Creare modelli Word e lettere seriali per i dipendenti
Con i modelli Word, gli specialisti delle paghe o delle risorse umane creano documenti standardizzati come conferme salariali, contratti di lavoro o circolari e li compilano automaticamente con i dati del dipendente. SwissSalary supporta modelli dipendenti dalla lingua e, su richiesta, archivia il documento generato direttamente nel dossier del dipendente: dopo la definizione dei tipi di documento, prima della prima esecuzione della lettera seriale e quando vengono introdotte nuove comunicazioni standard.
Prerequisiti
- Microsoft Word è disponibile (per creare e modificare i modelli).
- I Tipi di documento desiderati sono definiti nella pagina Parametri Documento.
- Ai tipi di documento è assegnata una Nr. serie se i documenti devono essere numerati automaticamente.
Configurare un modello
- Aprire la pagina Parametri modello dipendente.
- Creare una nuova registrazione.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Codice | Codice univoco del modello. |
| Descrizione | Nome descrittivo del modello. |
| Codice lettera di serie | Codice per la funzione lettera seriale. |
| Allegato (Word) | Indica se è memorizzato un file Word. Questo campo non è modificabile direttamente. |
| Tipo documento | Tipo di documento con cui i documenti generati vengono archiviati nel dossier. |
| N° di Documenti | Serie numerica per l’assegnazione automatica dei numeri di documento. |
- Usare le azioni nell’area Allegato (Word) per gestire il modello.
| Azione | Descrizione |
|---|---|
| Crea | Crea un nuovo modello Word con i campi di stampa unione disponibili. |
| Aperto | Apre in Word il modello memorizzato per modificarlo. |
| Importa | Importa un file Word esistente come modello. |
| Esporta | Esporta il modello memorizzato come file. |
| Elimina | Rimuove il modello memorizzato dopo conferma. |
Hinweis
Quando si crea un nuovo modello, SwissSalary inserisce automaticamente i campi di stampa unione disponibili. Se si importa un modello esistente, deve essere nel formato .doc o .docx.
Gestire modelli dipendenti dalla lingua
- Nel modello, selezionare l’azione Lingue.
- Si apre la pagina Modello Documento Dipendente Lingua.
- Inserire una riga per ogni lingua.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Lingua | Codice lingua per questa variante. |
| Codice lettera di serie | Codice lettera seriale del modello specifico per la lingua. |
| Allegato (Word) | Indica se è memorizzato un modello specifico per la lingua. |
- Usare le stesse azioni (Crea, Aperto, Importa, Esporta, Elimina) del modello principale.
Quando genera una lettera seriale, SwissSalary usa il modello corrispondente al codice lingua del dipendente. Se non esiste alcun modello specifico per la lingua, SwissSalary usa il modello standard.
Generare una lettera seriale
- Aprire la scheda personale del dipendente.
- Aprire la Cartella dipendente.
- Selezionare l’azione Lettera di serie.
SwissSalary compila i campi di stampa unione con i dati attuali del dipendente e genera il documento. Il risultato viene archiviato come voce del dossier con il tipo di documento configurato.
Wichtig
Se non è configurato alcun modello, SwissSalary chiede se si desidera aprire subito la configurazione dei modelli. Configurare almeno un modello prima di generare lettere seriali.
Definire i campi di stampa unione
Il Codice lettera di serie determina quali campi SwissSalary mette a disposizione nel modello Word. È possibile assegnare campi dalle seguenti origini dati:
- dati anagrafici del dipendente
- informazioni aziendali
- utenti
Per i dipendenti e per le informazioni aziendali, SwissSalary aggiunge un campo indirizzo multilinea. Per i campi collegati, la funzione lettera seriale può usare anche il valore della tabella di riferimento. Le tabelle di riferimento con più di un campo nella chiave primaria non sono supportate.
Informazioni utili
- Avviare Lettera di serie senza modello non crea alcuna comunicazione: contratti e messaggi non raggiungono i dipendenti.
- Se manca la variante linguistica, viene usato il modello standard e i dipendenti ricevono documenti nella lingua sbagliata.
- Importare modelli diversi da .doc/.docx fa fallire l’importazione e blocca la stampa unione.
- Se si prevedono campi provenienti da tabelle con chiave composta, i segnaposto restano vuoti e nel documento mancano importi e indirizzi.
- Omettere Tipo documento e serie numerica nel modello rende l’archiviazione nel dossier incompleta e non a prova di revisione.