COFI et la paie semblent ne pas correspondre.
- Vous « corrigez » ultérieurement des traitements de salaire comptabilisés — les corrections doivent être coordonnées entre la paie et la COFI.
- Vous comptabilisez de nouveau avant d'identifier l'écart par compte, dimension, collaborateur et genre de salaire — vous créez des différences supplémentaires.