Importare, sostituire ed esportare i documenti dei dipendenti nel dossier
Il dossier del dipendente in SwissSalary archivia documenti come contratti di lavoro, certificati e attestazioni direttamente nei dati anagrafici del dipendente. Gli specialisti delle paghe o delle risorse umane con accesso al dossier importano singoli documenti, più file o archivi ZIP, sostituiscono file esistenti, esportano il dossier e, facoltativamente, inviano documenti a Direct, nell’operatività quotidiana e negli import di massa.
Prerequisiti
- Il dipendente è stato creato.
- I Tipi di documento desiderati sono definiti nella pagina Parametri Documento. I tipi di documento controllano il raggruppamento e la visualizzazione nel dossier.
Importare singoli documenti
- Aprire la scheda personale del dipendente.
- Aprire la Cartella dipendente.
- Passare al tipo di documento desiderato.
- Selezionare l’azione Importa.
- Selezionare uno o più file.
SwissSalary crea per ogni file importato una voce del dossier con Nome file, Estensione del file, Dimensione del file e la data di lavoro corrente come Data creazione. L’autore viene compilato automaticamente con l’utente corrente.
Importare un archivio ZIP
Per importare più documenti in una sola volta, usare il report Import Archivio ZIP Dossier.
- Aprire il report Import Archivio ZIP Dossier.
- Configurare le opzioni.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Nome file | Selezionare l’archivio ZIP tramite la funzione di assistenza. Campo obbligatorio. |
| Descrizione | Descrizione facoltativa assegnata a tutti i documenti importati. |
| Tipo di documento | Tipo di documento con cui i file vengono archiviati nel dossier. Il tipo deve essere di tipo Documento (non gruppo). |
| Tipo di file Filtro | Limita l’importazione a determinate estensioni di file. |
| Direct | Attiva l’invio a SwissSalary Direct. |
| Visibile da | Data a partire dalla quale il documento è visibile in SwissSalary Direct. |
| Direct nessun avviso per e-mail | Sopprime la notifica al dipendente. |
- Eseguire l’importazione.
SwissSalary assegna automaticamente i file nell’archivio ai dipendenti in base al numero del personale nel nome file. Dopo l’importazione, SwissSalary mostra il numero dei documenti importati con successo.
Hinweis
È necessario selezionare un archivio ZIP prima di avviare l’importazione. Senza archivio, il processo si interrompe con un messaggio di errore.
Aprire e sostituire documenti
| Azione | Descrizione |
|---|---|
| Aperto | Apre il documento selezionato nell’applicazione associata. Scelta rapida da tastiera: Alt+Invio. |
| Sostituisci | Sostituisce il file esistente con una nuova versione. SwissSalary incrementa automaticamente il N° di versione. |
Esportare il dossier
Esportare un singolo documento
- Selezionare la voce del dossier.
- Selezionare l’azione Esportare.
- Salvare il file.
Esportare più documenti o l’intero dossier
- Aprire il report Dossier Zip Export.
- Filtrare per Tipo di documento e Dipendente.
- Eseguire l’esportazione.
SwissSalary crea un archivio ZIP con i documenti filtrati.
Inviare a SwissSalary Direct
Se SwissSalary Direct è attivo, è possibile trasmettere singoli documenti direttamente al dipendente:
- Selezionare una o più voci del dossier.
- Selezionare l’azione Invio con Direct.
Nel portale dei dipendenti, i dipendenti possono Leggere e scaricare documenti e inviare documenti al datore di lavoro. La successiva sincronizzazione delle modifiche apportate nel portale è un processo di integrazione separato.
Hinweis
SwissSalary Direct accetta file fino a un massimo di 7,25 MB. I file più grandi non possono essere trasferiti.
Controllare il dossier
Controllare regolarmente:
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Stato | Mostra lo stato di elaborazione del documento. |
| Privato | Contrassegna il documento come confidenziale. |
| Sola lettura | Impedisce le modifiche al documento. |
| N° di versione | Mostra la versione corrente dopo la sostituzione. |
| Data di scadenza | Mostra la data di scadenza, se memorizzata. |
| Dimensione del file | Mostra la dimensione del documento archiviato. |
Informazioni utili
- Avviare l’importazione ZIP senza archivio interrompe il processo: i fascicoli del personale restano incompleti.
- Selezionare un tipo gruppo invece del tipo di documento Documento impedisce l’archiviazione del file nel dossier e lo fa mancare nei controlli.
- Se nel nome file manca il numero del personale durante l’importazione di massa, i documenti non vengono assegnati a nessuno e le prove non sono rintracciabili.
- Inviare file superiori a 7,25 MB a SwissSalary Direct fa fallire il trasferimento: i dipendenti non vedono il documento.
- Sostituire file senza controllare N° di versione, Privato e Sola lettura mette a rischio la riservatezza e la tracciabilità del fascicolo.