Compattare e archiviare i movimenti salariali
Il report Comprimere i posti salari (azione Comprimere i posti salari nella pagina SwissSalary Organizzazione) consente di compattare i trattamenti salario storici e i relativi movimenti. L’elaborazione raggruppa i movimenti per periodo, elimina i record originali e scrive record sostitutivi compattati. Compattate solo gli anni precedenti definitivamente chiusi, dopo un backup completo e dopo aver chiarito i termini di conservazione, e mai periodi in corso o ancora soggetti a revisione.
Presupposti
- Disponete delle autorizzazioni di amministratore per SwissSalary e per le tabelle interessate.
- È disponibile un backup aggiornato del database o della società.
- I report, le revisioni e i termini di conservazione previsti dalla legge sono stati chiariti per i periodi da compattare.
- La Data finale desiderata precede di almeno tre anni la data finale del trattamento salario più recente. Gli ultimi tre anni non possono essere compattati.
Elementi compattati
Nell’intervallo di date selezionato, il report elabora, tra l’altro:
- i giornali dei trattamenti salario (Relazione d'attività);
- le testate salario;
- i dati bancari contabilizzati dei dipendenti;
- le dimensioni contabilizzate dei dipendenti;
- i movimenti della gestione documenti relativi al trattamento salario;
- i movimenti salariali (Posti salario).
In base alla Durata (Giorno, Settimana, Mese, Trimestre, Anno o Periodo), più trattamenti e movimenti vengono raggruppati in record compattati. Facoltativamente, potete mantenere il contenuto dei campi Conto COFI, Tipi costo, Centri costo, Oggetti di costo e Progetto (Mantenere il contenuto del campo).
Eseguire la compressione
- Aprite la pagina SwissSalary Organizzazione.
- Selezionate l’azione Comprimere i posti salari.
- Impostate la Data inizio e la Data finale. Il report si interrompe se non specificate una data finale.
- Selezionate la Durata.
- Se necessario, immettete una Descrizione della contabilizzazione (proposta predefinita: Data compressa).
- In Mantenere il contenuto del campo, selezionate i campi che devono rimanere distinguibili nei movimenti compattati.
- Eseguite il report e confermate la richiesta di sicurezza.
SwissSalary blocca le tabelle interessate, elimina i record originali inclusi nel filtro e scrive i record sostitutivi compattati. I movimenti della gestione documenti relativi ai trattamenti compattati vengono rimossi. Al termine viene visualizzato un messaggio con il numero di record eliminati e il grado di compressione oppure l’indicazione che non sono disponibili dati da compattare.
Warnung
La procedura batch elimina definitivamente i movimenti. Senza un backup preventivo non è possibile ripristinare i movimenti originali, i dettagli dei trattamenti e i documenti collegati al periodo compattato. Non compattate mai periodi in corso o ancora soggetti a revisione.
Wichtig
SwissSalary rifiuta le date finali comprese negli ultimi tre anni rispetto al trattamento salario più recente. Pianificate la compressione solo per periodi storici definitivamente chiusi.
Controllare il risultato
Dopo l’elaborazione, eseguite controlli a campione per verificare:
- che i trattamenti salario e i movimenti del periodo compattato siano presenti solo come record compattati;
- che le somme nei report relativi agli anni precedenti corrispondano ancora ai totali previsti;
- che le caratteristiche di imputazione necessarie siano state mantenute grazie a Mantenere il contenuto del campo;
- che la revisione e l’archiviazione accettino il livello di dettaglio ridotto.
Buono a sapersi
- Avviare la compressione senza un backup completo — non è più possibile ripristinare i movimenti originali, i dettagli dei trattamenti e i documenti collegati al periodo.
- Selezionare una Data finale compresa negli ultimi tre anni rispetto al trattamento salario più recente — SwissSalary rifiuta la data.
- Eseguire il report senza una Data finale — il report si interrompe.
- Non mantenere le caratteristiche di imputazione — i report non distinguono più per conto, centro di costo e altre dimensioni.
- Non chiarire in anticipo il livello di dettaglio ridotto con i responsabili della revisione e degli obblighi di conservazione — in seguito potrebbero mancare i giustificativi.