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Archiviare e cercare documenti e contrassegnarli con codici a barre

SwissSalary offre una gestione documentale con integrazione dell’archivio, funzione di ricerca ed etichette con codice a barre. Gli specialisti delle paghe o dell’amministrazione documentale configurano il DMS, gestiscono i documenti tramite l’amministrazione documenti e generano etichette con codice a barre con ID documento per l’archiviazione fisica: durante l’introduzione e in modo continuativo per archiviazione e stampa etichette.

Prerequisiti

  • I Tipi di documento necessari sono definiti nella pagina Parametri Documento oppure vengono creati durante la configurazione del DMS.
  • Per ID documento e codici a barre automatici è prevista una Nr. serie.
  • In caso di archiviazione esterna, sono disponibili i dati di collegamento del DMS.

Configurare i parametri DMS

  1. Aprire la pagina Parametri DMS.
  2. Configurare i campi.
Campo Descrizione
Archivio Integrazione Attiva l’integrazione con un sistema esterno di gestione documentale.
Nr. serie Serie numerica per l’assegnazione automatica degli ID documento. SwissSalary usa questa serie durante la generazione delle etichette con codice a barre.
Mostra Infobox Mostra la FactBox documenti nelle pagine supportate.
  1. Se necessario, selezionare l’azione Parametri Documento per configurare i tipi di documento.

Cercare e visualizzare documenti

Tramite Gestione dei documenti

  1. Aprire la pagina Gestione dei documenti dal dipendente.
  2. La pagina mostra i documenti assegnati al dipendente con Descrizione, ID documento e Data.
  3. Usare l’azione Ricerca per cercare documenti nel DMS.
  4. Usare l’azione Mostra per aprire nel DMS un documento specifico tramite il suo ID documento.

Tramite Anteprima documento

  1. Aprire la pagina Anteprima documento.
  2. La pagina mostra i tipi di documento configurati con Codice, Descrizione e Quantità.
  3. I tipi di documento di tipo Documento vengono visualizzati in carattere normale, i tipi gruppo in grassetto.

Da Anteprima documento sono disponibili le seguenti azioni:

Azione Descrizione
Ricerca Cerca documenti nel DMS per il tipo selezionato.
Documento Apre Gestione dei documenti con il tipo selezionato come filtro.
Stampa Genera etichette con codice a barre per il tipo di documento selezionato.

Generare etichette con codice a barre

Il report Documento etichetta di codici sbarre crea etichette con codice a barre e ID documento per l’archiviazione fisica.

  1. Aprire il report Documento etichetta di codici sbarre da Anteprima documento o direttamente.
  2. Configurare le opzioni.
Campo Descrizione
Formato d'etichette Scegliere tra 90x20mm e 54x17mm.
Altezza dell'etichette supplementare Aggiunge millimetri all’altezza standard dell’etichetta. Valore minimo: 0.
  1. Se necessario, filtrare per tipo di documento.
  2. Eseguire il report.

Per ogni tipo di documento, SwissSalary crea un nuovo ID documento in base alla Nr. serie configurata e inserisce una registrazione nella gestione documentale con il dipendente, il tipo di documento e la data di lavoro corrente.

Il codice a barre viene codificato nel formato Code128. Nell’ambiente cloud, SwissSalary usa il carattere IDAutomationHbC128M; in locale usa il carattere Code128bWin.

Hinweis

In modalità anteprima, il report mostra il testo «Preview only» senza assegnare un nuovo ID documento.

Informazioni utili

  • Stampare codici a barre senza Nr. serie lascia privi di affidabilità gli ID documento: archivio e audit trail risultano incompleti.
  • Confondere l’anteprima con la stampa produttiva delle etichette non crea un nuovo ID; il documento fisico e quello digitale non coincidono.
  • Attivare Archivio Integrazione senza un collegamento DMS coordinato e senza tipi di documento corretti fa finire i dossier nel posto sbagliato o li fa perdere del tutto.
  • Cercare in Gestione dei documenti senza il filtro per tipo di documento fa trascurare documenti e impedisce di fornire prove alle autorità.

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